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Juliet Funt

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我们处在一个忙碌不已的时代,人们很少花时间停下来思考。在本次会议中, Funt 要求你自问什么是可以放弃的,以及减少寻求行动和控制的时间将如何使你受益。闲暇时刻所做的策略性停歇,一个小小的改变可能会产生大大的影响。

我家有三个神奇的小男孩,他们有蓝色的眼睛,对世界充满好奇。他们出生于加利福尼亚比弗利山西达赛奈医疗中心 (Cedars-Sinai Medical Center)。在这个现代化的高档医疗中心,自然分娩与平时的不同只在于此时你不需要化妆。这是真的。这里有地球上最幸福的产房:这里没有大汗淋漓,没有痛苦尖叫;每个人都是伴着花香,打着点滴。

于是,我们将小宝宝放进儿童座椅,开车回家。再后来,宝宝开始爬行、走路、说话,我的宝宝话特别多。他们开始一种“小儿复读机”模式。当他们学会一个词后,他们会不断重复,直到把你逼疯。我们会休息一天外出,老大 Jake 一路上喋喋不休,无论是在银行里还是在超级市场,样子很可爱。

坐到车里,他如果看到什么东西,就立刻开始复读机模式:“妈妈,红色的消防车。妈妈,红色的消防车。妈妈,红色的消防车。妈妈,红色的消防车。”有一天,我想着,天呐,我这儿子几乎无时无刻不在说话,他就算是停下来换口气,也是在等着我立刻回应他。然后我似乎想明白了,我对自己说道,我这儿子几乎无时无刻不在说话,他就算是停下来换口气,也是在等着我立刻回应他我丈夫和我相遇之后肯定也是这样的感受。

回家后,我找到我可爱的丈夫 Lorne。我和他一起坐在沙发上,我问道,“亲爱的,今天我和 Jake 起开车外出。我突然有一个想法。我想你和我相遇之后肯定也是同样的感受。”他眼眶湿润了,抬头看着天花板,说道:“感谢你,上帝。”我们一家都是犹太人。

这是真的。我想告诉大家的是:相比于女性,男性更容易忍受对话中的沉默,或者是小空隙、间隔时间。但现在,我们所有人都越来越不习惯生活中空闲的时光,不希望对未来毫无准备。我们的联络越来越频繁。我们的日程越来越满。我们脑中思绪越来越多,我们已经很久没有停歇过了。

我们越来越习惯生活工作安排地满满当当。如果我们退一步思考,就会发现我们的时间岌岌可危。会议、邮件以及无处不在的智能手机占据了我们大量的时间,弄得美国人精疲力尽。人们本可以利用这些时间在展览会上饱尝美食。

每天瞎忙的背后,创新和创造的源泉不断枯竭。家人之间的沟通变得困难。大人们在晚饭时也不得停歇,似乎有一根隐形的绳子把他们牢牢拴在办公室里。孤独的小孩子别无他法,只能在屏幕里寻找温暖慰藉。

这正是我们所谓的“不知足文化”最好的体现。我们不满足于我们做的每一件事情。在不知足的文化氛围中,我们的每一天都处于被动的忙碌之中,这是个大问题。如果有才能的人没有时间进行思考,这无疑会对企业产生不好的影响。

我想提一个问题。你记不记得上一次你看到公司的同事在思考是什么时候?如果你恰巧碰见别人在那里独自哼着歌,你会怎么做?你是否会打电话联系医护人员?你是否会通知媒体?我们不知道什么样的姿势最适合思考。但思考能改变一切。这放之四海而皆准,比如说金融业、医药卫生和零售行业。我们每天都在不断地奔跑。

这很可笑。这造成了哪些损失呢?这让你失去了什么呢?你的公司是否因此丧失了创造力,生产力降低,员工缺乏积极性?

每天不断的超负荷工作到底为我们带来了什么?将我们带到了何处?我来告诉大家这个答案。

在威利狼与哔哔鸟动画里有这样一个场景:威利狼跑下悬崖,之后它神奇地悬在半空中,这时它可以选择赶忙爬回悬崖边,或是坠落悬崖,摔到河床上。这正是我们所面临的境况。在这一刻,我们可以选择投降认输,承认“工作就是这样的”,或者另辟蹊径,寻找不同的答案。我想要分享一条新的路。

这条路的秘诀在于“空白时间”。空白时间是什么?我们可以选择在各项活动之间有策略地暂停。这可能是半秒钟、一秒钟、三秒钟,或者是半小时。这些空白时间穿插在每天忙碌的工作之间,帮助我们找回无限的创造力和参与感。它们正如物体燃烧时不可或缺的氧气。你的工作暂停了,但并不意味着脑袋空空。在空白时间中,你的大脑仍然保持活跃清醒。

如果在空白时间内对大脑进行核磁共振扫描,我们会发现大脑的神经元处于兴奋且复杂的活动状态。在空白时间内,这些神经元活动会帮助我们反省过去,激发创造力。

空白时间这一术语的灵感源自日历上日期间的空白区域。如果日历上某一天的空白部分越多,那一天的工作效果就越好。但你可能又在担心,现在你每天又多了一件操心事,你需要考虑如何挤出空白时间,正如每天想着如何安排健身时间一样。然而事实并非如此。

今天,我们将一同学习如何减少不必要的工作,无需多做努力,空白时间就会自然出现。在学习如何获得空白时间前,首先需要后退一步。我们首先要了解空白时间是如何消失的。如果我们不知道是什么偷走了空白时间,以及造成空白时间稀缺的原因,我们将无法守住来之不易的空白时间。

原因之一是社会从众性。我们会跟随潮流。别人做什么,我们做什么。现如今,我们每天忙得不可开交,同时做好几件事,眼睛离不开显示屏幕。我们来看这组画面:[影音资料] 当一天的工作结束后,人们会把工作带回家。所有人都在说潮流新词“好吧!好吧!”。每天,人们都像啄木鸟一般不停查看自己的邮件。所有人都在说潮流新词“好吧!好吧!”。我们都学会了这个词。每个人内心都给自己上紧了发条,不断催促自己快一点,再快一点。我们终于赶上飞机,赶忙把包塞到头顶的行李柜中,害怕让别人多等一秒钟。别人做什么,我们做什么。

但是我们为什么选择这样做?我们有很多选择。我们可以选择一年带薪休假 25 天。但是我们不会这样做。我理解的原因是这样的。接下来,我会向大家展示一张幻灯片。幻灯片的内容比较复杂,但是我只希望大家能够看到其中的流动性和复杂性。我们认真研究过为什么从众性会导致人们超负荷工作。我们发现了 33 个压力来源。

我们将这张图称作“攻击图”,上面展示了 33 个压力来源,这些压力会层层渗透,产生巨大的影响。[影音资料] 行业的压力会渗透到你的企业价值中,进而影响高层领导的行为,在产生一系列影响后,最终形成各种复杂压力,如洪水般向你涌来。这不是一个简单的问题。

如果大家仔细看这张图,逐一分析造成这些压力的因素,就会发现它们分为四大类。我们将这些因素称为“生产力窃贼”。这四类因素包括:动力、卓越、信息和活跃。我们为什么将之称为窃贼?这些都是积极正面的因素。动力、卓越、信息、活跃都是我们的优点。缺少这些,我们的工作将无法继续。不具备这些特征的员工我们也不会聘用。

我们之所以将之称为窃贼,是因为是它们很容易越界。在极端的情况下,它们会削弱员工的生产力。结果,动力变成了阻力;卓越变成了完美主义;信息出现超载;活跃也变成了疯狂。它们引诱我们改变原来的步伐,承受新的压力,降低我们的工作效率。

如果你希望获得更多的空白时间,你需要学习如何针对性地控制动力、卓越、信息和活跃这四个因素,让它们为你所用。如何才能做到呢?在开始新的方法前,我们要观察,仔细观察。观察动力、卓越、信息和活跃在何时会让你面临超负荷情况。观察这些渴望是否来自于内心。换言之,这些窃贼是我们个体人格的重要组成部分,每个人的心中或多或少都居住着这些窃贼。

我来举个例子。我总喜欢以自己为例。我内心最强大的窃贼就是追求卓越。我是一个不折不扣的完美主义者。同时,我也爱完美主义者。我爱他们,也爱自己,因为我们创造了如此多卓越美好的事物,我们不遗留任何缺陷,这太完美了。是的,这可能会变成强迫症。即使是把强迫症的缩写 OCD 写成 CDO 这样的小错误,也会让我觉得很不舒服。我们把自己逼得太紧。

现在,这就是我心头最大的窃贼,我每天都要和它作斗争。它们全都有利有弊。你心里有哪些窃贼呢?

第二步要做的就是设置过滤器。过滤器存在于我们的内心,能让你不再轻易地向窃贼投降。今天我将要教授的过滤器都旨在帮助大家做减法。什么是做减法呢?我们的目标是减轻负担,剔除不必要的事物、活动,比如报告、讲话、会议、邮件、短信等等。这样才能够提升你的能力。

采用如此的思维方式需要充足的动力和刺激。想象一下,如果我们能将你的团队 3%-8% 的时间装在银盘上还给你们,你们会拿来做什么?你会要求你的团队成员做什么?我相信你能够做到,但你必须剔除一些东西。有四个问题可以帮助我们设置用来在工作中获得空白时间的过滤器。我们将之称为简化问题,其中包括:

  1. 有没有哪些我能够放手的事情?
  2. 有哪些事情有足够好的标准?
  3. 我真正需要知道的事情有哪些?
  4. 我的注意力需要放到哪些地方?

我现在就可以向大家保证,只要找到这四个问题的答案,你便可以一劳永逸,从根本上改善你的工作方式。你会发现它们其实和上文提到的窃贼关联紧密。克服动力窃贼需要解答:有没有哪些我能够放手的事情?克服卓越窃贼需要解答:有哪些事情有足够好的标准?克服信息窃贼需要解答:我真正需要知道的事情有哪些?克服活跃窃贼需要解答:我的注意力需要放到哪些地方?

下一步该做什么呢?我们来选择其中一个问题,将问题拆解开来进行详细分析,然后讨论如何在现实世界解决该问题。首先,有没有哪些我能够放手的事情?切记,这也适用于整个团队或整个公司。有没有哪些能够放手的事情?有没有哪些我们能够放手的事情?

《哈佛商业评论》的一项研究表明,一位典型的知识工作者一天有 41% 的时间在完成低价值的任务。他们会这样问自己,“为什么委派任务这么难?为什么放手这么难?”但这与我们在公司中做什么并不相关。我们会自行添加很多任务和方案,延长工作流程。我们不会做减法。我们永远在添东西,不断地添东西。如果你希望有更多的空白时间,就需要从团队和公司的底层开始着手,并思考这个问题:有没有哪些我能够放手的事情?有没有? 可能有哪些?所有的事情都可以放手。列出待办事项清单后,问自己这样一个问题:哪些真的不需要做?或者哪些不需要现在做?

你面临各种各样的活动——你需要做很多的事情。哪些报告是真正需要的?你是否需要答应每一位内部客户的请求?你可不可以将任务外包出去?咬文爵字、打断别人说话或者过度协作等习惯是否会导致你无法做出正确的决策?不要放过任何一个细节。

我现在想要教大家一个全新的方法来试着放手。你必须学会“缩短周长”。你需要确保你所有的努力,你卓越的能力不会浪费在工作职责以外的事情上。这些事情不属于你的职责。说实话,我在这一点上表现很差劲。我总是想要参与所有的事情。

有一次,我在会议上发表主题演讲。演讲结束后,我开始四处闲逛。突然间,一个小组讨论室吸引了我的眼球。它的主题叫做“重造控制狂”。我走进去找了个位子坐下。发表演讲的是一位名叫 Tony Robbins 的励志演说家。他说道,“控制欲极强的人,如果不断重复做一件事,那么他的控制能力就会减弱。他们必须学会在别人做不好一件事的时候,袖手旁观。”这话简直令我作呕!这怎么可能实现呢?事实上,我尝试过,但失败了。我再尝试,再失败。我不断地尝试,不断地失败。

现在场景切换到圣诞节,在我妈妈的家里。我们正在进行节日布置,这就是犹太人的习惯:准备烤鹅;装饰大厅;放圣诞歌。向来如此。我的妈妈和哥哥都在。我一直很难解释………怎么说呢?这么说吧。在妈妈和哥哥的映衬下,我一直是一个有能力的人。我不知道这样说是否准确。

当时,妈妈和哥哥在用锯齿剪刀裁剪包装纸,准备把圣诞礼物包起来。他们认为用锯齿剪刀包礼物应该很有趣。后来,剪刀被封了起来。崭新的剪刀被封在了塑料包装里。恐怕世界上没有人可以打开那个包装。作为家里总是能解决问题的成员,一个想法突然闪过我的脑海。为什么不拿另外的剪刀把包装顶部剪掉?不知为何,那个在分组讨论室内发表演讲的人出现在我的脑海中,于是我想,嗯,不要插手,不要插手,不要插手。然后,我就只是坐在一边看着他们。

看他们试着用嘴去咬,用叉子去撕。我坐在椅子上,脑海里想的都是,把上面剪掉,把上面剪掉,把上面剪掉。但你知道吗?没有人会因此死去。我的聪明才智被放在一边,无人理会。可实际上没人因此死去。说实话,这让我感到无比的轻松。这对我来说,变成了空白时间催化剂,成了我新的爱好。我会在机场和超市闲逛,寻找做着蠢事的人,然后袖手旁观。

当然,这是个玩笑。我想要帮助大家学会如何“缩短周长”,如何在脑中设置一个过滤器,不断问自己,这是不是我的工作?这会变成一个绝佳的空白时间催化剂。如果你总是想插手别人的事情,只要想想你所做的一切并不在你的职责范围内,而且会削弱你的能力,你便能控制好自己。在家里也是如此。回到家后,你发现洗碗机里装满了碗碟,但是方向反了,没有对准喷嘴。你要做的就是立刻走开。对,走开。

这种无意间的举动是造成你缺少空白时间的原因之一。避免这种举动的一个办法就是运用数学知识。我们所有人都假装工作就应当如此,但事实上,这样做的成本很高。比如,一家雇员达 10,000 人的公司想要每年节省 5,000 万美元。这看上去是一个无法企及的目标,但如果细分到每个人身上,就会发现这完全是可行的。如果一名雇员一年的工资是 80,000 美元,折算后的小时工资就是 40 美元。但这名雇员会为公司创造三倍的价值,也就是 120 美元/小时。

如果我们保证这名雇员每天能少做 10 分钟无意义的工作,比如说减少接收到的抄送邮件数量,就能多赚 20 美元。每分钟就是 2 美元。按照一年来算,就是 5,000 美元。整个企业有 10,000 名雇员,那么每年就能多赚 5,000 万美元。

上面是以公司为例,那么接下来我们来看看在团队中的情况如何。我们正在与医药行业的咨询客户合作。他们想要解决的是“有没有哪些我们团队能够放手的事情?”与很多人一样,他们的第一反应是:没有,所有事情都很重要。在我们的不断逼问下,他们终于想到一件事,“我们有一个月度报告。团队员工每个月都要花 1 小时来完成月度报告。我们的团队有 100 人。这些报告最终会被精炼为三行文字提交给 CEO。但事实上,CEO 甚至可能都不会看这个报告。我们可能会取消月度报告。”他们的确这样做了。

之后,他们进行了计算,一共 100 人,每人每月节约 1 小时,那么一年就可以节约 1,200 个小时,等同于一个全职员工一整个月 60% 的工作时间。此外,让雇主更兴奋的是——员工工作时间得到解放后,整个团队的能力也得到大幅提升。这些数据有力地证实了空白时间的益处。

我们要反复琢磨,不放过任何一个细节。有没有哪些我们能够放手的事情?我们找到了窃贼,提出了问题,并且详细分析了其中的一个问题。现在,我想要展示一个实践空白时间的例子。

今天我要与大家分享的实例有关一个能够对你产生攻击的工具。什么样的工具能对你产生攻击呢?主要是一些支持性的系统和设备,它们宣称可改善你的工作方式,但实际上,它们的作用是模糊界限,占据我们的时间和资源。邮件、会议、短信甚至团队合作都可能对你产生攻击。

我们以邮件为例。我们每分钟要发送两亿零四百万份邮件,而且每一封都很重要。你难道不爱那个给你发邮件,然后走过来跟你说,“我刚给你发了封邮件。你想不想知道我写了什么”的那个人吗?大多数人会抱怨邮件太多,但我们可以从不同的视角看待这个问题。我们认为邮件最大的问题在于,邮件是我们共同参与的,因此我们无法拒绝实时回复。邮件变成了聊天工具。

这不是邮件的初衷。邮件设计的初衷是有意避免同步工作。这就好像我在自己有空时给 Steve 发了个球。乒。然后 Steve 在他有空时会回复我。乒。这对双方而言都没有压力。后来,一些在咖啡因作用下精神亢奋的工作狂人决定加快邮件回复速度,让收发邮件变成一项竞技运动,觉得这样很有趣。现在,大部分人都需要一整天守在电脑面前,刷新收件箱,一直陷入乒乒乓乓的节奏,大家都想尽可能快地回复别人的邮件,以免丢分落后。这简直是一场灾难。这让我们无法开展哪些需要思考的深层次工作。

我们该怎么办呢?我的一个方法是使用“NYR”代码。NYR 代码指的是各种提示。在你发送邮件时,可以在主题中添加这些提示,向收件人说明邮件的紧急程度,以免对方误以为邮件急需回复。NYR 的意思是“需要回复”,你可以写在邮件主题中。NYRT 是指“需要今天回复”。NYRQ 是指“需要尽快回复”。NYRNBD 是指“需要下个工作日回复”,这是我的最爱。我们都需要出差,我们都很忙。比如说,你在星期日写好邮件,然后飞到另一时区出差。你不想把邮件存为草稿,而是直接标上 NYRNBD 发送出去。你通过这样的方式告诉你的团队,你不需要为了回复邮件,在礼拜天放下手中的刮刀,也不要放弃烧烤,更不要在半夜爬起来。第二天再处理也来得及。

如果我有一根魔杖,我会让做生意变得简单有效。我会将所有的聪明才智、创造力,企业内所有的美好事物、注意力都汇集在一起,造福整个公司。同时,这也会造福每一个基层员工。

我们之前展示的那张攻击图中,所有的压力对我们都是不利的。但是我们现在希望大家想象的是这样一幅图,其中列满空白时间的益处。如果公司的架构流程充分考虑员工个人的步伐节奏,而不是将员工视为机器,哪副图能够让高层领导有时间专注于公司的战略,并审视自己的盲点?哪副图能够让基层员工提高创造力、生产力以及积极性?哪副图能够让员工受益?为他们带来不可思议的工作体验?这就是我们希望空白时间能起到的作用。

希望大家都能行动起来。

Funt

Juliet Funt 是WhiteSpace at Work的总裁。这是一家培训和咨询的公司,帮助组织、领导者和员工推翻业务常规来扩展他们的创造力、生产力与参与度。因其发人深省的内容和能立即采用的实用工具,她已经在处理生活与工作问题的“超载时代”中成为全国公认的专家。她的客户包括许多《财富100强》企业并且扩及多个不同行业。

 

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