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与您的员工安排一对一会议

Kate Zabriskie

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定期安排一对一谈话,建立沟通渠道。

办公室里只有我们两个人。我为什么要费心举行正式会面?我们面对面坐着就好。

我试着与员工团队分别会面,但他们都无话可说。况且,我们都是成年人,大家都清楚工作时应该做些什么。

管理者可以轻松列出一长串不与手下员工会面的理由。但是,理由再多也多不过定期与直接下属一对一会面的价值和重要性。

益处

有形的感激:时间就是金钱。腾出时间提前准备并与直接下属会面能够显示出管理者对员工的重视。

有益于思考:定期一对一会面使管理者和员工提供了空间,让他们能够摆脱紧急情况,从而能够更全面和战略性地思考工作、目标和发展机会。

更出色的结果:如果有机会或有要求报告进度,那么问责制则会逐渐得以改进。

完美会面

第一步就是以管理者和员工都能接受的方式进行此类会面。好的一对一会面并非千篇一律。也就是说,成功进行此类会面是有一定的指导方针的。

安排一个时间并坚持执行。不应该因为突然出现的小事就取消一对一会面。

选择合理的频率。对于一部分人来说,会面每月一次足矣。但对于其他人而言,每周一次会面可能会更合适。每个人都不一样。

并且,环境也会发生变化。根据组织内外的情况,员工的需求可能会出现剧烈变化。我们应该时不时地审视一下会面频率是否合适。如果会面频率合适,管理者和员工就不应该常常觉得自己没有理由去会面。

遵循书面议程运行良好的一对一会面不会是自由开放的沟通,它们与任何其他优秀的会议一样,需要遵循议程安排一对一会面议程可能包含下列主题:当前项目、年度发展目标进展、当前挑战等等。

让员工管理和记录议程,使其全权掌控会面。作为管理者,您可能建立了初始议程形式。但在您完成后,员工就应该掌握与其一对一会面相关的文件。

定期重新评估。与其他任何事一样,一对一会面也会变得索然无味。因此,时不时检查会面形式和频率,并积极征求反馈意见,了解哪些方面奏效,哪些只是无用功,这一点非常重要。

如果您已经放弃定期举行一对一会面,或者无法从中获取所需信息,那么就是时候重新审视这种会面了。最后,您还需要考虑,不组织会面的代价您真的能够承受吗?

在开始会议前先解决问题

一对一会面通常不会突然从没有 或不协调变成完美会面。因此,管理者应该准备好克服一切障碍。

障碍 1:员工会对新的会面提出质疑。

解决方案:减少意外因素。

如果管理者从未组织过一对一会面,那么这对员工而言可能会非常惊讶。为了避免员工产生不确定和困惑感受,请在正式实施会面安排前与他们讨论这个问题。“今年,我会更关注个人发展。接下来的一到两周,我可能会提出会面要求,请大家做好准备。我相信,如果我与大家定期一对一会面,我们彼此都会因此受益。会面的频率取决于你们大家的需要以及我们共同的决定。”

障碍 2:员工不负责会面的安排。

解决方案:告诉他们如何安排。

好的议程安排大大有助于对话的流畅进行。尽管员工最终应该对遵循议程负责,但这需要时间。开始时,管理者可能需要提前描述他们希望看到的情况。“前几次会面,我会准备好议程,找到最佳状态后,我计划将这项重任交给你们。也就是说,你将需要在两次会面之间确定好议程,并将会面时间安排的副本交给我。”

障碍 3:员工回答问题时比较简短或笼统。

解决方案:一定要具体。

管理者提出的问题越具体,对话就会越顺利。例如,比起问“你在忙些什么?”,管理者可能应该说“说说现在进展最顺利的是哪个项目,为什么。”

障碍 4:员工似乎不太积极。

解决方案:利用沉默。

在未能得到即时反馈时,管理者有时候会误以为员工不积极回应。重要的是管理者要记住他们已经知道这些问题。而员工则是第一次听说,他们可能需要时间消化和思考问题。在交谈中适当的沉默是有必要的,管理者也应该学会适应偶尔的沉默,而不是在员工无法立即给出回答时就重新阐述已经问出的问题。

Kate Zabriskie 是 Business Training Works Inc. 总裁。她和她的团队帮助企业制定客户服务策略,并培训企业员工,帮助他们达到既定目标。

联系人: Kate Zabriskie businesstrainingworks.com

 

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