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日程安排解決方案

Gina Pellegrini

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制訂能讓準客戶源源不絕的電話推銷流程。

業務中真正最需要的第一大活動是甚麼?日程安排流程!無論是您自己還是團隊成員,總有人要每日打電話排滿您的日程。如果您擁有所需數量和類型的預約,業務就會實現增長。

每星期想進行 3 次或 23 次預約並沒有太大關係;因為常規系統可以幫您實現這一目標。那麼第一步是甚麼?委託所有日程安排事宜!

顧問需要專注於準客戶和客戶,而不是試圖安排他們的日程。您的日程安排人員可以完成每日要打出的電話;在有人回電時隨時待命;繼續撥打電話,直到聯絡到本人;並保持您的日歷一致。

我知道您在想甚麼:日程安排人員辦事不會像您那樣高效率。然而,作為一名資深日程安排人員兼現任培訓師,我發現事實恰恰相反。

透過持續地撥打電話,日程安排人員可以與轉介紹、準客戶和客戶建立關係,他們不會被視為銷售員,即使他們在推銷最重要的東西——預約!醫生或牙醫會打電話給您安排預約嗎?當然不是。他們專注於與患者打交道,就像顧問專注於自己的客戶一樣。

如果日程安排人員平均每日撥打 23 個電話,則他們每星期將進行 20 次預約。

作為一名從業 17 年的日程安排人員,我深知日程安排對業務的重要性和影響。當我第一次開始打電話時,我只打給現有客戶。我很快便完成了所有預約:客戶、轉介紹和準客戶。因為應由日程安排人員負責電話業務,而不是您。

以下是一些關於建立系統化日程安排解決方案的建議:

實施一套常規系統來維護客戶群

要想消除挑選現象,必須實施一套維護客戶群的常規系統。理想情況下,準客戶和客戶會定期出現。借助格萊姆的一卡系統,系統中的每個人每年至少會接到兩次電話:一次在他們的生日那日,另一次在六個月後。這可以防止遺漏任何準客戶,並與客戶建立更深入的關係。名單上的每個人(客戶或準客戶)都將接到電話安排預約或進行聯絡。

將日程安排作為第一要務!

要想保持日歷的一致性,每日早上第一件事就要打電話。對於日常要打的電話,日程安排人員每日只需要花費大約一個小時。是的,客戶服務、中斷、接聽來電等都很重要。但是,如果不打電話,其他所有工作都將無法進行。

我們都會拖延自己不喜歡的任務或者不願意解決異議。要作出成功的日程安排,我們需要轉換我們的思維。設定每日 9:00 有日程安排人員打電話有助於提高效率。將每次通話視為建立關係的新挑戰並輕鬆解決遇到的任何異議。

增加回撥電話數量

日程安排人員會留下一條短訊息,讓對方給您回電。如果他們不回電,三日後再次致電,以營造一種迫切感,並且不要放棄。我堅信這樣一個流程,即每三日打一次電話,並在發出三條訊息之後,發一封電子郵件或一條短訊。再次強調,保持與人連繫與建立要致電的姓名列表同樣重要。

共有三件事需要審查:每星期致電的數量、成功聯絡的百分比、和成功將聯絡轉化為預約。成功聯絡的平均比例為 35%,而成功將聯絡轉化為預約的比例為 50% 或以上。

建立問責制

由於日程安排非常重要,因此它是辦公室問責制的關鍵領域之一。請相信我,電話問責制會帶來同樣的結果。應該每日追蹤日程安排人員的通話:通話、成功聯絡和預約。打電話並不需要很長時間。

例如,如果日程安排人員平均每日撥打 23 個電話,則他們每星期將進行 20 次預約(任何類型的陌生推銷電話除外)。他們還需要瞭解日程安排對業務的影響。我曾無數次聽到日程安排人員說:「我沒有時間打電話。」我的回答是:「我不確定您是否意識這一點,但預約可以推動業務發展。如果日歷空空如也,您將無事可做。」

追蹤時,您可以作出適當的更改以獲得想要的結果。共有三件事需要審查:每星期致電的數量、成功聯絡的百分比和成功將聯絡轉化為預約。

成功聯絡的平均比例為 35%,而成功將聯絡轉化為預約的比例為 50% 或以上。如果成功聯絡的比例較低,日程安排人員可能需要增加致電數量,直至聯絡到更多人。如果預約率較低,他們可能需要更多培訓,以有創意地解決異議,從而達成預約。

許多年前,當我開始作為日程安排人員與代理人合作時,他剛剛進入這個行業一年半的時間。五年內,他快速成為我們代理機構的頂級業務員,因為他將日程安排事宜委託出去並信任我的能力。透過委託日程安排事宜,您能夠快人一步,達成新業務並尋求新的轉介紹。

這就是業務的增長!

撥打電話時要嚴格遵守的關鍵策略

留言要簡潔。目標是讓對方給您回電。

「您好, ,我是來自 John Jones 的 Gina。請撥打我的電話 。」

「您好, ,我是 Gina; 是我們的客戶,建議我們與您連繫。我來自 John Jones,電話 。」

每三日致電一次,以營造一種迫切感,混餚訊息。

「您好, ,又是我,Gina。我知道您非常忙。但是,我想佔用您幾分鐘時間。請撥打我的電話 。」

追蹤通話、成功聯絡和預約。

在解決異議時,請以同情的話語解決異議,讓準客戶和客戶知道自己的意見已得到聆聽:「我們不會作出假設。」「我理解。」「非常感謝。」

提出開放式問題:「您的日程安排是怎樣的?」「您甚麼時候有空?」「您一日中甚麼時候最方便?」

Gina Pellegrini 是 Pellegrini Team Consulting 的所有者,這是一間總部位於 Minneapolis(明尼阿波里斯)的公司,主營領導力培訓、員工發展和經營管理。請透過她的網站 pellegriniteam.com 聯絡她。

 

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