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與您的僱員安排一對一會議

Kate Zabriskie

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定期安排一對一談話,建立溝通渠道。

辦公室裏只有我們兩個人。我為何要費心舉行正式會面?我們面對面坐著就好。

我試著與員工團隊分別會面,但他們都無話可說。況且,我們都是成年人,大家都清楚工作期間應該做些甚麼。

管理者可以輕鬆列出一連串不與手下員工會面的理由。但是,理由再多也多不過定期與直接下屬一對一會面的價值和重要性。

益處

有形的感激:時間就是金錢。騰出時間提前準備並與直接下屬會面能夠顯示出管理者對員工的重視。

有益於思考:定期一對一會面使管理者和僱員提供了空間,讓他們能夠擺脫緊急情況,從而能夠更全面和策略性地思考工作、目標和發展機會。

更出色的結果:如果有機會或有要求報告進度,那麼問責制則會逐漸得以改進。

完美會面

第一步就是以管理者和僱員都能接受的方式進行此類會面。好的一對一會面並非千篇一律。也就是說,成功進行此類會面是有一定的指導方針的。

安排一個時間並堅持執行。不應該因為突然出現的小事就取消一對一會面。

選擇合理的頻率。對於一部份人來說,會面一個月一次足矣。但對於其他人而言,每星期一次會面可能會更合適。每個人都不一樣。

而且,環境也會發生變化。根據組織內外的情況,僱員的需求可能會出現劇烈變化。我們應該時不時地審視一下會面頻率是否合適。如果會面頻率合適,管理者和僱員就不應該常常覺得自己沒有理由去會面。

遵循書面議程。運作良好的一對一會面不會是自由開放的溝通,它們與任何其他優秀的會議一樣,需要遵循議程安排。一對一會面議程可能包含下列主題:目前項目、年度發展目標進展、目前挑戰等等。

讓僱員管理和記錄議程,使其全權掌控會面。作為管理者,您可能建立了初始議程形式。但在您完成之後,僱員就應該掌握與其一對一會面相關的文件。

定期重新評估。與其他任何事一樣,一對一會面也會變得枯燥乏味。因此,時不時檢查會面形式和頻率,並積極徵求反饋意見,瞭解哪些方面有用,哪些是無用的,這一點非常重要。

如果您已經放棄定期舉行一對一會面,或者無法從中獲取所需資訊,那麼該是時候重新審視這種會面了。最後,您還需要考慮,不組織會面的代價您真的能夠承受嗎?

在開始會議前先解決問題

一對一會面通常不會突然從沒有或不協調變成完美會面。因此,管理者應該準備好克服一切障礙。

障礙 1:僱員會對新的會面提出質疑。

解決方案:減少意外因素。

如果管理者從未組織過一對一會面,那麼這對於僱員而言可能會非常驚訝。為了避免僱員產生不確定和困惑感受,請在正式實施會面安排前與他們討論這個問題。「今年,我會更關注個人發展。接下來的一到兩個星期,我可能會提出會面要求,請大家做好準備。我相信,如果我與大家參與一對一會面,我們彼此都會因此受益。會面的頻率取決於你們大家的需要,以及我們共同的決定。」

障礙 2:僱員不負責會面的安排。

解決方案:告訴他們如何安排。

好的議程安排大大有助於對話的流暢進行。儘管僱員最終應該對遵循議程負責,但這需要時間。開始時,管理者可能需要提前描述他們希望看到的情況。「前幾次會面,我會準備好議程,一旦找到最佳狀態後,我計劃將此項重任交給你們。也就是說,你將需要在兩次會面之間確定好議程,並將會面時間安排的副本交給我。」

障礙 3:僱員回答問題時比較簡短或籠統。

解決方案:一定要具體。

管理者提出的問題越具體,對話就會越順利。例如,比起問「你在忙些甚麼?」,管理者可能應該說「說說現在進展最順利的是哪個項目並講述原因。」

障礙 4:僱員似乎不太積極。

解決方案:利用沉默。

在未能得到即時反饋時,管理者有時候會誤以為僱員不積極回應。重要的是管理者要記住他們已經知道這些問題。而僱員則是第一次聽說,他們可能需要時間消化和思考問題。在交談中適當的沉默是有必要的,管理者也應該學會適應偶爾的沉默,而不是在僱員無法立即給出回答時就重新闡述已經問出的問題。

Kate Zabriskie 是 Business Training Works Inc. 總裁。她和她的團隊幫助企業制訂客戶服務策略,並培訓企業人員,幫助他們達到既定目標。

聯絡人: Kate Zabriskie businesstrainingworks.com

 

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