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發表受聽眾青睞的演講

Jackie McGoey

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如何讓演講充滿吸引力,並打造專業的 PowerPoint 幻燈片展示。

回想一下,您上一次聽完一個演講是甚麼時候。那時,您有聚精會神地聆聽,並且非常渴望進一步瞭解演講者的發言嗎?還是完全心不在焉,甚至感覺到很無聊呢?或許還非常希望它立刻、馬上、趕快結束。

如果演講內容糟糕,當觀眾已經非常痛苦,而作為演講者本人,還要站在台上被無數雙眼睛注視,那就更加痛苦了。

無論是在午間會議上在幾位同事面前演講,還是在年會上站在大禮堂中面向許多觀眾演講,想要演講能夠發揮效果且充滿吸引力,規劃和練習就不可或缺。

只需幾個簡單技巧,您就可以學到如何真實而有意義地與觀眾互動,讓您的演講水平更上一層樓。

切勿省略準備工作。顯而易見,成功發表演講的第一個技巧就是:做好準備。Toastmasters International 是一個促進交流和提升公開演講技巧的非營利組織,每年都會舉辦演講比賽。其 2018 年公開演講世界冠軍 Ramona J. Smith 表示,她日常演講時都會先把演講內容寫下來。「把演講內容寫下來,然後組織和調整,可以幫助您瞭解自己到底想說甚麼。」Smith 說道。

暢銷書作家 Garr Reynolds 在他的著作《演說之禪:簡單的設計和交付理念》(Presentation Zen: Simple Ideas on Design and Delivery) 中記錄了他對紙和筆情有獨鐘。「我也可以用電腦,但是我發現手握筆的行為可以實現更流暢的韻律和節奏,對可視化和記錄想法有益。」他說道。

準備時間對整個過程來說至關重要,因為它讓您能夠理清思路,集中精力講故事,最重要的是,確定演講的核心思想,以及它的重要性。

「在創作演講內容時,您應該始終站在觀眾的立場上詢問自己,『這樣如何呢?』」Reynolds 說道。如果演講內容不能支撐您的觀點或者無法闡明觀眾為甚麼需要重視,那麼刪掉就好。

不斷練習,追求完美。有感染力的演講很少是即興而成的。反復綵排,直到您倒背如流。Smith 建議您在鏡子前練習,或者在家人面前、甚至您的愛犬面前也可以。

「如果您好好練習,那麼等到在觀眾面前演講時,就能脫口而出,因為您已經反復綵排過許多次了。」Smith 說道,「這樣,您就知道自己到底要講些甚麼,以及觀眾應該會有怎樣的反應。」

瞭解您的觀眾,以及觀眾的需求。Smith 表示,透徹瞭解您的目標觀眾對於演講的成功至關重要。問問自己以下幾個問題:觀眾是誰?他們有甚麼背景?他們期望從我這裏獲得甚麼?即使瞭解些許細節,比如是正式場地還是非正式場地、您是否要在早晨或午餐前第一個發言,對您瞭解觀眾及特定的觀眾需要也有所裨益。

講故事。可視化故事講述軟件公司 Prezi 於 2018 年發佈的一份報告顯示,超過一半 (55%) 的人表示,一個精彩的故事是在演講中吸引觀眾注意力的主要因素。

在 2019 年的主題演講中,講故事策略應用諮詢公司 Stellar Collective 的首席故事官兼作家 Kindra Hall 闡述了人類為甚麼會被故事吸引。

「故事是可信的,」她說道,「可以建立信任、顯示價值,能夠透過釋放皮質醇和催產素使腦化學發生變化,皮質醇可以增加注意力,催產素則可以增加同理心和情感。」

觀眾透過 Hall 所謂的共同創作過程與故事產生聯繫。在您分享故事時,觀眾會挑選出某些片段,應用到自己的生活中,因而會記憶更加長久。這就是為甚麼在演講中加插故事會非常有意義。

瞭解肢體語言的重要性。避免一直在台上自說自話,發表線性的簡報式演講。手勢和眼神交流能夠形成一些視覺刺激,有助於觀眾保持專注。利用舞台來闡明某些觀點。Smith 建議,演講的不同階段應該在舞台上走動,左邊、右邊、中間都要走到,這是一個經驗法則。「跟隨身體的節奏可以幫助觀眾理解您要傳達的訊息。」她說道。

改變語調。如果您要發表生動的演講,聲音變化就是您的另一個秘密武器。「語速要有變化,有時特別快,有時也可以一字一句慢慢道來。」Smith 說道,「聲音大小也應該有所起伏,有時輕言細語,有時激情四射。」時常變化語音語調可以讓觀眾集中注意力。

戰勝緊張。手心出汗、呼吸短促、心跳加速,您應該明白這些徵兆。即使是經驗豐富的主持人在面臨大型演講時也會感到緊張。演講前儀式可以幫助您安撫緊張的神經。

「有些人會去洗手間,在沒有人的情況下在隔間裏隨心所欲地跳舞;有些人會冥想或聽音樂;有些人會祈禱;還有些人則會來回踱步。」Smith 說道。找到適合您的方法就好。

與您的觀眾交流,不要自說自話 Smith 建議以「您」為中心提問,讓觀眾感覺您好像是專為他們撰寫的演講稿。例如:「您認為這樣如何?」「如果發生這樣的事,您會覺得怎樣?」「如果重頭再來,您會採取哪些不同的行動?」

但是,不管您是希望獲得觀眾反饋,還是持續提出反問句,都應該提前對觀眾做好研究。熱情的觀眾可能有許多想法急不及待地要和大家分享。但是,正如 Smith 提醒過的,有些觀眾天生就比較內向和壓抑。「有些人雖然很安靜,但非常積極專注,因為教養讓他們尊重演講者。」她說道。

設定時間。Smith 建議您將演講控制在 20 分鐘內。企業培訓的時長則應該在 45 到 60 分鐘。

有效內容。演講結束時要向觀眾分享一些可以立即取而用之的有效內容。給他們留一個回家後要完成的任務,這樣觀眾就能對您演講的核心訊息及其重要性記憶更深刻。

PowerPoint 演示文稿 101

專家估計,全世界每日製作的 PowerPoint 演示文稿超過 3,000 萬份。毫無疑問,PPT 是展示資訊的一種有效方式,但每個人製作 PPT 的水平並不一致。這裏是一些可以幫助您製作出色 PowerPoint 演示文稿的可靠技巧。

避免使用大量文字。在為幻燈片選擇內容時,請務必簡明扼要。「絕對不要超過六個字。」暢銷書作家、演講者兼網誌作家 Seth Godin 建議。

演講時,「幻燈片應該用來鞏固您的說法,而不是簡單的重複。」她繼續說道。這可以讓觀眾保持專注,使他們記住更多資訊,並且確保他們不會感到無聊。

切勿總是簡單列出要點。儘管列出要點比大段文字要好,但是「如果您的幻燈片上全是要點的列表,觀眾也會很快厭倦。」Garr Reynolds 說道。反之,您應該儘可能探索其他顯示資訊的選項,如圖形或圖表等量化顯示方式。

重視視覺效果。設計至關重要。精心設計的優秀演示文稿可以吸引視覺型學習者,能夠讓觀眾對您分享的資訊印象更加深刻。但是請務必牢記,視覺效果必須能夠輔助支持您的表達,而不是削弱或者完全壓倒您的演講。

Reynolds 的設計技巧包含適應白色或負空間,以及使用面部圖像,我們的眼睛會自然被這些圖像吸引。請牢記四個平面設計原則:

  1. 對比 — 透過控制空間、位置、顏色或字體選擇,使某個元素佔據主導地位
  2. 重複 — 在整個演示文稿的設計中重複使用相同或類似的元素
  3. 一致 — 幻燈片上所有元素的連通性
  4. 距離 — 調整各個元素的位置,使外觀更有條理

整合遊戲化應用程式。向傳統的非遊戲化體驗情境中加入有趣的元素,如現場投票和問答應用程式,這可以透過一種高度協作式的獨特方式強化您的訊息。探索 Kahoot!在下一次演講前應用測試和投票。

確保您的幻燈片簡單易明。據世界級演講和故事公司 Duarte 的表示,如果幻燈片做得很出色,您的觀眾應能夠在三秒鐘內瀏覽完畢,並理解幻燈片所表達的含義。Duarte 方法「Glance Test」是一款可以用來衡量演示效果的工具。請在完成每張幻燈片後,執行 Glance Test。觀看三秒鐘,然後把目光轉移,您能理解幻燈片的意思嗎?如果不能,那麼您的觀眾也一樣,很快您就可能會失去他們的注意力。

準備講義。準備詳細的講義(而非幻燈片列印版)在演講結束時分發給觀眾,這可以幫助您騰出時間重點介紹演講的核心訊息及其重要性。這一措施可以幫助您避免在幻燈片中寫入過多資訊。

九張幻燈片演示文稿 Powerpoint 範本

 

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