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外包合规工作的 5 个理由

Matt Pais

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让外部专家监督内部顾问是 Berube 采取的最佳举措。
Pierre Arsenault

2011 年,Marc Berube 又收购了一家公司,突然之间,这位来自加拿大 Quebec(魁北克省)Laval(拉瓦勒)、MDRT 会龄 18 年的会员要管理的顾问人数就增加了一倍。他需要有人来帮助监管合规工作,于是让一名顾问负责相关事宜。

现在回想起来,这并不是一个正确的决定。

他说:“我们一直在增长发展,而办公室里有人负责合规工作造成的紧张情绪对团队带来了不良的影响。”

自 2016 年起,Berube,这位负责 Quebec(魁北克省)专业人士和企业主保险和投资业务的会员将自己实务中的合规工作委托给了外部承包商处理。他非常推崇这种方式,原因也非常明显,可以看到以下几项优势:

1. 责任。地方法规要求对顾问处理的所有文件的 10% 进行评估,这可能会与 15 名顾问产生大量争论。Berube 的新合规专员上任六个月后,公司接到一个电话,称他们被选中接受审计,审计人员特别称赞了 Berube 从外部聘请合规专员的决定。

很明显,合规的首要目标当然就是合规,得到执行检查工作的人的称赞即表明一切进展顺利,特别是因为合规专员有权解雇不合规的顾问,从而确保团队能够严肃对待他的工作。

2. 效率。与 Berube 或同事抽时间负责合规工作不同,签约合规专员只在每六周来办公室一次,并且只负责合规工作。他会提前几周通知员工他将需要哪些资料,然后在评估一周后向 Berube 提供一份三页的报告,Berube 只需阅读报告后签名即可。

除了方便 Berube 证明已履行合规义务之外,这还可以为他腾出更多的时间来努力获得新客户,这是他更擅长的方向,同时也能带来更多收入。

此外,这一策略还使员工可以在合规专员前来的当天专心提供相应材料,而不会有机会对对方说“哦,我明天给你”。

3. 客观性。外包合规专员并非办公室的固定人员,因此没有可能会影响其工作能力的个人关系。

相比之下,前任内部合规专员的工作则可能会因为与同事(包括她的丈夫)更密切的接触和关系而变得错综复杂。此外,如果合规专员为内部人员,就会出现没人可以监督该人的合规性的情况,但现在,这也不再是问题了。

4. 士气。Berube 毫不含糊地说:“如果我指派办公室里的某个人负责合规工作,那个人就会成为其他人的敌人。”

当然,这并不是说办公室里的所有人都不愿意合规,只是管理合规工作所需的所有要素会带来巨大的挑战和压力,而同事又会经常询问后续信息,这种情况下出现冲突也就不足为奇了。

我们一直在增长发展,而办公室里有人负责合规工作造成的紧张情绪对团队带来了不良的影响。

5. 教育。每年,公司都会组织两场为期两天的集中培训,合规专员会来前来为团队提供培训。这使他有机会向全体员工提供反馈,并根据需要进行一对一的沟通,同时也有助于所有人员及时了解法规变化。

此外,合规专员的知识和经验也可以帮助其他人了解自己的工作。“他不仅可以告诉员工他们错误或缺失的信息,还可以解释为什么需要这些信息,以及他提出的每项要求的原因。每个人都对这个改变非常满意。”

联系人: Marc Berube marc.berube@coachingtrek.com

 

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