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為精疲力竭的團隊而設的急救方案

Kate Zabriske

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分流問題, 確定優先事項並採取行動。

整個團隊精疲力竭。他們和我都感到筋疲力盡。我不知道我們能否恢復過來。我們已經以 150% 的工作量工作一年多,至少大多數人是這樣。

更多改變?「真的嗎?」幾個月來,我們經歷了三次重大轉變。每個人都很緊張。我很確定 Susan 將要辭職。

團隊?我們在同一棟辦公樓中工作,那裏是一切工作的起點和終點。我希望儘快離開這裏。

即使在最好的時候,也要建立和維護一支高效率團隊。當團隊感到精疲力竭時,完成任務就變得更加艱巨。但這是可以實現的。

一步

第一步是接受一系列事實。

  • 人們有不同程度的認同感、一系列職業目標,以及各種家庭和工作需求。
  • 不是每個人都以同樣的方式出現精疲力竭,而大多數組織中的工作也不是總是平均分配的。有些人可能比其他人更疲憊。
  • 良好的團隊合作可在短期內彌補資源的不足。然而,長期疲憊工作的團隊在一段時間後開始變得不堪負重。
  • 如果領導者不相信團隊需要完成甚麼,或者沒有儘可能地努力讓團隊每日越過終點線,團隊成員將會知曉,並以各種方式做出反應——其中大多數充其量是中立方式。
  • 透明度很重要。人們不喜歡被蒙在鼓裏,或者更糟的是被欺騙。
  • 通常,無法同時進行太多變化,除非制訂合理的流程,公平對待正在發生的變化,以及沒有不必要的混亂或戲劇性情況。
  • 如果允許,房間裏的大象會一直待在那裏。如果團隊不願意坦率地展開工作和處理任何未提出的問題,則只有解決這些問題方可拯救團隊。
  • 團隊成員對團隊狀況的感知是他們的真實看法。您可能擁有大量數據來反駁,但在人們準備聆聽和相信您所展示的內容之前,他們目前的觀點即為事實。

二步

一旦您對基本事實有了深刻瞭解,下一步是投入大量時間認真研究哪些做法有效、哪些做法無效,以及具體原因。

  • 每個人都瞭解並認同團隊的使命嗎?
  • 工作分配公平嗎?
  • 是否有些人做得比他們應該做的多,而有些人做得比他們應該做的少?
  • 人員互相怨恨嗎?
  • 有出現戲劇性情況嗎?您知道來源嗎?
  • 團隊倦怠是近期出現的現象還是長期形成的?
  • 倦怠是由內部因素、外部因素造成還是兩者共同作用的結果?
  • 在過去,領導者是否誤導或欺騙過人員?

這些問題只是冰山一角,一些想法開始誕生。在解決倦怠現象時,提出正確的問題與採取行動同樣重要,甚至更重要。

列出相關問題有助於減少治療症狀或治癒錯誤疾病的可能性。

三步

當您認為您非常瞭解目前情況並與其他人驗證您的發現時,應開始思考可能發生了甚麼。想像不同狀態的一種快速方法是解決更多問題。

  • 為甚麼團隊對組織如此重要,我們能夠提供哪些價值?
  • 我們如何看待自己的工作?
  • 甚麼讓我們對工作充滿熱誠,或者我們喜歡做甚麼?
  • 我們需要對工作產品、工作流程或人員互動做出哪些改變?
  • 甚麼需要保持不變?
  • 我們需要每個團隊成員達到哪種績效水平?
  • 如果達不到這些水平,我們將會怎麼辦?
  • 我們還需要哪些資源?
  • 我們如何鼓勵透明度和溝通?
  • 我們將如何慶祝進步?
  • 成功意味著甚麼呢?

四步

瞭解清楚目前情況和可能的未來後,下一步是確定優先次序。大多數情況下,精疲力竭的團隊不會在一夜之間就變得筋疲力盡。這個過程通常是漫長的,伴隨著一系列衰退、厄運和不幸。因此,恢復過程往往也是漫長的。

事實上,團隊可能很長一段時間都沒有意識到第三步中確定的一些要素,或者永遠都沒有。大部份恢復不會在一夜之間發生,秘訣是記住第一步中討論的事實,同時優先考慮根據第二步發現的現實和第三步所想像的未來以制訂行動計劃。

五步

恢復規劃過程的最後一步是建立深思熟慮的溝通計劃。認識到您需要過度解釋和反復分享資訊。一次是不夠的。

此外,並非所有恢復都是線性的。您的團隊會有運氣好和運氣差的時候。重要的是朝著正確的方向逐漸取得進步。取得一系列成功後,團隊中的每個人都應感到較少疲憊,而更加熱愛手頭上的工作。

透過落實這五個步驟,您就可以為正在努力消除倦怠的團隊成員提供一些即時分流。倦怠在整個公司中普遍存在,一旦您發現問題,請立即拿出急救箱,在問題對您的營運造成負面影響之前予以緩解。

Kate Zabriskie 是 Business Training Works Inc. 的總裁,一間總部位於 Maryland(馬里蘭州)的人才開發公司。如需瞭解更多資訊,請瀏覽 businesstrainingworks.com

 

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