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A solução de agendamento

Gina Pellegrini

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Desenvolva um sistema de ligações para entrar em contato com os clientes em potencial.

Qual é a atividade número 1 realmente necessária no negócio? Um processo de agendamento! Seja você mesmo ou um membro da equipe, alguém precisa fazer as ligações diárias para manter sua agenda cheia. Quando você tem o número certo e o tipo de compromissos que deseja, o negócio crescerá.

Não importa se você quer apenas três ou 23 consultas por semana; um sistema de rotina faz isso acontecer. O primeiro passo? Delegue todo o agendamento!

O consultor precisa estar na frente dos clientes em potencial e não pode perder tempo agendando. Seu agendador pode fazer as chamadas diárias, estar disponível quando alguém retorna a ligação, continuar ligando para a pessoa até que ela seja encontrada e manter seu calendário consistente.

Eu sei o que você pode estar pensando: O agendador não será tão eficaz quanto você. No entanto, com experiência comprovada como agendador e agora como treinador, eu acredito que o inverso é verdadeiro.

Por ser consistente ao telefone, o agendador pode se relacionar com as indicações, clientes atuais e potenciais e não ser visto como um vendedor, embora esteja vendendo o mais importante - uma reunião! Médicos ou dentistas ligam para você para marcar sua consulta? Absolutamente não. Eles se concentram em estar na frente de seus pacientes, assim como um consultor deve estar na frente de seus clientes.

Se os agendadores fazem, em média, cerca de 23 chamadas por dia, eles farão 20 marcações por semana.

Após 17 anos como agendador, aprendi a importância e o impacto do agendamento nos negócios. Quando comecei a fazer chamadas, só liguei para os clientes existentes. Em pouco tempo, fui marcando todos os compromissos: clientes, indicações e potencias. Faz sentido que o agendador, e não você, esteja conectado ao telefone.

Aqui estão algumas idéias para criar uma solução de agendamento sistemática:

Tenha um sistema de rotina para trabalhar a base de clientes

Para eliminar a seleção, um sistema de rotina para trabalhar a base de clientes é crucial. Idealmente, os clientes atuais e potenciais aparecerão regularmente. Com o Granum One Card System, todos os contatos do sistema são chamados pelo menos duas vezes por ano: uma vez no aniversário e seis meses depois. Isso evita que os clientes em potencial caiam no esquecimento e constrói uma conexão mais profunda com os clientes. Todos na lista, cliente atual ou potencial, receberão uma chamada para um compromisso ou para contato.

O agendamento se torna a prioridade nº 1

Para que o calendário seja consistente, as ligações precisam ser feitas diariamente, no início da manhã. Com chamadas diárias, o agendador precisará de apenas uma hora por dia. Sim, atendimento ao cliente, interrupções, atendimento de chamadas, etc. são importantes. No entanto, se as chamadas não forem feitas, não haverá o restante do trabalho.

Todos nós procrastinamos nas tarefas que não gostamos de fazer ou talvez não gostamos de lidar com a rejeição. Para um agendamento bem-sucedido, precisamos mudar nossa mentalidade. Ter um agendador no telefone às 9h00, todos os dias, aumentará os resultados. Veja cada ligação como um novo desafio para construir um relacionamento e superar quaisquer objeções colocadas em seu caminho.

Aumente o retorno de chamadas

Os agendadores devem deixar uma mensagem curta para convencer alguém a retornar a ligação. Se eles não ligarem de volta, ligue novamente três dias depois para criar um senso de urgência e não desista. Eu acredito firmemente no processo de ligar a cada três dias e, após três mensagens, enviar um e-mail ou uma mensagem de texto. Novamente, um processo consistente com o objetivo de se conectar com as pessoas é tão importante quanto criar uma lista de nomes para ligar.

As três coisas a revisar são: o número de discagens por semana, a porcentagem de atendimentos e a conversão de atendimentos em marcações de reuniões. A média costuma ser de 35% dos atendidos e 50% ou mais das marcações.

Tenha responsabilidade

Visto que o agendamento é muito importante, ele se torna uma das principais áreas de responsabilidade no escritório. Acredite em mim, a responsabilidade por telefone será igual aos resultados. Os agendadores devem rastrear suas ligações diariamente: chamadas, ligações atendidos e marcações. Não leva muito tempo para fazer as chamadas.

Por exemplo, se os agendadores fazem, em média, cerca de 23 chamadas por dia, eles farão 20 marcações por semana, excluindo qualquer tipo de ligações não solicitadas. Eles também precisam saber o impacto da programação nos negócios. Houve inúmeras vezes em que ouvi um agendador dizer: "Não tenho tempo para fazer ligações". Minha resposta foi: "Não tenho certeza se você está ciente disso, mas as marcações de reuniões impulsionam os negócios. Se a agenda estiver vazia, você não terá mais nada para fazer."

Ao monitorar, você pode fazer as alterações apropriadas para obter os resultados desejados. As três coisas a revisar são: o número de discagens por semana, a porcentagem de atendimentos e a conversão de atendimentos em marcações de reuniões.

A média costuma ser de 35% dos atendidos e 50% ou mais das marcações. Se os ligações atendidas forem baixos, os agendadores podem precisar aumentar a chamadas até que alcancem mais pessoas. E se a porcentagem de marcações for baixa, eles provavelmente precisarão de mais treinamento para superar as objeções de forma criativa.

Muitos anos atrás, quando eu comecei como agendador com meu agente, ele estava no negócio há apenas 1 ano e meio. Em cinco anos, ele se tornou um dos principais produtores de nossa agência, porque deixou de lado o agendamento e confiou em minhas habilidades. Portanto, deixe de lado o agendamento para estar na frente das pessoas, fechar novos negócios e solicitar novas indicações.

Isso sim é crescimento do negócio!

Principais estratégias a serem seguidas regularmente ao fazer chamadas

Ao deixar uma mensagem, seja breve. O objetivo é fazer com que a pessoa retorne a ligação.

"Olá, ______________, aqui é Gina com John Jones. Por favor, me ligue em _______."

"Olá, ______________, aqui é Gina; um cliente nosso e informou que poderíamos entrar em contato com você. Estou com John Jones em _______."

Ligue a cada três dias para criar um senso de urgência, misturando a mensagem.

"Olá, ______________, aqui é Gina de novo. Eu sei que você está muito ocupado. No entanto, preciso de alguns minutos do seu tempo. Por favor, me ligue em _______."

Acompanhe as chamadas, ligações atendidas e marcações.

Deixe os clientes atuais e potenciais saberem que foram ouvidos ao superar a objeção com palavras de compaixão: "Não pressumi isso". "Compreendo." "Eu aprecio isso."

Faça perguntas abertas: "Como está sua agenda?" "Quando seria um bom momento para você?" "Que hora do dia é melhor para você?"

Gina Pellegrini é proprietária da Pellegrini Team Consulting, uma empresa sediada em Minneapolis especializada em treinamento de liderança, desenvolvimento de pessoal e gestão de práticas. Entre em contato com ela por meio de seu website em pellegriniteam.com.

 

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