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打造最佳视频会议

Naomi Chua Yi-Shyan, ChFC

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如何使用正确的技术,且如何让客户参与会议。

我有很多孩子还小的父母客户,过去几个月的封锁对他们而言简直是灾难。在新加坡,通常父母双方都要工作,我们这一代没有多少全职妈妈。因此,当夫妻双方都要平衡家庭和居家工作时,我必须对他们是否有空更加敏感。

过去,我只会给他们打电话,要求进行年度审核。但是现在,要获得他们的注意力非常困难。疫情期间,我一直在坚持针对新产品或政府为关爱和支持新加坡人民而实施的措施的变化发布 WhatsApp 消息。

事实上,政府一直在帮助人民,过去两个月里,政府在我们身上花了大约 1,000 亿美元。我会为客户提供这方面的最新消息,因为他们自己可能没有时间自己阅读。好消息对保持精神状态非常重要。

4 月,我每天都发短信,即使他们不读也没关系,因为我还有后续跟进计划。

5 月,我给大客户送了价值超过 1,500 美元的蛋糕。我是通过我的一个拥有面包店的小企业主朋友订购的,这个行为同时也在支持她。这种时候,我认为我们应该尽自己的一份力来支持当地企业,帮助他们继续发展。

在亚洲,我们通常非常重视业务关系中的感激和互惠。在这个充满压力的调整时期,及时送上蛋糕是值得感激的行为,因为新加坡人最喜欢的消遣之一就是美食。除此之外,它也表明我们的业务关系并非纯粹交易;我也非常在意我客户的健康和快乐。

这种表现尤其容易取悦喜欢 Instagram 内容的年轻客户。这个蛋糕非常适合拍 Instagram,我随之寄出的卡片也很搭配,因为设计它的面包店老板非常有创意。

这些人也一直在接收 WhatsApp 更新,所以当他们用 WhatsApp 发蛋糕照片感谢我时,我也会问他们是否读过我发的短信。我会建议在他们方便的时候,我们抽 45 分钟的时间了解所有信息。

有时他们会说,“你为什么不直接在 WhatsApp 上告诉我?为什么不打电话告诉我?”我告诉他们,涉及某些特定内容时,我希望通过视频会议分享这些信息,以方便他们更好地理解。然后我可以在 45 分钟的通话中,安排一个未来的会面。

我会使用 Webex 来进行会面,因为一些客户担心 Zoom 的安全性。Webex 是免费的,并且从传言看来,它似乎更为安全。唯一的缺点在于,大家都更熟悉 Zoom,所以当您让他们使用 Webex 时,需要提供一些指导。我向他们保证:“不用担心,二者都是一样的流程,没那么难。”

我还会鼓励他们在讨论中使用笔记本电脑或 iPad,因为手机屏幕实在太小了,他们会走神的。他们会无法集中注意力。我发现,如果连续通话超过 30 分钟,他们就不会再听了。

我会同时使用笔记本电脑和 iPad 加入会议,并在 iPad 上使用 GoodNotes 应用程序。这就好像您在亲自与他们见面,并亲手做笔记。如果您在 iPad 上共享屏幕,事实上,他们会在一台放置正确的笔记本电脑上通过视频会议与您面对面沟通,但他们也可以看到我用 Apple 触控笔在 iPad 上写的笔记。

同时使用 iPad 和笔记本电脑很重要,这样,您就可以在共享屏幕时,确保他们仍然可以自然地看到您的脸。想象一下用同一个 iPad 同时进行视频和记笔记共享屏幕会是什么样子,如果您要把 iPad 放平记笔记,摄像头就会朝上。下巴或鼻孔一定不是您要留给准客户的印象。

这个流程让我从很多客户那里获得了好评。他们觉得这就像是一次面对面的会面。

实际上,我和一个同事做了两个实验。我请他提出一个我以前从未听过的话题。然后我意识到,当他在共享屏幕上写东西,然后开始说话时,我的眼睛会被他吸引,注视着他发言。它让我可以更好地集中注意力。

但如果我只能看到文字,我就会走神,因为这不属于我的专业领域,我难以真正理解共享屏幕上的内容。以上就是我的发现且对我自己有效的小技巧。

Naomi Chua Yi-Shyan 来自新加坡,百万圆桌会龄 8 年。联系方式:naomichuays@rep.greateasternfa.sg

 

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