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員工會議比您想像的更有用處

Kate Zabriskie

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您可以像以下這樣改善您的員工會議。

我坐在他們旁邊。我們不需要開員工會議。

我過去開過員工會議,但後來我們就不開了。因為大家都沒甚麼可說的。

我們開的會已經夠多了。當然不想再開一個。

出於各種各樣的原因,許多經理都不會召開定期員工會議。而且,那些定期開會的經理也並沒有充分發揮員工會議的作用,這非常糟糕。好的員工會議應能夠讓團隊凝聚在一起,調動員工積極性,並讓他們以臨時互動無法做到的方式參與進來。

那麼,如何將停滯沉悶的員工會議轉變成一個高效的管理工具呢?

第1步:將日常工作與組織的目標聯繫起來

除了傳遞訊息外,員工會議還應提供適合的機會,將您團隊的日常工作與組織的目標聯繫起來。如果您認為,「我的手下知道他們的工作符合我們的整體目標」,那麼您可能錯了。

實際上,如果您問您小組的人你們組織或部門的目標是甚麼,不要感到驚訝,您聽到的答案將會跟房間裏的人數一樣多。(而您卻認為您在員工會議上沒甚麼可說的!討論目標就是一個很不錯的話題。)

目標即是您做您目前所做之事的原因。您可以在會上解釋員工所從事的工作在哪些方面符合組織的大目標,然後將他們的工作與這個目標聯繫起來。倘若組織的領導層談論員工工作的重要性,員工通常會更享受他們的工作。而且如果他們經常接到有關目標,以及哪些類型的活動有助於實現目標的提示,他們將能夠做出更好的選擇。

第2步:突出說明相關指標

將工作與目標相聯繫通常可以在團隊同等重視軼聞和分析資訊時起到最大效用。如果您目前沒有追蹤統計結果,請立即開始。具體追蹤哪些內容取決於您的業務是甚麼。但是,不論您作何決定都應該明確對準大目標。

第3步:遵循一定模式並輪流分配責任

成功的員工會議通常依照一定的模式,例如查看每星期指標、分享上層的資訊、表彰成功,以及參與建立團隊活動等等。透過制訂並遵循一定的模式,經理可以幫助他們的員工瞭解會議內容。

員工清楚會議模式後,許多人便能夠召開會議,因為他們透過觀察掌握這項技能。然後經理便可以自然而然地將會議職責分配給不同的人。透過委派,經理將可以釋放自己的時間,並讓員工有機會培養他們自己的技能。

第4步:慶祝成功

許多組織都非常缺乏感激的氛圍。透過員工會議,經理和員工可以定期地表達自己的感激之情。

「我想感謝一下Tom,他昨晚加班熬夜到很晚。正是因為他的付出,我才能夠抽出身去參加家長會。」

「Maryann的PowerPoint演示文稿做的非常好。我想感謝她幫我精心準備了在會上演示的幻燈片。她挑選的圖片非常驚艷,讓其他人所用的圖像黯然失色。Maryann的工作著實提升了我們公司的形象。」

涓涓細流般的真誠感謝可以提高員工的參與性。注意一定要真誠。大部份人都可以輕而易舉地發現虛情假意的讚賞。真正的表揚要具體。

適當得體的表揚還會將行動與結果相連。當人們知道他們的行動如何幫助帶來成效時,他們會更加感激得到的表揚。在您的員工會議中加入表揚環節可以確保您定期付出時間表彰員工的工作。

第5步:聚焦學到的經驗教訓及持續改進

員工會議應為員工提供分享經驗教訓的機會,以便幫助實現持續改進。首先,人們可能不願意分享不足之處。但是,如果您遵照了第4步,您應該開始逐步在您的團隊中建立起更好的溝通和信任感。模擬這個過程就是很不錯的起步點。

「這個星期我學到了一些東西,我想跟大家分享一下。我和一位客戶打了一個電話,這件事我本可以做得更好。我想跟大家說說發生了甚麼,然後討論下未來再碰到這類事件時應該如何處理。」

這個練習您做得越多,得到的收穫將會越大。

第6步:制訂日程並嚴格遵守

幾乎每個人都可以在某些時候遵循前五個步驟,但那些能充分發揮員工會議作用的人會始終堅持如此。他們會發佈會議日程,並予以嚴格遵守。

他們可能時不時縮短會議或者重新制訂日程,但他們絕不會輕視任何一次將團隊聚在一起的機會。

良好的員工會議不是毫無價值、可以敷衍了事的活動。相反,如果善加利用,它們將成為一種高效的管理工具。那麼您打算怎樣召開您的員工會議呢?

Kate Zabriskie是Business Training Works Inc.的總裁。她和她的團隊致力於幫助企業制訂客戶服務策略,並為他們的員工提供培訓,指導其履行對客戶的承諾。

聯絡人: Kate Zabriskie businesstrainingworks.com.

 

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