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日程安排解决方案

Gina Pellegrini

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制定能让准客户源源不断的电话推销流程。

业务中真正最需要的第一大活动是什么?日程安排流程!无论是您自己还是团队成员,总有人要每天打电话排满您的日程。如果您拥有所需数量和类型的预约,业务就会实现增长。

每周想进行 3 次或 23 次预约并没有太大关系;因为常规系统可以帮您实现这一目标。那么第一步是什么?委托所有日程安排事宜!

顾问需要专注于准客户和客户,而不是试图安排他们的日程。您的调度员可以完成每天要打出的电话;在有人回电时随时待命;继续拨打电话,直到联系到本人;并保持您的日历一致。

我知道您在想什么:调度员办事不会像您那样高效。然而,作为一名资深调度员兼现任培训师,我发现事实恰恰相反。

通过持续地拨打电话,调度员可以与转介绍、准客户和客户建立关系,他们不会被视为销售员,即使他们在推销最重要的东西——预约!医生或牙医会打电话给您安排预约吗?当然不是。他们专注于与患者打交道,就像顾问专注于自己的客户一样。

如果调度员平均每天拨打 23 个电话,则他们每周将进行 20 次预约。

作为一名从业 17 年的调度员,我深知日程安排对业务的重要性和影响。当我第一次开始打电话时,我只打给现有客户。我很快便完成了所有预约:客户、转介绍和准客户。因为应由调度员负责电话业务,而不是您。

以下是一些关于创建系统化日程安排解决方案的建议:

实施一套常规系统来维护客户群

要想消除挑选现象,必须实施一套维护客户群的常规系统。理想情况下,准客户和客户会定期出现。借助格莱姆的一卡系统,系统中的每个人每年至少会接到两次电话:一次在他们的生日那天,另一次在六个月后。这可以防止遗漏任何准客户,并与客户建立更深入的关系。名单上的每个人(客户或准客户)都将接到电话安排预约或进行联系。

将日程安排作为第一要务!

要想保持日历的一致性,每天早上第一件事就要打电话。对于日常要打的电话,调度员每天仅需要花费大约一个小时。是的,客户服务、中断、接听来电等都很重要。但是,如果不打电话,其他所有工作都将无法进行。

我们都会拖延自己不喜欢的任务或者不愿意解决异议。要做出成功的日程安排,我们需要转换我们的思维。设定每天早上 9 点有调度员打电话有助于提高效率。将每次通话视为建立关系的新挑战并轻松解决遇到的任何异议。

增加回拨电话数量

调度员会留下一条短消息,让对方给您回电。如果他们不回电,三天后再次致电,以营造一种迫切感,并且不要放弃。我坚信这样一个流程,即每三天打一次电话,并在发出三条消息之后,发一封电子邮件或一条短信。再次强调,保持与人联系与创建要致电的姓名列表同样重要。

共有三件事需要审查:每周致电的数量,成功联系的平均比例为 35%,而成功将 成功联系的百分比 和成功将联系转化为预约。联系转化为预约的比例为 50% 或以上。

建立问责制

由于日程安排非常重要,因此它是办公室问责制的关键领域之一。请相信我,电话问责制会带来同样的结果。应该每天跟踪调度员的通话:呼叫、成功联系和预约。打电话并不需要很长时间。

例如,如果调度员平均每天拨打 23 个电话,则他们每周将进行 20 次预约(任何类型的陌生推销电话除外)。他们还需要了解日程安排对业务的影响。我曾无数次听到调度员说:“我没有时间打电话。”我的回答是:“我不确定您是否意识这一点,但预约可以推动业务发展。如果日历空空如也,您将无事可做。”

跟踪时,您可以做出适当的更改以获得想要的结果。共有三件事需要审查:每周致电的数量、成功联系的百分比和成功将联系转化为预约。

成功联系的平均比例为 35%,而成功将联系转化为预约的比例为 50% 或以上。如果成功联系的比例较低,调度员可能需要增加致电数量,直至联系到更多人。如果预约率较低,他们可能需要更多培训,以创造性地解决异议,从而达成预约。

许多年前,当我开始作为调度员与代理人合作时,他刚刚进入这个行业一年半的时间。五年内,他快速成为我们代理机构的顶级业务员,因为他将日程安排事宜委托出去并信任我的能力。通过委托日程安排事宜,您能够快人一步,达成新业务并寻求新的转介绍。

这就是业务的增长!

拨打电话时要严格遵守的关键策略

留言要简洁。目标是让对方给您回电。

“您好, ,我是来自 John Jones 的 Gina。请拨打我的电话 。”

“您好, ,我是 Gina; 是我们的客户,建议我们与您联系。我来自 John Jones,电话 。”

每三天致电一次,以营造一种迫切感,混淆信息。

“您好, ,又是我,Gina。我知道您非常忙。但是,我想占用您几分钟时间。请拨打我的电话 。”

跟踪通话、成功联系和预约。

在解决异议时,请以同情的话语解决异议,让准客户和客户知道自己的意见已得到倾听:“我们不会做出假设。”“我理解。”“非常感谢。”

提出开放式问题:“您的日程安排是怎样的?”“您什么时候有空?”“您一天中什么时候最方便?”

Gina Pellegrini 是 Pellegrini Team Consulting 的所有者,这是一家总部位于 Minneapolis(明尼阿波里斯)的公司,主营领导力培训、员工发展和经营管理。请通过她的网站 pellegriniteam.com 联系她。

 

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