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在外回覆訊息,將個人化元素加入其中

Matt Pais

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如何在休假期間建立與眾不同的電子郵件回覆訊息。

在度假時,大多數人都會準備一個通用的外出電子郵件回覆,類似於以下這種:「感謝您的留言。到之前我將不在辦公室,回來後我會立即回覆您的訊息。」

而另一方面,來自英國London(倫敦)具有20年會齡的MDRT會員Alessandro M. Forte,Dip PFS,CSP卻在最近一次度假中這樣分享道:

「感謝您寄來的電子郵件。

「我現在正在度假,不在辦公室,我知道,我應該說我不方便存取電子郵件,在我回來之前可能無法及時回覆您的訊息,但這並不是真的。其實我身上一直帶著iPhone,如果需要,我是可以回覆訊息的。但我得接受一個事實,就是我很可能會因為處理一些緊急事務而不時中斷我的假期。

即便如此,我答應過我的「伴侶」,我會儘可能斷開與外界的聯絡,遠離繁務,盡情享受我們的假期;老實說吧……我很怕她!!

如果您的電子郵件真的很緊急,並且需要我在休假時回覆,請寄送電子郵件給我的助理。不然的話,我只能在度假回來,休息充足,感到精神煥發、精力充沛時,回覆您!」

立竿見影的成功

Forte注意到外出留言變得越來越無聊乏味,於是便有了這麼一個構思。在離開辦公室後的頭五日,他設計的新訊息得到了23條回覆,所有這些回覆都是正面的。

「一位我們一直很想請他做我們介紹人的律師說,『哈哈,這是我見過的最有意思的外出留言!』」Forte說道。「24小時過後,他給我們介紹了一位新的客戶。」

他還補充說,人們會留意那些與眾不同的東西,並且欣賞他構思的新穎外出留言方式,因為這種留言給人的感覺很人性化、很幽默、很誠實。潛意識裏,人們會覺得Forte這個人和他的業務能力很值得信賴。

保持平衡

儘管如此,Forte指出要經營自己的生意很難與外界斷開聯絡,他每日會留出一小時的時間來查閱電子郵件,然後僅回覆最緊急的訊息。這讓他能夠在工作和家庭時光之間達到必要的平衡,而客戶也知道他正在休假。

「只要您有人可以在您不在時幫助處理事情,那麼大多數事情都可以輕鬆解決」,Forte 如是說道,「如果您問大部份有『緊急』事務需要處理的客戶,『這個事情可否暫緩幾日,等我回來再處理?』,10 個中有 9 個會說可以。」

聯絡人: Alessandro Forte sandro@forte-financial.co.uk.

 

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