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员工会议比您想象的更有用处

Kate Zabriskie

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您可以像下面这样改善您的员工会议。

我坐在他们旁边。我们不需要开员工会议。

我过去开过员工会议,但后来我们就不开了。因为大家都没什么可说的。

我们开的会已经够多了。当然不想再开一个。

出于各种各样的原因,许多经理都不会召开定期员工会议。而且,那些定期开会的经理也并没有充分发挥员工会议的作用,这非常糟糕。好的员工会议应能够让团队凝聚在一起,调动员工积极性,并让他们以临时互动无法做到的方式参与进来。

那么,如何将停滞沉闷的员工会议转变成一个高效的管理工具呢?

第1步:将日常工作与组织的目标联系起来

除了传递信息外,员工会议还应提供适合的机会,将您团队的日常工作与组织的目标联系起来。如果您认为,“我的手下知道他们的工作符合我们的整体目标”,那么您可能错了。

实际上,如果您问您小组的人你们组织或部门的目标是什么,不要吃惊,您听到的答案将会跟房间里的人数一样多。(而您却认为您在员工会议上没什么可说的!讨论目标就是一个很不错的话题。)

目标即是您做您当前所做之事的原因。您可以在会上解释员工所从事的工作在哪些方面契合组织的大目标,然后将他们的工作与这个目标联系起来。倘若组织的领导谈论员工工作的重要性,员工通常会更享受他们的工作。而且如果他们经常接到有关目标以及哪些类型的活动有助于实现目标的提示,他们将能够做出更好的选择。

第2步:突出说明相关指标

将工作与目标相联系通常可以在团队同等重视轶闻和分析信息时起到最大效用。如果您当前没有跟踪统计结果,请立即开始。具体跟踪哪些内容取决于您的业务是什么。但是,不论您作何决定都应该明确对准大目标。

第3步:遵循一定模式并轮流分配责任

成功的员工会议通常依照一定的模式,例如查看每周指标、分享上层的信息、表彰成功,以及参与团建活动等等。通过制定并遵循一定的模式,经理可以帮助他们的员工了解会议内容。

员工清楚会议模式后,许多人便能够召开会议,因为他们通过观察掌握这项技能。然后经理便可以自然而然地将会议职责分配给不同的人。通过委派,经理将可以解放自己的时间,并让员工有机会培养他们自己的技能。

第4步:庆祝成功

许多组织都非常缺乏感激的氛围。通过员工会议,经理和员工可以定期地表达自己的感激之情。

“我想感谢一下Tom,他昨晚加班熬夜到很晚。正是因为他的付出,我才能够抽出身去参加家长会。”

“Maryann的PowerPoint 演示文稿做的非常棒。我想感谢她帮我精心准备了在会上演示的幻灯片。她挑选的图片非常惊艳,让其他人用的图像黯然失色。Maryann 的工作着实提升了我们公司的形象。”

涓涓细流般的真诚感谢可以提高员工的参与性。注意一定要真诚。大部分人都可以轻而易举地发现虚情假意的赞赏。真正的表扬要具体。

适当得体的表扬还会将行动与结果相连。当人们知道他们的行动如何帮助带来成效时,他们会更加感激得到的表扬。在您的员工会议中加入表扬环节可以确保您定期花时间表彰员工的工作。

第5步:聚焦学到的经验教训以及持续改进

员工会议应为员工提供分享经验教训的机会,以便帮助实现持续改进。首先,人们可能不愿意分享不足之处。但是,如果您遵照了第 4 步,您应该开始逐步在您的团队中建立起更好的沟通和信任感。模拟这个过程就是很不错的着手点。

“这周我学到了一些东西,我想跟大家分享一下。我和一位客户打了一个电话,这件事我本可以做得更好。我想跟大家说说发生了什么,然后讨论下未来再碰到这类事件时应该如何处理。”

这个练习您做得越多,得到的收获将会越大。

第6步:制定日程并严格遵守

几乎每个人都可以在某些时候遵循前五个步骤,但那些能充分发挥员工会议作用的人会始终坚持如此。他们会发布会议日程,并予以严格遵守。

他们可能时不时缩短会议或者重新制定日程,但他们绝不会轻视任何一次将团队聚在一起的机会。

良好的员工会议不是毫无价值、可以敷衍了事的活动。相反,如果善加利用,它们将成为一种高效的管理工具。那么您打算怎么召开您的员工会议呢?

Kate Zabriskie是Business Training Works Inc. 的总裁。她和她的团队致力于帮助企业制定客户服务战略,并为他们的员工提供培训,指导其履行对客户的承诺。

联系方式: Kate Zabriskie businesstrainingworks.com.

 

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