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外包合規工作的 5 個理由

Matt Pais

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讓外部專家監督內部顧問是 Berube 採取的最佳措施。
Pierre Arsenault

2011 年,Marc Berube 又收購了一間公司,突然之間,這位來自加拿大 Quebec(魁北克省)Laval(拉瓦勒)、MDRT 會齡 18 年的會員要管理的顧問人數就增加了一倍。他需要有人來幫助監管合規工作,於是讓一名顧問負責相關事宜。

現在回想起來,這並不是一個正確的決定。

他說:「我們一直在增長發展,而辦公室裏有人負責合規工作造成的緊張情緒對團隊帶來了不良的影響。」

自 2016 年起,Berube,這位負責 Quebec(魁北克省)專業人士和企業東主保險和投資業務的會員將自己實務中的合規工作委託給外部承包商處理。他非常推崇這種方式,原因也非常明顯,可以看到以下幾項優勢:

1. 負責任。地方法規要求對顧問處理的所有檔案的 10% 進行評估,這可能會與 15 名顧問產生大量爭論。Berube 的新合規專員上任六個月後,公司接到一個電話,稱他們被選中接受審計,審計人員特別稱讚了 Berube 從外部聘請合規專員的決定。

很明顯,合規的首要目標當然就是合規,得到執行檢查工作的人的稱讚即表明一切進展順利,特別是因為合規專員有權解僱不合規的顧問,從而確保團隊能夠嚴肅對待他的工作。

2. 效率。與 Berube 或同事抽時間負責合規工作不同之處,簽約制合規專員只在每六個星期來辦公室一次,並且只負責合規工作。他會提前幾個星期通知員工他將需要哪些資料,然後在評估後一個星期向 Berube 提供一份三頁的報告,Berube 只需閱讀報告後簽名即可。

除了方便 Berube 證明已履行合規義務之外,這還可以為他騰出更多的時間來努力獲取新客戶,這是他更擅長的方向,同時也能帶來更多收入。

此外,這一策略還使員工可以在合規專員前來的當日專心提供相應材料,而不會有機會跟對方說「噢,我明日給你」。

3. 客觀性。外包合規專員並非辦公室的固定人員,因此沒有可能會影響其工作能力的個人關係。

相比之下,前任內部合規專員的工作則可能會因為與同事(包括她的丈夫)更密切的接觸和關係而變得錯綜複雜。此外,如果合規專員為內部人員,就會出現沒人可以監督該人的合規性的情況,但現在,這也不再是問題了。

4. 士氣。Berube 毫不含糊地說:「如果我指派辦公室裏的某個人負責合規工作,那個人就會成為其他人的敵人。」

當然,這並不是說辦公室裏的所有人都不願意合規,只是管理合規工作所需的所有要素會帶來巨大的挑戰和壓力,而同事又會經常詢問後續資訊,在這種情況下出現衝突也就不足為奇了。

「我們一直在增長發展,而辦公室裏有人負責合規工作造成的緊張情緒對團隊帶來了不良的影響。」

5. 教育。每年,公司都會組織兩場為期兩日的集中培訓,合規專員會來前來為團隊提供培訓。這使他有機會向全體員工提供反饋,並根據需要進行一對一的溝通,同時也有助於所有人員及時瞭解法規變化。

此外,合規專員的知識和經驗也可以幫助其他人瞭解自己的工作。「他不僅可以告訴員工他們錯誤或缺失的資訊,還可以向他們解釋為甚麼需要這些資訊,以及他提出的每項要求的原因。每個人都對這個改變感到非常滿意。」

聯絡人: Marc Berube marc.berube@coachingtrek.com

 

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