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締造最佳視像會議

Naomi Chua Yi-Shyan, ChFC

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如何使用正確的科技,並如何讓客戶參與會議。

我有很多子女還小的父母客戶,過去幾個月的封鎖對他們而言簡直是災難。在新加坡,通常父母雙方都要工作,我們這一代沒有多少全職媽媽。因此,當夫妻雙方都要平衡家庭和居家工作時,我必須對他們是否有空更加敏感。

過去,我只會給他們打電話,要求進行年度審核。但是現在,要獲得他們的注意力非常困難。新型冠狀病毒疫情期間,我一直在堅持針對新產品或政府為關愛和支援新加坡人民而實施的措施的變化發佈 WhatsApp 訊息。

事實上,政府一直在幫助人民,過去兩個月裏,政府在我們身上花了大約 1,000 億美元。我會為客戶提供這方面的最新消息,因為他們自己可能沒有時間自己閱讀。好消息對保持精神狀態非常重要。

4 月,我每日都發短訊,即使他們不讀也沒關係,因為我還有後續跟進計劃。

5 月,我給大客戶送了價值超過 1,500 美元的蛋糕。我是透過我的一個擁有面包店的小企業東主朋友訂購的,這個行為同時也在支援她。這種時期,我認為我們應該盡自己的一份力來支援當地企業,幫助他們繼續發展。

在亞洲,我們通常非常重視業務關係中的感激和互惠。在這個充滿壓力的調整時期,及時送上蛋糕是值得感激的行為,因為新加坡人最喜歡的消遣之一就是美食。除此之外,它也表明我們的業務關係並非純粹交易;我也非常在意我客戶的健康和快樂。

這種表現尤其容易取悅喜歡 Instagram 內容的年輕客戶。這個蛋糕非常適合拍 Instagram,我隨之寄出的卡片也很搭配,因為設計它的面包店老闆非常有創意。

這些人也一直在接收 WhatsApp 更新,所以當他們用 WhatsApp 發蛋糕照片感謝我時,我也會問他們是否讀過我發的短訊。我會建議在他們方便的時候,我們抽 45 分鐘的時間去瞭解所有資訊。

有時他們會說,「你為甚麼不直接在 WhatsApp 上告訴我?為甚麼不打電話告訴我?」我告訴他們,涉及某些特定內容時,我希望透過視像會議分享這些資訊,以方便他們更好地理解。然後我可以在 45 分鐘的通話中,安排一個未來的會面。

我會使用 Webex 來進行會面,因為一些客戶擔心 Zoom 的安全性。Webex 是免費的,並且從傳言看來,它似乎更為安全。唯一的缺點在於,大家都更熟悉 Zoom,所以當您讓他們使用 Webex 時,需要提供一些指導。我向他們保證:「不用擔心,兩者都是一樣的流程,沒那麼難。」

我還會鼓勵他們在討論中使用手提電腦或 iPad,因為手機螢幕實在太小了,他們會走神的。他們會無法集中注意力。我發現,如果連續通話超過 30 分鐘,他們就不會再聽了。

我會同時使用手提電腦和 iPad 加入會議,並在 iPad 上使用 GoodNotes 應用程式。這就好像您在親自與他們會面,並親手做筆記。如果您在 iPad 上共享螢幕,事實上,他們會在一部放置正確的手提電腦上透過視像會議與您面對面溝通,但他們也可以看到我用 Apple 觸控筆在 iPad 上寫的筆記。

同時使用 iPad 和手提電腦很重要,這樣,您就可以在共享螢幕時,確保他們仍然可以自然地看到您的臉。想像一下用同一個 iPad 同時進行視像和寫筆記共享螢幕會是怎樣的,如果您要把 iPad 放平寫筆記,攝像鏡頭就會朝上。下巴或鼻孔一定不是您要留給準客戶的印象。

這個流程讓我從很多客戶那裏獲得了好評。他們覺得這就像是一次面對面的會面。

實際上,我和一個同事做了兩個實驗。我請他提出一個我以前從未聽過的話題。然後我意識到,當他在共享螢幕上寫東西,然後開始說話時,我的眼睛會被他吸引,注視著他發言。它讓我可以更好地集中注意力。

但如果我只能看到文字,我就會走神,因為這不屬於我的專業領域,我難以真正理解共享螢幕上的內容。以上就是我的發現且對我自己有效的小技巧。

Naomi Chua Yi-Shyan 來自新加坡,百萬圓桌會齡 8 年。聯絡方式:naomichuays@rep.greateasternfa.sg

 

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