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解決僱用助理所遇難題的創新方案

Matt Pais

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四名百萬圓桌會員闡釋他們解決人事問題的方式。

雖然您和員工能夠取得儘可能多的成功,但您可能面臨同樣多的潛在問題。處理顧問與其團隊成員遇到的不可預測情況的策略可以填滿本雜誌的所有頁面,甚至更多。

如果一位重要員工不得不離開或有人在工作期間使用 Facebook,您知道如何處理嗎?如果您花錢培訓團隊成員,而他們在培訓結束後離開,您知道怎麼辦嗎?如果您僱用您的妻子並意識到她需要離職,該怎麼辦?

瞭解百萬圓桌會員如何應對這些與員工相關的挑戰,並考慮他們的解決方案是否適用於您。

她提供培訓,但他們隨後離職。

與所有優秀的企業東主一樣,Diane L. McCurdy,EPC、CFP 想為她的員工提供支援。她贊成投入時間和成本僱用需要額外培訓和認證才能勝任其工作的人。

但糟糕的是當他們完成培訓後便立即離開,她的六名工作人員中有兩名出現這種情況。這種情況同時發生。

「甚至未曾用到那套技能!」這位來自加拿大 British Columbia(卑詩省)Vancouver(溫哥華)、百萬圓桌會齡 38 年的會員說道。「其中一個前往 Lululemon 求職!」

因此,McCurdy 意識到,她專注於為家族企業、專業人士、退休人員和千禧世代累積和保持財富的實務需要制訂規則。

McCurdy 現在要求員工支付個人培訓費用,而不是在不知道他們會工作多久,以及多久才能夠讓培訓開支回本的情況下投資於員工。當他們通過考核,McCurdy 會給予他們補償。如果員工在兩年內離職,他們必須償還公司的培訓費用。

這正好符合公司現有培訓和長期工作的理念,其中新顧問在接手自己的客戶之前必須花兩年時間輔助現有顧問。

他最優秀的員工移居國內另一城市

您多久會發現一位您稱之為「無所不知」的員工?

大多數顧問可能會說很少發現。

對於 Paresh B. Shah,CFP,Kathy 曾是其辦公室的出色新成員,運用過往行業經驗和與核保人交談的技巧來幫助這位來自 New York(紐約州)Hicksville(希克斯維爾)、百萬圓桌會齡 12 年的會員。

遺憾的是,工作三年後,Kathy 因個人原因不得不搬到 Texas(德克薩斯州)Houston(侯斯頓)。Shah 不認為這是對其實務的毀滅性打擊,而是精簡實務的機會。

他們開始探索為員工設置遠程安全交換數據的科技。Shah 使用 Microsoft OneDrive 將 Kathy 與其辦公室連接起來,以滿足所有掃描和文檔共享需求,並使任何打電話給他在 New York(紐約)辦公室的人都會首先在 Houston(侯斯頓)響起電話鈴聲。

然而,這種系統並非沒有缺陷。

「您總以為只要插上電源,一切都會正常運作。」Shah 說道。「但情況並非如此。」設置時間大約持續六個星期。

也有 Kathy 的網絡癱瘓或斷電,以及無法按需完成工作的情況。此外,如果支票或任何實物物品郵寄到 Shah 的辦公室,需要其他人來處理,若 Kathy 在場,就會親自處理。

不過,主要得益於 Shah 的保險公司和保險代理公司開始接受掃描申請,此次調整取得巨大成功。四年後,Kathy 先在公司完成三個月試用期,擔任 Paresh 新業務的副總裁,從事全職工作並由始至終管理所有的新客戶。

儘管工作地點在 1,600 英里之外,Shah 和 Kathy 都不需要長途跋涉參加現場會議或回顧。相反,九年後,他表示他們之間的緊密關係不僅能帶來奉獻精神,還能帶來促成按需進行開放式討論的共鳴。

「當有人為您工作很長時間,他們會對您非常瞭解,當事情進展不順利時,您不必諱言。」Shah 說道。「我可以告訴她『我不喜歡這樣』,而她可以告訴我『我不喜歡那樣。』」

整日都沉迷於 Facebook 上的員工

Danielle J. Genier,CFP、CLU 僱用的員工突然離職後,來自加拿大 Ontario(安大略省)Timmins(蒂明斯)、百萬圓桌會齡 20 年的會員要求其公司科技團隊檢查這位前任員工的電腦。

他們發現,她每日大部份時間都沉迷於 Facebook 上,其餘時間則在申請工作。

這是闡釋 Genier 在辦公室執行嚴格科技政策的很好例證,這是一種包括一名其他顧問和四名管理人員的理財規劃實務。如她所說,這些設備屬於公司,員工們知道他們在電腦上所做的一切都會進行審查。

Genier 與一個外部供應商合作編寫科技政策,該政策允許在午餐時間瀏覽 Facebook,並承認數碼化驅動的世界可能需要簡要執行銀行職責等。但是,員工透明度可幫助他們明白應該按時工作,而來自 IT 部門的幫助可以讓 Genier 瞭解員工何時使用與工作無關的網站,以及使用多長時間。

因此,Genier 能夠抽出員工的電子郵件,以支持她的觀點,證明他們在與產品供應商溝通時使用的語氣比較粗魯。「這項政策不僅僅用於維護法紀;更是為了改善。」Genier 說道。

這也適用於緊急情況,同時確保員工在工作期間將個人電話使用量降到最低。「我們有一位員工整日都在發短訊;只要有人給她發短訊,她就會馬上回覆。」她說道。

儘管她的團隊遵守這一政策,但 Genier 還會監督隨機測試,以確認員工的在線時間得到適當利用。員工也會互相問責,因為他們知道 Genier 盡職盡責。「您必須通情達理,特別是在您發現事情不妙的時候。」她說道。

他僱用自己的妻子,兩人都很痛苦

如果新員工開始工作的首兩個星期就開始哭泣,這不是一個好兆頭。

當那個人碰巧是您的妻子時,情況就更加糟糕。

Douglas John Bennett,Dip PFS 繼續和妻子 Bonnie 一起工作八年,Bonnie 擔任其按揭經紀業務中的管理人。(他現在為家庭辦理壽險、投資、收入保障等業務。)回顧過去,這些問題源於溝通和動機,這位來自英國 Crawley(克勞利)、百萬圓桌會齡 12 年的會員說道。

「我想按照自己的方式做事,但她會質疑我的方式,因為她和別人看待事情的方式不同。」他說道。「我會花時間解釋我的行為,這讓我們感到越來越沮喪。到這一階段,我會說,『你不喜歡做你正在做的事情。我喜歡我所做的事情,所以只有一個人喜歡他們所做的事情是不公平的。』」

Bennett 發現他對妻子不如對客戶更有耐心,他的妻子逐漸意識到她對室內設計充滿熱情,而不是管理工作。然而,他無法在他們家裏經營業務。在他們確定 Bonnie 在其實務中行不通後,一年來,她經歷了 Bennett 的兩名新兼職員工在家辦公的尷尬,因為她也在家辦公。

「她會坐在休息區看書,工作人員會從她身邊走過,去廚房沖茶和煮咖啡。」Bennett 說道。「所以,Bonnie 開始感到內疚,因為她覺得自己應該做些甚麼。」

當然,辦公室衝突存在於任何員工之間;不管具體是誰,都有必要為不適合各自角色的人釐定溝通問題。對於 Bennett,這種情況使他領悟到以下各項的價值:

  1. 設立辦公室。這似乎顯而易見,但對家族企業來說並非如此。設立辦公室可將家庭生活和工作生活分隔開來。
  2. 為支援人員支付薪酬。在這八年中,全球金融危機爆發,給 Bennett 的實務帶來了更多挑戰。他現在意識到,支援人員是一種投資,聘用配偶並不是一種必然的優勢,只因為他們基本上無需付費。
  3. 瞭解人員與角色的連繫。任何從事自己不喜歡的事情的人都不會成為一名敬業員工,所以對 Bennett 來說,特意僱用某人來擔任某職位會產生更出色的結果也就不足為奇。
  4. 建立過程。這樣,即使員工不是很自然地適應工作,他們也可以遵循相應的過程並知道該做甚麼。對於 Bennett 來說,僱用他妻子的部份困難在於沒有合適的過程讓她遵循。
  5. 確定優先事項。透過聘請其他管理者,Bennett 的實務和婚姻均得到改善。他透過業務賺了更多錢,而 Bonnie 有時間接受相關培訓,經營自己的室內設計業務。人人皆贏。

聯絡方式

Douglas Bennett dougbennett@tpllp.com

Danielle Genier danielle.genier@genierfinancial.com

Diane McCurdy diane@mccurdyfinancial.com

Paresh Shah pshah@pareshah.com

 

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