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“我可以" 文化

Jeremy Mark Wellington, Dip PFS, Dip CII

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溝通、態度、數字、奉獻、組織:是Wellington用來建立正面的辦公文室化的“我可以”公式。在本次會議中,他闡明了這五個要素如何與他的實踐中的創意樂觀和成功相結合。

今天來到這裡,我想告訴大家如何創造一種積極的“我可以”文化,這種文化需要建立在一系列特定的技能基礎上,而這些技能是我在漫長的職業生涯中獲得,使我有機會在大家面前分享這些資料。在演講的最後我會給大家介紹一個方法,雖然非常簡單,但卻幾乎使我每天可用的時間多了近兩倍!

“我可以”包括溝通、態度、數字、投入度和組織能力,這些都是相互聯係的技能,可以讓這裡的每個人即刻對自己的心態和工作實務作出簡單的改變,以改善結果。

溝通 — 我們都會收到許多電子郵件和很多要求,需要我們立刻回應!我們需要控制自己的時間,因此永遠不要馬上回復電子郵件;否則你會使別人產生一種不切實際的期望。使用“不在辦公室”(自動回復功能),告訴人們你什麼時候會處理這些郵件,可能每周只有兩天,也許是在一天中特定的幾個小時。你將很快恢復對於收件箱的控制。

至於年度回顧,我相信這裡的大多數人每年至少會檢討一次客戶的進展,這是一種值得提倡的做法。我至少已經有五年沒有召開檢討會議了。但是,我們仍會在客戶的年度規劃會議上與他們見面。這便是具前瞻性的展望,可以幫助他們規劃並控制自己未來的生活,而不是回顧過去、合理化和解釋一些我們無法再施加影響的事情。換句話說,這就是更好的溝通 — 只要作出小小的改變,就能為你與客戶之間的關係帶來很大的改善。

你的態度將在很大程度上影響你與世界互動的方式。在座的每一位都知道擁有積極心態的重要性,但是你們之中又有多少人真正見識過這樣的狀態呢?它看起來是這樣的。[影音資料] 嘗試保持高昂的精神狀態,不要將手臂放下來,大聲說:“我很強大”、“我有力量”和“我將打敗你”。他們不會成功的!

現在嘗試同樣的練習,但是這次說:“我很弱小”、“我做不到”和“我要投降”。

這就是積極的心態看起來的樣子,這就是它會為你帶來的影響。當你面臨下一個挑戰的時候,請記住這一點。你擁有內在的力量去幫助你取得成功。

如果你感覺自己即將進入一種困難的情境或是會面,請提前深呼吸並放鬆兩分鐘(就像我登台前所做的那樣)。你會自然而然地感到更加平靜並且能夠自我控制。

接下來我們說一說數字。我們必須定期測量自己的數字,無論是業績、活動、個人目標還是利潤水平。如果它對你來說是重要的,那麼它必須成為一個目標,你必須測量它的進度。

不過,在測量數字的同時也要伴隨著警告。我們都有一個關於失敗的早期指標,那就是成功。你一旦達到自己的數字,就要設定新的數字,設定更高的目標,永遠不要滿足。

要為未來的你帶來巨大的改變,你還需要投入。幾乎可以說,人們在這個行業中失敗只有一個原因,那就是不夠投入,你也可以說是缺乏自律。你需要自律,先去做所有困難的事情,每天必須完成待辦事項清單。

如果你在投入方面需要幫助,可以找一位導師 — 可以是正式的也可以是與同事合作。導師可以幫助你渡過最好和最壞的時光。

在會議上專注地多寫筆記,回家之後不斷檢討並按照其採取行動。與同事交換筆記,參加不同的焦點會議,這樣你就可以最大程度地利用自己在這裡的時間。制作一個“創意活頁夾”,整理最有價值的筆記。我使用的是 Trello 應用,但你可能會更喜歡紙質筆記。如果沒有我在整個職業生涯中積累的筆記,我可能沒有機會像現在這樣在大家面前說話。

最後,讓我們談一談組織。我承諾要告訴大家的讓我個人效率翻倍的方法就是:你的聽寫按鈕。

我說話的速度比打字的速度快許多,因此在每次客戶會議後,我都會向流動設備口述我的筆記和行動點,它們可以立即轉錄,這樣我就可以十分快速並有效地組織自己和我的團隊。

為了保證在記錄這些重要的筆記時不被打擾,我使用了焦點卡片。我的團隊中的每一個人都有一張,可供他們在需要時間和空間去完成重要任務時使用。人們只需要在桌子上擺放一張卡片就沒有人會打擾他們,直到他們完成重要的任務並再次拿走卡片為止。

Wellington

Jerry Mark Wellington, Dip PFS, Dip CII, 的MDRT會齡7年,2次獲得頂尖會員榮譽,是位於英格蘭康沃爾郡Financial Planning Concepts的董事總經理和獨立財務顧問。他在2006年參加了他的第一次MDRT年會,在會議上受到啟發進而在兩個月內成立了自己的公司以確保優質的客戶體驗。

 

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