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Cinco ideias para iniciar o ano novo com o pé direito

Liz DeCarlo

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Estratégias simples para organizar seus negócios e sua vida em 2020.
Ilustração de Michael Glenwood

AO AVALIARMOS O ANO DE 2019 pelo espelho retrovisor, e vermos 2020 tomar seu lugar tranquilamente, temos uma boa oportunidade de refletir sobre como tornar este ano ainda melhor do que o ano passado. Etapas simples, aprovadas e explicadas pelos membros da MDRT podem gerar novas oportunidades e possibilidades em 2020. Veja aqui cinco delas, para incluir na sua lista de afazeres.

1. Escreva um plano de negócios de uma página

Manter um plano de negócios por escrito cria clareza para você e sua equipe. Manter um plano de apenas uma página, literalmente, ajuda você a manter seu foco no plano.

Um plano de negócios de uma página se desmembra nas seguintes cinco seções.

Definição da visão. Isto ajuda você a definir a meta de crescimento da sua empresa e o que você deseja realizar. Também esclarece o tipo de negócios em que você está envolvido ou deseja se envolver. Você quer trabalhar com benefícios trabalhistas? Ou prefere trabalhar com famílias? Defina o tipo de negócio ideal para você desenvolver, e identifique dois ou três produtos ou serviços principais que fazem parte dessa visão. Defina os prazos também.

Esta é a minha definição da visão atual: Na BFG Financial Advisors, queremos nos tornar uma empresa de consultoria financeira de nível nacional. Queremos atender a cerca de 500 famílias, oferecendo e implementando planos financeiros abrangentes. Até 2023, queremos que nossa firma tenha determinado volume de ativos sob nossa gestão, gerando o volume de receitas correspondente.

Declaração da missão. Por que a empresa existe? Com quem você vai trabalhar? Que valor você pretende agregar para essas pessoas? Qual é a sua proposta exclusiva de vendas? O que você se compromete a oferecer aos clientes, e que desejos, necessidades, projetos ou problemas seus produtos ou serviços administram para o cliente?

Minha declaração de missão é: Trabalhamos com famílias para que seu patrimônio cresça, mantenha-se protegido e seja preservado, por meio de um planejamento de patrimônio por várias gerações.

Eu posso mostrar essa declaração a qualquer funcionário da empresa e eles entenderão exatamente o que estamos tentando fazer. Uma declaração de missão bem formulada atrai clientes, além de estimular o comportamento adequado na nossa organização.

O segredo para se manter objetivos significativos é identificar as metas críticas para o sucesso, que possam ser facilmente monitoradas. Não defina uma meta se você não tiver acesso a informações que você possa avaliar.

Objetivos. Todos os objetivos devem ser metas mensuráveis. Eles definem que tipo de ação será necessário e como os resultados serão medidos. Inclua um valor numérico em cada objetivo, e dê a ele um nome e uma data para o monitoramento.

O segredo para se manter objetivos significativos é identificar as metas críticas para o sucesso, que possam ser facilmente monitoradas. Não defina uma meta se você não tiver acesso a informações que você possa avaliar.

É importante incluir diferentes tipos de objetivos que cubram todos os setores da empresa. O que você está tentando fazer é cobrir todas as bases profissionais. No fim das contas, todos sabemos que o que é medido é alcançado.

Estratégias. As estratégias tendem a ser metas de longo prazo, com mais de um ano de prazo. Elas definem direcionamentos, filosofias, valores e metodologias para o desenvolvimento e a gestão da sua empresa. Você observa um processo ou uma meta que quer atingir e tenta definir o que pode ser feito para atingi-la. São diretrizes e limites estabelecidos, para avaliar decisões comerciais: Você está alinhado a essas estratégias?

Por exemplo, acabamos de adquirir um novo sistema de gestão de clientes e recursos, e queremos expandir sua utilização. Trata-se de uma meta que vai ajudar nosso negócio a crescer no longo prazo. Como pretendemos fazer isto? Vamos utilizá-la para identificar oportunidades, melhorar os serviços e efetuar medições em tempo real da agilidade e coerência na criação do processo.

Planos de ação. Esses planos representam ações específicas que a empresa deve assumir para implementar as estratégias e atingir os objetivos. A fórmula simples é: Defina o projeto, a data de início e conclusão, e a pessoa que será designada para gerenciá-lo, se houver mais de uma pessoa trabalhando nele.

O ideal é que cada plano de ação se relacione a um objetivo ou a uma estratégia, mas não é preciso ter um plano para cada objetivo ou estratégia. Caso contrário, você ficará sobrecarregado e não conseguirá atingir suas metas.

Tipicamente, apenas dois planos de ação são definidos a cada trimestre. Em uma empresa de menor porte, pode haver um único plano de ação universal para um compromisso mais expressivo, como em um processo de fusão.

Compartilhe. Você tem um plano de negócios claro e conciso. Esta é a primeira etapa. Agora compartilhe-o it com seu parceiros e funcionários. Anote organizadamente o feedback que receber, para refiná-lo e certifique-se de que o documento é compreensível.

Depois que tiver um plano de negócios para a empresa, cada membro da sua equipe deverá criar seus próprios planos e avaliá-los mensalmente. Isto assegura o respaldo do plano de negócios de uma página da empresa.

Kathleen R. Benjamin, CFP, CPA, membro da MDRT há 15 anos, de Timonium, Maryland.

2. Diga não aos clientes difíceis

À medida que você desenvolve sua prática, você pode se sentir tentado a dizer sim a qualquer pessoa que conversar com você, mesmo quando não for a melhor utilização do seu tempo.

Talvez um cliente potencial pergunte: “Você poderia vir ao meu escritório para uma reunião? Estou a apenas uma hora de carro.” Você pode se sentir compelido a dizer: “A que horas eu devo estar aí?” Ou talvez ele pergunte: "Você trabalha à noite e nos fins de semana"? Você pode se sentir tentado a dizer: "É claro. Estou aqui para servir".

O que você precisa entender é a liberdade da palavra “não”. Na verdade, você não precisa dizer sim a todas as propostas de negócio que surgirem na sua frente. Ao realizar trabalho abaixo da expectativa, você estará impedindo a si mesmo de atingir seu verdadeiro potencial por completo.

Você deve gastar seu tempo da melhor maneira possível. Quando isto não acontece, apenas diga não, e observe a liberdade que você sente ao fazer isso.

Um cliente que faz você hesitar quando você vê o nome dele na tela do celular? Pensar nisto: Não seria muito melhor se você nunca tivesse combinado nada com ele desde o início? A melhor maneira de lidar com uma situação como esta é não tentar consertar as coisas mas sim evitar que aconteça.

Se alguém não for uma boa opção para a sua prática, quando seria o melhor momento de chegar a esta conclusão? Depois que a pessoa já drenou suas energias por anos a fio? Claro que não. O melhor momento para lidar com a questão é antes que ela se torne um problema. Não se envolva com clientes que não se enquadram nas suas expectativas.

Dizer não muitas vezes pode ser um desafio, porque significa recusar um trabalho que vem lhe proporcionando sucesso. Mas se o seu objetivo é fazer sua prática crescer, inevitavelmente você precisa evoluir. Você pode ter de dizer não ao que você costumava fazer antes, progredir em relação ao que você precisa fazer de agora em diante.

Portanto, mantenha o controle da sua prática – e da sua vida. Aprenda quando dizer somente “não”.

Brad Brain, CFP, CLU, é membro da MDRT há 10 anos, de Fort St. John, British Columbia, Canadá.

3. Desenvolva a mentalidade do "eu posso"

Quando comecei a atuar na minha empresa, eu costumava buscar uma grande ideia que me permitisse atingir o sucesso. Com o tempo, eu cheguei à conclusão de que o sucesso da noite para o dia é um mito. O que eu fiz foi criar um modelo EU POSSO, concentrando-me em cinco áreas: comunicação, postura, conhecer seus números, dedicação ao cliente e organização na sua empresa.

Comunicação: A boa comunicação é muito mais do que falar. Aprenda a ouvir e aproveite os benefícios do silêncio. Você nunca poderá apenas ouvir e abandonar uma venda. Entretanto, é possível comunicar-se de forma a abandoná-la.

Fazendo o que fazemos, temos uma oportunidade exclusiva de realmente conhecer nossos clientes da forma mais profunda possível. Dada a oportunidade e o silêncio, o que eles mais querem é falar com você sobre suas esperanças, seus sonhos e suas metas.

Postura: Temos um reunião em equipe todas as segundas-feiras pela manhã, e começamos com um foco positivo. Todos devem contar uma coisa que fizeram ou que aconteceu com eles recentemente, que tenha passado uma sensação positiva. Isto faz todos sorrirem e mantém um estado de alegria antes de iniciarmos nossa reunião, permitindo que a aproveitemos ao máximo.

Quando começamos a fazer esse exercício, devo admitir que achei meio forçado, e acho que a maioria das pessoas se limitou a algo que havia acontecido na semana anterior na empresa. Com o tempo, o foco mudou para coisas positivas na vida pessoal das pessoas, o que quer dizer que acrescentamos um bônus extra ao sabermos mais sobre os membros da nossa equipe do que jamais saberíamos em uma conversa casual.

No final das contas, a maneira como encaramos a vida e como tratamos dos nossos problemas cabe apenas a nós mesmos e à nossa postura. Se você realmente quiser fazer algo, você vai encontrar uma maneira. Se você não quiser fazer, você vai encontrar uma desculpa.

Números: Um conhecimento básico de seus próprios números é essencial para planejar suas metas a cada ano. Comece com uma lista de tudo o que deseja realizar nos próximos 12 meses e quanto cada meta vai custar para você. Então você saberá de quanto precisa em termos de renda para atingir suas metas.

Saber o porte médio dos casos que você atende permite a você calcular:

  • Quantos casos você precisa desenvolver em um ano
  • Com quantas pessoas você precisa agendar reuniões de vendas para fechar os casos
  • Quantas reuniões preliminares serão necessárias para atrair as pessoas a uma reunião de vendas
  • Quantas reuniões são necessárias a cada semana (levando em conta os cancelamentos)
  • Quantas ligações telefônicas você precisa fazer para agendar cada reunião

Contudo, atenção: Nunca se concentre mais nos números do que nos clientes. Eles vão perceber a falta de atenção imediatamente e vão te abandonar. Se você cuidar dos seus clientes, eles vão colaborar com seus números.

Dedicação: Não existe sucesso da noite para o dia. A dedicação necessária para você cumprir seus planos e atingir suas metas, principalmente quanto a vida se torna mais difícil, ajudam muito no nosso ramo de negócios.

Aprenda a fazer o trabalho desagradável primeiro – exatamente aquele que você mais evita é o que tem a maior chance de mudar sua vida. Quantas segundas-feiras já chegaram e se foram desde que você disse: “Semana que vem eu resolvo isso"? Entre em ação e comece hoje mesmo. Um amigo me contou uma estória de três sapos em um tronco. Um decide saltar para longe; quantos ficaram? Ainda são três. É preciso agir, decidir fazer alguma coisa nunca é o suficiente. Apenas faça o que tem de fazer!

Organização: Finalmente, ser capaz de organizar melhor a si mesmo e a suas equipes é o que deve simplificar e facilitar sua vida, para que você tenha o controle e atinja o sucesso maior. Agende os horários das reuniões com clientes antecipadamente. Saiba a importância de fazer intervalos regularmente e recarregar suas baterias físicas e emocionais.

Logo no início do ano, planeje os feriados e as viagens que pretende fazer nos próximos 12 meses. Não espere até estar exausto para decidir tirar férias.

Desde o final do ano passado, avançamos mais um estágio: Todos os membros da minha equipe, incluindo eu mesmo, agora trabalham apenas quatro dias por semana. Reprogramamos os horários de todos, para podermos trabalhar um pouco mais no começo da semana e no final de cada dia no escritório, e reduzimos um pouco o horário do almoço.

Existem vários outros truques para ganhar tempo livre. Um que me agrada bastante: Da próxima vez que você tiver uma reunião para solucionar um problema e quiser que as coisas fluam mais rapidamente, considere a possibilidade de eliminar as cadeiras completamente. Isto evita que as pessoas relaxem e as estimula a irem direto ao ponto e retomem sua rotina diária. Na verdade, no meu escritório, eu não tenho uma cadeira. Eu fico de pé em frente à mesa o dia inteiro, portanto, todas as reuniões que eu conduzo são bem curtas e eficientes.

Minha conclusão é igualmente curta e básica: você PODE FAZER isto. Simplifique sua vida, sorria muito e divirta-se.

Jeremy Mark Wellington, Dip PFS, Dip CII, é membro da MDRT há oito anos, de Truro, Inglaterra.

Não existe sucesso da noite para o dia. A dedicação necessária para você cumprir seus planos e atingir suas metas, principalmente quanto a vida se torna mais difícil, ajudam muito no nosso ramo de negócios.

4. Escolha a gratidão

Como equipe de liderança, nos reunimos às sextas-feiras para repassar tudo o que aconteceu na semana. Discutimos o que deu certo, as mensagens importantes e o que aprendemos.

O intuito é rever e agradecer as pessoas que nos ajudaram. Foi um cliente, um fornecedor ou um membro da equipe? Na reunião com a equipe segunda-feira, a quem devemos elogiar? Fazendo essas coisas, agregamos alguma positividade a cada semana.

Se estou me sentindo um pouco deprimido ou se a equipe está em um mau momento, olhamos para trás e dizemos: "O que conseguimos realizar nas últimas semanas ou nos últimos meses"? Quando começamos a somar todas as coisas positivas que aconteceram, é incrível como nos sentimos muito melhor.

Jenny Brown, CFP, FChFP, é membro da MDRT há 11 anos, de Melbourne, Victoria, Austrália

5. Comece a delegar

O simples fato de que você pode fazer alguma coisa não significa necessariamente que você deva fazê-la. Concentre-se apenas no que você pode fazer, por exemplo, reunir-se com clientes, desenvolver o raciocínio estratégico da empresa e trabalhar nos seus negócios.

Permitir-me abrir mão das coisas foi uma solução que me ajudou a perceber que parte da equipe realmente está disposta a se envolver mais. Eles querem assumir mais responsabilidades e desenvolver suas competências, o que é fantástico para todos nós. Muitas vezes eu descubro que são capazes de muito mais do que eles mesmos acreditam.

Você pode estar pensando que não dispõe de uma pessoa para delegar ou que não teriam o mesmo desempenho que você. Você também pode pensar: Só preciso de alguns minutos para terminar isto. Mas é o efeito agregado de poupar esses poucos minutos que faz a diferença.

Eu também descobri que a terceirização é útil quando não dispomos dos profissionais adequados na própria empresa. Embora haja um custo envolvido, isso libera tempo para você gerar mais receita, ou seja, um custo facilmente compensado.

A delegação corre muito bem se você dedicar alguns minutos para esclarecer o que precisa ser feito, o padrão esperado, a data-limite e a importância da tarefa. Isto economiza muito tempo e possíveis frustrações.

Catherine Gough, FPFS, é membro da MDRT há dois anos, de Shrewsbury, Inglaterra

 

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