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學會放手

Liz DeCarlo

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放下不必要的工作增加了 Genier 的時間並有助於實現合規。
Claude Gagnon

Danielle J. Genier,CLU、CFP,正在規劃一場葬禮,她非常激動,尤其是對於葬禮午宴。她會提供茶點三文治和帶有蠟燭裝飾的蛋糕(許多蠟燭),每一枝蠟燭都對 Genier 或她的團隊具有特殊意義。

「這場葬禮是為了紀念我們今年放下的一切。」來自加拿大 Ontario(安大略省)Timmins(蒂明斯)、MDRT 會齡 20 年的 Genier 說道,「我們每放下一件事,就要在蛋糕上點燃一枝蠟燭。」

過去一年左右,Genier 的團隊進行了一些改組。除晉升和重新分配工作之外,很明顯也是時候讓員工仔細檢查他們完成的每一項任務了。她鼓勵員工查找哪些事項可以放手,即使這意味著要為一個長期過程的結束而哀悼。

「有時候我們只是因循守舊,無謂地完成例行工作。」Genier 要求她的團隊每年認真查看一次他們的工作,她說道,「需要有人推我們一把或者施加壓力,我們才能看到應該放下甚麼。」

Genier 擔任顧問已有 30 年,專攻員工福利領域,與距退休 10 年左右的企業東主合作。她是 Genier Financial Services 的負責人,僱用了一名客戶服務顧問和四名行政人員。

自 2017 年 8 月以來,Genier 放手或委派了 30 項任務。她過去經常會每個星期列印自己的投資總值。而現在她設定了提醒,每個星期在螢幕上查看一次即可。她還將公司兩次季度會議的組織工作委派給一名助理顧問。

著眼於新任務

如果可能,Genier 還會提前把目光放在新的潛在過程上,並進行研究,確定額外的工作是否有必要、有價值。例如,在 2016 年,當他們開始採用網上客戶檔案時,她不確定掃描紙質文件的期限應該是多久。

為了評估他們查看這些檔案的頻率,他們將所有的檔案盒都放在地下室的一個房間裏。「我們在門上貼了一個清單,記錄我們進去過多少次。」Genier 說道。結果他們很少進入房間,平均下來每月最多一次。

「這讓我們意識到花這麼多時間和金錢來掃描這些文件並不值得。」她說道。他們仍然把檔案保存在地下室以符合合規要求,但不掃描每張紙的決定被證明是正確的。

「有時候我們只是因循守舊,無謂地完成例行工作,需要有人推我們一把或者施加壓力,我們才能看到應該放下甚麼。」

記錄歸檔所有事項

Genier 的第一份工作時在一間員工福利公司的大辦公室裏做行政工作。保持工作量的唯一方法是保持高度的組織性和條理性,並制訂相應的流程。

幾年後,Genier 成為了一名企業東主,她將自己對流程的實際理解傳授給她的員工。她聘請了一名業務解決方案顧問來研究整體業務。「這位顧問指出,我們制訂了許多流程,但沒有把這些流程寫下來。」Genier 說道。

這就導致我們需要一個記錄歸檔流程。對於團隊成員處理的每一項任務,例如投資申請的處理,他們都需要從頭到尾地記錄下來。Genier 表示,文件必須非常詳細,如果這名員工明日不幸遭遇車禍,其他人也可以迅速介入並完成這項工作。

在他們寫完流程之後,需由另一名員工進行審核。「沒有工作經驗的人可以閱讀書面指導,然後再進行工作實踐。」Genier 說道。

Genier 還計劃在來年選擇一個時間,在辦公室的節奏慢下來後,讓員工交換工作一個星期來測試他們的流程。

提高合規性

Genier 表示,重視組織和流程的一個最大的原因就是為了保持合規。他們擁有一個編寫清楚的合規流程,並且是完全電子化的。她會舉行季度會議,用 30 分鐘左右的時間審核改變的規定。最後,團隊將參加一個小測驗,確保所有人都能理解新規定。

她已經通過了自發審計,並提出了對自己的審計要求。「我們願意接受審計,確保所有相關人員都能正確行事。」她說道,「這是為了保護我們的客戶,也是為了保護我們自己。還有甚麼?這同時也是一個學習的機會。

「我會害怕合規問題嗎?當然。」Genier 說道,「但我們已經通過了好幾次審計。對我來說,這些都是學習的過程。如果必須要做些甚麼,讓我們來改變它吧,因為變化才是永恒的常態。」

聯絡人: Danielle Genier danielle.genier@genierfinancial.com

 

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