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如何正確描述工作

Michael DePilla

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創建詳細的博文和手冊為整個團隊設定期望並提供清晰度。

無論誰先說出關於緩慢招聘並不是指提出一個獨特職位所需時間的陳詞濫調,寫一份工作描述並為一個對應的陌生人制定入職計劃。然而,要專註於評價你的求職人員這一更重要的任務——包括你聘用他們之前和之後——你需要在幕後過程中儘可能有效率。

為此,經營自己工作室的顧問發現了一點前端用於製作辦公室手冊和工作描述的額外工作隨著時間的推移一定會有高收益。這樣做確保你的員工確切地知道問及他們的問題是什麼,在員工離職的情況下避免混淆,並保持每次以相同的方式執行同一個任務都能保持一致,無論誰執行任務。但請記住,一份優秀的工作描述需要時間和精力。自己制定工作描述會太繁忙?把它轉包!

「人類是了不起的學習型生物。 任何有積極性且有適當認知能力的人都可以學會做任何工作。」
— Kim Ruyle

William T. Spencer, CFP, AIF(來自於馬薩諸塞薩德伯里,會齡10年)將自己的工作描述寫作工作轉包給一家培訓公司,並且在此後看到求職人的質量和數量都有明顯增加。「我們在過去招聘,當你將過去的招聘與諮詢公司能做的事相比,在吸引人們興趣方面確實有明顯區別,」他說。「付錢讓別人把工作描述寫得很精明,你真的只需付一次錢,然後就擁有工作描述。」

提到撰寫辦公室手冊,John P. Enright(來自於紐約雪城,會齡18年)將自己辦公室手冊的創建工作轉包給了商業開發公司Wisdom Link。在此過程中,他將一個普通三環活頁夾轉變為一個有圖片、逐步描述和視頻的動態網站,該網站詳細講解了如何處理從辦公室任務到客戶會議的所有事情。

Enright稱其為「戰術手冊,」現在它是Enright六人工作室中每位員工的首選信息來源。他注意到了全體人員的進步,包括員工間的困惑也減少了。「我收到的問題量明顯減少,因為他們知道問我之前先查看網站,」他說。

事實也證明,創建這樣的網站是評價新員工和加快他們入職的好方法。「對新員工來說,這是一個很好的培訓過程,」他說,「因為他們可以在不用辦公室其他人的幫助下輕鬆且快速地學習怎樣做事。」

工作描述的利與弊

寫工作描述時,首先要問的問題之一是,「寫工作描述的目的是什麼?」兩個主要原因就是吸引新員工,或作為一種工具讓員工知道公司對他們的期望。

Inventive Talent Consulting(總部位於佛羅里達,提供人才管理和組織發展服務)總裁 Kim E. Ruyle 討論了對工作描述的兩種用途的建議。

招聘工具。在這種情況下,典型的工作描述包括一個職責或可交付成果部分,和一個技能和資歷的附加部分。「公司傾向於過度重視這兩個方面。你無法描述員工在工作中所需的一切,」Ruyle說。「這通常更好,特別是中級別及以上職位,留給經理一些自行決定權並讓他們說,『這是這項工作的主要可交付成果。』」

Ruyle還建議不要誇大工作需要的技能和資歷,這只會阻止人們求職。「人類是了不起的學習型生物。任何有積極性且有適當認知能力的人都可以學會做任何工作,」他說。

在工作中。有時工作描述被用作管理工具,但是過於依賴工作描述存在風險,Ruyle說。「每位經理的主要工作就是讓員工知道公司對他們的期望,這應該通過頻繁和有意義的對話完成,」Ruyle說。「當我們試圖將事情歸結為經理的方法時,可能會導致經理放棄自己的職責。」

工作辅助与工作描述。這並不是說檢查表對員工做自己的工作沒有用。「你可以有檢查表、流程圖、決策表,及任何能簡化工作認知部分的工具,」Ruyle說。「所以如果我是工作新人,我可能需要一份備忘單。這不是工作描述,是工作輔助。」

 

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