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Juliet Funt

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我們處在一個忙碌不已的時代,人們很少花時間停下來思考。在本次會議中, Funt 要求你自問什麼是可以放棄的,以及減少尋求行動和控制的時間將如何使你受益。閒暇時刻所做的策略性停歇,一個小小的改變可能會產生大大的影響。

我家有三個神奇的小男孩,他們有藍色的眼睛,對世界充滿好奇。他們出生於加利福尼亞州比華利山雪松-西奈醫療中心 (Cedars-Sinai Medical Center)。在這個現代化的高檔醫療中心,自然分娩與平時的不同只在於此時您不需要化妝。這是真的。這裡有地球上最幸福的產房。這裡沒有大汗淋漓,沒有痛苦尖叫;每個人都是伴著花香,打著點滴。

於是,我們將小寶寶放進兒童座椅,開車回家。再後來,寶寶開始爬行、走路、說話,我的寶寶話特別多。他們開始一種「小兒複讀機」模式。當他們學會一個片語後,他們會不斷重複,直到把您逼瘋。我們會休息一天外出,老大 Jake 一路上喋喋不休,無論是在銀行裡還是在超級市場,樣子很可愛。

坐到車裡,他如果看到什麼東西,就立刻開始複讀機模式:「媽媽,紅色的消防車。媽媽,紅色的消防車。媽媽,紅色的消防車。媽媽,紅色的消防車。」有一天,我想著,天哪,我這兒子幾乎無時無刻不在說話,他就算是停下來換口氣,也是在等著我立刻回應他。然後我似乎想明白了,我對自己說道,我這兒子幾乎無時無刻不在說話,他就算是停下來換口氣,也是在等著我立刻回應他我丈夫和我相遇之後一定也是這樣的感受。

回家後,我找到我可愛的丈夫 Lorne。我和他一起坐在沙發上,我問道,「親愛的,今天我和 Jake 一起開車外出。我突然有一個想法。我想您和我相遇之後一定也是同樣的感受。」他眼眶濕潤了,抬頭看著天花板,說道:「感謝您,耶穌。」我們一家都是猶太人。

這是真的。我想告訴大家的是:相比於女性,男性更容易忍受對話中的沉默,或者是小空隙、間隔時間。但現在,我們所有人都越來越不習慣生活中空閑的時光,不希望對未來毫無準備。我們的聯絡越來越頻繁。我們的日程越來越滿。我們腦中思緒越來越多,我們已經很久沒有停歇過了。

我們越來越習慣生活工作安排得滿滿當當。如果我們退一步思考,就會發現我們的時間岌岌可危。會議、電郵以及無處不在的智能手機佔據了我們大量的時間,弄得美國職場筋疲力盡,像縣集市美食廣場裡放久了的油炸食物。

每天瞎忙的背後,創新和創造的源泉不斷枯竭。家人之間的溝通變得困難。大人們在晚飯時也不得停歇,似乎有一根隱形的繩子把他們牢牢綁在辦公室裡。孤獨的小孩子別無他法,只能在螢幕裡尋找溫暖慰藉。

這正是我們所謂「不知足文化」那令人擔憂的現象,永不滿足我們所做的一切。在不知足的文化氛圍中,我們的每一天都處於被動的忙碌之中,這是個大問題。如果有才能的人沒有時間進行思考,這無疑會對企業產生不好的影響。

我想挑戰您。您記不記得上一次您看到公司的同事在思考是什麼時候?如果您恰巧碰見別人在那裡獨自哼著歌,您會怎麼做?您是否會打電話聯絡醫護人員?您是否會通知媒體?我們不知道什麼樣的姿勢最適合思考。但思考能改變一切。這放之四海而皆準,比如說金融業、醫藥衛生和零售行業。我們每天都在不斷地奔跑。

這很可笑,這造成了哪些損失呢?這讓您失去了什麼呢?您的公司是否因此喪失了創造力,生產力降低,員工缺乏參與感?

每天不斷的超負荷工作到底為我們帶來了什麼?將我們帶到了何處?我來告訴大家這個答案。

在威利狼與嗶嗶鳥動畫裡有這樣一個場景:威利狼跑下懸崖,之後它神奇地懸在半空中,這時它可以選擇趕忙爬回懸崖邊,或是墜落懸崖,摔落河床上。這正是我們所面臨的境況。在這一刻,我們可以選擇投降認輸,承認「工作就是這樣的」,或者另闢蹊徑,尋找不同的答案。我想要分享一條新的路。

這條路的秘訣在於「空白時間」。空白時間是什麼?我們可以選擇在各項活動之間有策略地暫停。這可能是半秒鐘、一秒鐘、三秒鐘,或者是半小時。這些空白時間穿插在每天忙碌的工作之間,幫助我們找回無限的創造力和參與感。它們正如物體燃燒時不可或缺的氧氣。您的工作暫停了,但並不意味著腦袋空空。在空白時間中,您的大腦仍然保持活躍清醒。

如果在空白時間內對大腦進行核磁共振成像掃描,我們會發現大腦的神經元處於興奮且複雜的活動狀態。在空白時間內,這些神經元活動會幫助我們反省過去,激發創造力。

空白時間這一術語的靈感源自日歷上日期間的空白區域。如果日歷上某一天的空白部分越多,那一天的工作效果就越好。但您可能又在擔心,現在您每天又多了一件操心事,您需要考慮如何擠出空白時間,正如每天想著如何安排健身時間一樣。然而事實並非如此。

今天,我們將一同學習如何減少不必要的工作,無需多做努力,空白時間就會自然出現。在學習如何獲得空白時間前,首先需要後退一步。我們首先要了解空白時間是如何消失的。如果我們不知道是什麼偷走了空白時間,以及造成空白時間稀缺的原因,我們將無法守住來之不易的空白時間。

原因之一是適應社會潮流。我們會跟隨潮流。別人做什麼,我們做什麼。現如今,我們每天忙得不可開交,同時做好幾件事,眼睛離不開顯示螢幕。我們來看這組畫面:[影音資料] 當一天的工作結束後,人們會把工作帶回家。所有人都在說潮流新詞「好吧!好吧!」。每天,人們都像啄木鳥一般不停查看自己的電郵。所有人都在說潮流新詞「好吧!好吧!」。我們都學會了這個詞。每個人內心都給自己上緊了發條,不斷催促自己快一點,再快一點。我們終於趕上飛機,趕忙把行李塞到頭頂的行李櫃中,害怕讓別人多等一秒鐘。別人做什麼,我們做什麼。

但是我們為什麼選擇這樣做?我們有很多選擇。我們可以選擇一年帶薪休假 25 天。但是我們不會這樣做。我理解的原因是這樣的。接下來,我會向大家展示一張幻燈片。幻燈片的內容比較複雜,但是我只希望大家能夠看到其中的流動性和複雜性。我們認真研究過為什麼適應潮流會導致人們超負荷工作。我們發現了 33 個壓力來源。

我們將這張圖稱作「攻擊圖」,上面展示了 33 個壓力來源,這些壓力會層層滲透,產生巨大的影響。[影音資料] 行業的壓力會滲透到您的企業價值中,進而影響高層領導的行為,在產生一系列影響後,最終形成各種複雜壓力,如洪水般向您湧來。這不是一個簡單的問題。

如果大家仔細看這張圖,逐一分析造成這些壓力的因素,就會發現它們分為四大類。我們將這些因素稱為「生產力竊賊」。這四類因素包括:動力、卓越、資訊和活躍。我們為什麼將之稱為竊賊?這些都是積極正面的因素。動力、卓越、資訊、活躍都是我們的優點。缺少這些,我們的工作將無法繼續。不具備這些特徵的員工我們也不會聘用。

我們之所以將之稱為竊賊,是因為是它們很容易越界。在極端的情況下,它們會削弱員工的生產力。結果,動力變成了阻力;卓越變成了完美主義;資訊出現超載;活躍也變成了瘋狂。它們引誘我們改變原來的步伐,承受新的壓力,降低我們的工作效率。

如果您希望獲得更多的空白時間,您需要學習如何針對性地控制動力、卓越、資訊和活躍這四個因素,讓它們為您所用。如何才能做到呢?在開始新的方法前,我們要觀察,仔細觀察。觀察動力、卓越、資訊和活躍在何時會讓您面臨超負荷情況。觀察這些渴望是否來自於內心。換言之,這些竊賊是我們個體人格的重要組成部分,每個人的心中或多或少都居住著這些竊賊。

我來舉個例子。我總喜歡以自己為例。我內心最強大的竊賊就是追求卓越。我是一個不折不扣的完美主義者。同時,我也愛完美主義者。我愛他們,也愛自己,因為我們創造了如此多卓越美好的事物,我們不遺留任何缺陷,這太完美了。是的,這可能會變成強迫症。即使是把強迫症的縮寫 OCD 寫成 CDO 這樣的小錯誤,也會讓我覺得很不舒服。我們把自己逼得太緊。

現在,這就是我心頭最大的竊賊,我每天都要和它作鬥爭。它們全都有利有弊。您心裡有哪些竊賊呢?

第二步要做的就是設定過濾器。過濾器存在於我們的內心,能讓您不再輕易地向竊賊投降。今天我將要教授的過濾器都旨在幫助大家做減法。什麼是做減法呢?我們的目標是減輕負擔,剔除不必要的事物、不必要的待辦事項和活動,報告、簽署同意、會議、電郵、短訊等等。這樣才能夠提升您的能力。

為了激發和引導您投入這種思維方式,請想象一下,如果我們可以將您的團隊 3%-8% 的時間神奇地放回銀盤上,您會讓他們怎樣運用這些時間?您會要求您的團隊成員做什麼?我相信您能夠做到,但您必須剔除一些東西。有四個問題可以幫助我們設定用來在工作中獲得空白時間的過濾器。我們將之稱為簡化問題,其中包括:

  1. 有沒有哪些我能夠放手的事情?
  2. 有哪些事情有足夠好的標準?
  3. 我真正需要知道的事情有哪些?
  4. 我的注意力需要放到哪些地方?

我現在就可以從心裡向大家承諾,只要找到這四個問題的答案,您便可以一勞永逸,從根本上改善您的工作方式。您會發現它們其實和上文提到的竊賊關聯緊密。克服動力竊賊需要解答:有沒有哪些我能夠放手的事情?克服卓越竊賊需要解答:有哪些事情有足夠好的標準?克服資訊竊賊需要解答:我真正需要知道的事情有哪些?克服活躍竊賊需要解答:我的注意力需要放到哪些地方?

下一步該做什麼呢?我們來選擇其中一個問題,將問題拆解開來進行詳細分析,然後討論如何在現實世界解決該問題。首先,有沒有哪些我能夠放手的事情?切記,這也適用於整個團隊或整個公司。有沒有哪些能夠放手的事情?有沒有哪些我們能夠放手的事情?

《哈佛商業評論》的一項研究表明,一位典型的知識工作者一天有 41% 的時間在完成低價值的任務。他們會這樣問自己,「為什麼委派任務這麼難?為什麼放手這麼難?」但這與我們在公司中做什麼並不相關。我們會自行添加很多任務和方案,延長工作流程。我們不會做減法。我們永遠在添東西,不斷地添東西。如果您希望有更多的空白時間,就需要從團隊和公司的底層開始著手,並思考這個問題:有沒有哪些我能夠放手的事情?有沒有? 有什麼提議?所有的事情都可以放手。列出待辦事項清單後,問自己這樣一個問題:哪些真的不需要做?或者哪些不需要現在做?

您面臨各種各樣的活動——您需要做很多的事情。哪些報告是真正需要的?您是否需要答應每一位內部客戶的請求?您可不可以將任務外判出去?咬文嚼字、打斷別人說話或者過度協作等習慣是否會導致您無法做出正確的決策?不要放過任何一個細節。

我現在想要教大家一個全新的方法來試著放手。您必須學會「縮短周長」,意為必須確保您所有的努力,您卓越的能力不會浪費在工作職責以外的事情上。這些事情不屬於您的職責。說實話,我在這方面表現很差勁。我總是想要參與所有的事情。

有一次,我在會議上發表主題演講。演講結束後,我開始四處閑逛。突然間,一個小組討論室引起了我的注意。它的主題叫做「重造控制狂」。我走進去找了個位子坐下。發表演講的是一位名叫 Tony Robbins 的勵志演說家。他說道,「控制欲極強的人,如果不斷重複做一件事,那麼他的控制能力就會減弱。他們必須學會在別人做不好一件事的時候,袖手旁觀。」這話簡直令我作嘔!這怎麼可能實現呢?事實上,我嘗試過,但失敗了。我再嘗試,再失敗。我不斷地嘗試,不斷地失敗。

現在場景切換到聖誕節,在我媽媽的家裡。我們正在進行節日布置,是啊,我們多像猶太人:準備烤鵝;裝飾大廳;放聖誕歌。向來如此。我的媽媽和哥哥都在。我一直很難解釋………怎麼說呢?向來如此。在媽媽和哥哥的映襯下,我一直是一個有能力的人。我不知道這樣說是否準確。

當時,媽媽和哥哥在用鋸齒剪刀裁剪包裝紙,準備把聖誕禮物包起來。他們認為用鋸齒剪刀包禮物應該很有趣。後來,剪刀被封了起來。嶄新的剪刀被封在了塑料包裝裡。恐怕世界上沒有人可以打開那個包裝。作為家裡總是能解決問題的成員,一個想法突然閃過我的腦海。為什麼不拿別的剪刀把包裝頂部剪掉?不知為何,那個在分組討論室內發表演講的人出現在我的腦海中,於是我想,嗯,不要插手,不要插手,不要插手。然後,我就只是坐在一邊看著他們。

看他們試著用嘴去咬,用叉子去撕。我坐在椅子上,腦海裡想的都是,把上面剪掉,把上面剪掉,把上面剪掉。但您知道嗎?沒有人會因此死去。我的聰明才智被放在一邊,無人理會。可實際上沒人因此死去。說實話,這讓我感到無比的輕鬆。這對我來說,變成了空白時間催化劑,成了我新的愛好。我會在機場和超市閑逛,尋找做著蠢事的人,然後袖手旁觀。

當然,這是個玩笑。我想要幫助大家學會如何「縮短周長」,如何在腦中設定一個過濾器,不斷問自己,這是不是我的工作?這會變成一個絕佳的空白時間催化劑。如果您總是想多管閒事,只要想想您所做的一切並不在您的職責範圍內,而且會削弱您的能力,您便能控制好自己。在家裡也是如此。回到家後,您發現洗碗機裡裝滿了碗碟,但是方向反了,沒有對準噴嘴。您要做的就是立刻走開。對,走開。

這種無意間的舉動是造成您缺少空白時間的原因之一。避免這種舉動的一個辦法就是運用數學知識。我們所有人都假裝工作就應當如此,但事實上,這樣做的成本很高。比如,一家雇員達 10,000 人的公司想要每年節省 5,000 萬美元。這看上去是一個無法企及的目標,但如果細分到每個人身上,就會發現這完全是可行的。如果一名雇員一年的工資是 80,000 美元,折算後的小時工資就是 40 美元。但這名雇員會為公司創造三倍的價值,也就是 120 美元/小時。

如果我們保證這名雇員每天能少做 10 分鐘無意義的工作,比如說減少接收到的抄送電郵數量,就能多賺 20 美元。每分鐘就是 2 美元。按照一年來算,就是 5,000 美元。整個企業有 10,000 名雇員,那麼每年就能多賺 5,000 萬美元。

上面是以公司為例,那麼接下來我們來看看在團隊中的情況如何。我們正在與醫藥行業的諮詢客戶合作。他們想要解決的是「有沒有哪些我們團隊能夠放手的事情?」與很多人一樣,他們的第一反應是:沒有,所有事情都很重要。在我們的不斷逼問下,他們終於想到一件事,「我們有一個月度報告。團隊員工每個月都要花 1 小時來完成月度報告。我們的團隊有 100 人。這些報告最終會被精煉為三行文字提交給 CEO。但事實上,CEO 甚至可能都不會看這個報告。我們可能會取消月度報告。」他們的確這樣做了。

之後,他們進行了計算,一共 100 人,每人每月節約 1 小時,那麼一年就可以節約 1,200 個小時,等同於一個全職員工一整個月 60% 的工作時間。此外,讓雇主更興奮的是——因為它是由整個團隊裡各一小部分的自由人才和能力建立起來。這些數據有力地證實了空白時間的益處。

我們要反覆琢磨,不放過任何一個細節。有沒有哪些我們能夠放手的事情?我們找到了竊賊,提出了問題,並且詳細分析了其中的一個問題。現在,我想要展示一個實踐空白時間的例子。

今天我要與大家分享的實例有關一個能夠對您產生攻擊的工具。什麼樣的工具能對您產生攻擊呢?主要是一些支援性的系統和設備,它們宣稱可改善您的工作方式,但實際上,它們的作用是模糊界限,佔據我們的時間和資源。電郵、會議、短訊甚至團隊合作都可能對您產生攻擊。

我們以電郵為例。我們每分鐘要發送兩億零四百萬份電郵,而且每一封都很重要。您難道不愛那個給您發送電郵,然後走過來跟您說,「我剛給您發送了封電郵。您想不想知道我寫了什麼」的那個人嗎?大多數人會抱怨電郵太多,但我們可以從不同的視角看待這個問題。我們認為電郵最大的問題在於,電郵是我們共同參與的,因此我們無法拒絕實時回覆。電郵變成了聊天工具。

這不是電郵設計的初衷。電郵設計的初衷是有意避免同步工作。這就好像我在自己有空時給 Steve 發了個球。乒。然後 Steve 在他有空時會回覆我。乒。這對雙方而言都沒有壓力。後來,一些在咖啡因作用下精神亢奮的工作狂人決定加快覆郵回覆速度,讓收發電郵變成一項競技運動,覺得這樣很有趣。現在,大部分人都需要一整天守在電腦面前,刷新收件箱,一直陷入乒乒乓乓的節奏,大家都想儘可能快地回覆別人的電郵,以免失分落後。這簡直是一場災難。這讓我們無法開展哪些需要思考的深層次工作。

我們該怎麼辦呢?我的一個方法是使用「NYR」代碼。NYR 代碼指的是各種提示。在您發送電郵時,可以在主題中添加這些提示,向收件人說明電郵的緊急程度,以免對方誤以為電郵急需回覆。NYR 的意思是「需要回覆」,您可以寫在電郵主題中。NYRT 是指「需要今天回覆」。NYRQ 是指「需要儘快回覆」。NYRNBD 是指「需要下個工作日回覆」,這是我的最愛。我們都需要出差,我們都很忙。比如說,您在星期日寫好電郵,然後飛到另一時區出差。您不想把電郵存為草稿,而是直接標上 NYRNBD 發送出去。您透過這樣的方式告訴您的團隊,您不需要為了回覆電郵,在禮拜天放下手中的鍋鏟,也不要放棄燒烤,更不要在半夜爬起來。第二天再處理也來得及。

如果我們有一根魔杖,我們會把做生意的過程變得可靠。我會將所有的聰明才智、創造力,企業內所有的美好事物、注意力都匯集在一起,造福整個公司。同時,這也會造福每一個基層員工。

我們之前展示的那張攻擊圖中,所有的壓力對我們都是不利的。但是我們現在希望大家想象的是這樣一幅圖,其中列滿空白時間的益處。如果公司的架構流程充分考慮員工個人的步伐節奏,而不是將員工視為機器,哪幅圖能夠讓高層領導有時間專注於公司的戰略,並審視自己的盲點?哪幅圖能夠讓基層員工提高創造力、生產力以及參與度?哪幅圖能夠讓員工受益?為他們帶來不可思議的超越工作體驗?這就是我們希望空白時間能起到的作用。

希望大家都能行動起來。

Funt

Juliet Funt 是WhiteSpace at Work的總裁。這是一家培訓和諮詢的公司,幫助組織、領導者和員工推翻業務常規來擴展他們的創造力、生產力與參與度。因其發人深省的內容和能立即採用的實用工具,她已經在處理生活與工作問題的“超載時代”中成為全國公認的專家。她的客戶包括許多《財富100強》企業並且擴及多個不同行業。

 

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