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学会放手

Liz DeCarlo

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放下不必要的工作增加了Genier的时间并助力实现合规。
Claude Gagnon

Danielle J. Genier,CLU、CFP,正在规划一场葬礼,她非常激动,尤其是对于葬礼午宴。她会提供茶点三明治和装饰有蜡烛的蛋糕(许多蜡烛),每一根蜡烛都对 Genier 或她的团队具有特殊意义。

“这场葬礼是为了纪念我们今年放下的所有。”来自加拿大 Ontario(安大略省)Timmins(蒂明斯)、MDRT 会龄 20 年的 Genier 说道,“我们每放下一件事,就要在蛋糕上点燃一支蜡烛。”

过去一年左右,Genier 的团队进行了一些改组。除晋升和重新分配工作之外,很明显也是时候让员工仔细检查他们完成的每一项任务了。她鼓励员工查找哪些事项可以放手,即使这意味着要为一个长期过程的结束而哀悼。

“有时候我们只是因循守旧,无所谓地完成例行工作。”Genier 要求她的团队每年认真查看一次他们的工作,她说,“需要有人推我们一把或者施加压力,我们才能看到应该放下什么。”

Genier 担任顾问已有 30 年,专攻员工福利领域,与距退休 10 年左右的企业主合作。她是 Genier Financial Services 的负责人,雇佣了一名客户服务顾问和四名行政人员。

自 2017 年 8 月以来,Genier 放手或委派了 30 项任务。她过去经常会每周打印自己的投资总值。而现在她设定了提醒,每周在屏幕上查看一次即可。她还将公司两次季度会议的组织工作委派给了一名助理顾问。

着眼于新任务

如果可能,Genier 还会提前把目光放在新的潜在过程上,并进行调研,确定额外的工作是否有必要、有价值。例如,在 2016 年,当他们开始采用在线客户文件时,她不确定扫描纸质文件的期限应该是多久。

为了评估他们查看这些文件的频率,他们将所有的档案盒都放在地下室的一个房间里。“我们在门上贴了一个清单,记录我们进去过多少次。”Genier 说。结果他们很少进入房间,平均下来每月最多一次。

“这让我们意识到花这么多时间和金钱来扫描这些文件并不值得。”她说。他们仍然把文件保存在地下室以符合合规要求,但不扫描每张纸的决定被证明是正确的。

有时候我们只是因循守旧,无所谓地完成例行工作,需要有人推我们一把或者施加压力,我们才能看到应该放下什么。

记录归档所有事项

Genier 的第一份工作时在一家员工福利公司的大办公室里做行政工作。保持工作量的唯一方法是保持高度的组织性和条理性,并制定相应的流程。

几年后,Genier 成为了一名企业主,她将自己对流程的实际理解传授给了她的员工。她聘请了一名业务解决方案顾问来研究整体业务。“这位顾问指出,我们制定了许多流程,但没有把这些流程写下来。”Genier 说。

这就导致我们需要一个记录归档流程。对于团队成员处理的每一项任务,例如投资申请的处理,他们都需要从头到尾地记录下来。Genier 表示,文件必须非常详细,如果这名员工明天不幸遭遇车祸,其他人也可以迅速介入并完成这项工作。

在他们写完流程之后,需由另一名员工进行审核。“没有工作经验的人可以阅读书面指导,然后再进行工作实践。”Genier 说。

Genier 还计划在来年选择一个时间,在办公室的节奏慢下来后,让员工交换工作一周来测试他们的流程。

提高合规性

Genier 表示,重视组织和流程的一个最大的原因就是为了保持合规。他们拥有一个编写清楚的合规流程,并且是完全电子化的。她会举行季度会议,用 30 分钟左右的时间审核改变的规定。最后,团队将参加一个小测验,确保所有人都能理解新规定。

她已经通过了自发审计,并提出了对自己的审计要求。“我们愿意接受审计,确保所有相关人员都能正确行事。”她说,“这是为了保护我们的客户,也是为了保护我们自己。还有什么?这同时也是一个学习的机会。

“我会害怕合规问题吗?当然。”Genier 说,“但我们已经通过了好几次审计。对我来说,这些都是学习的过程。如果必须要做什么,我们来改变它吧,因为变化才是永恒的常态。”

联系人: Danielle Genier danielle.genier@genierfinancial.com

 

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