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Aprenda a abrir mão

Liz DeCarlo

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Deixar em segundo plano tarefes desnecessárias permitiu à Genier ganhar tempo e manter a conformidade.
Claude Gagnon

Danielle J. Genier, CLU, CFP, está planejando um funeral e está bastante entusiasmada, principalmente em relação ao coquetel que será oferecido no funeral. Ela vai servir sanduíches e um bolo decorado com velas – muitas velas – cada qual com um significado especial para Genier ou para um membro da sua equipe.

"O funeral é de todas as coisas que deixamos de lado este ano" – disse Genier, membro da MDRT há 20 anos, de Timmins, Ontário, Canadá. "Para cada item que eliminamos, vamos acender uma vela no bolo".

Durante o ano passado, a equipe de Genier passou por algumas reformulações. Entre as promoções e redesignações profissionais, ficou claro que era hora de pedir à equipe que avaliasse com cuidado cada tarefa que realizava. Todos foram incentivados a encontrar algo que pudessem deixar de lado, mesmo se isso significasse lamentar-se pela morte de um processo de longa data.

"Às vezes fazemos coisas somente porque sempre as fizemos" – disse Genier, que pediu à sua equipe que avaliasse seu trabalho bem de perto anualmente. “É preciso um cutucão ou um desafio de outra pessoa para percebermos o que podemos eliminar da nossa rotina".

Genier, que foi consultora por 30 anos, é especialista em benefícios para funcionários e no trabalho com empresários que vão se aposentar nos próximos 10 anos. Ela é diretora da Genier Financial Services e conta com um consultor de serviços aos clientes e quatro assessores administrativos na sua equipe.

Desde agosto de 2017, Genier deixou de lado ou delegou 30 tarefas. Ela costumava solicitar a impressão dos valores dos investimentos semanalmente. Agora, ela mantém um lembrete para analisar esses dados na tela, uma vez por semana. Ela delegou a organização de duas das reuniões trimestrais da empresa a um de seus assessores.

Avaliação de novas tarefas

Sempre que possível, Genier também avalia novos processos em potencial antecipadamente, e faz uma pesquisa para saber se o trabalho adicional será necessário e importante. Por exemplo, em 2016, quando começaram a mudar para arquivos de clientes online, ela não tinha certeza de até que ponto no passado deveria ir, pesquisando anos de arquivos físicos.

Para avaliar com que frequência esses arquivos eram acessados, todas as caixas foram colocadas em uma sala no porão. “Fizemos uma lista, pregamos na porta e percebemos quantas vezes íamos lá ver a lista” – disse Genier. Acabou ficando comprovado que as pessoas raramente entravam na sala, em média, uma vez por mês, no máximo.

“Com isto, chegamos à conclusão de que não valeria a pena gastar tempo e dinheiro digitalizando aquela papelada toda”. Os arquivos ainda estão no porão por motivos de conformidade, mas a decisão de não digitalizar todas as peças, uma a uma, foi validada.

Às vezes fazemos coisas somente porque sempre as fizemos. É preciso um cutucão ou um desafio de outra pessoa para percebermos o que podemos eliminar da nossa rotina.

Documente tudo

Genier iniciou sua carreira fazendo trabalhos administrativos em um escritório com alto volume de documentos, em uma empresa de benefícios trabalhistas. A única maneira de ficar em dia com a carga de trabalho é sendo extremamente organizado e desenvolvendo processos.

Anos mais tarde, já como empresária, Genier introduziu aquele entendimento de mãos na massa dos processos à sua equipe. Ela contratou um consultor de soluções empresariais para avaliar a empresa em geral. “Uma das coisas que ela identificou foi que havia muitos processos, mas eles não estavam documentados por escrito” – disse Genier.

Com isto, iniciou-se um processo de documentação dos procedimentos. Para cada tarefa em que um membro da equipe trabalha – por exemplo, o processamento de um aplicativo de investimentos – tudo é documentado, do início ao fim. A documentação deve ser detalhada o suficiente, disse Genier, para que, se o funcionário for atropelado por um carro amanhã, outro profissional poderá assumir a tarefa e concluí-la.

Depois que os processos foram documentados, eles eram avaliados por outro membro da equipe. “Uma pessoa que nunca fez isto antes poderá ler as instruções impressas e de fato realizar o trabalho” – disse Genier.

Genier também está planejando reservar um tempo no ano que vem, quando as coisas se acalmarem no escritório, para alternar os profissionais entre cargos por uma semana, para testar os processos.

Cada vez mais conformidade

Um dos principais motivos para a ênfase na organização e nos processos é manter a conformidade, segundo Genier. Há um processo de conformidade por escrito e gravado eletronicamente. Ela agenda reuniões trimestrais, com duração de 30 minutos, em que todos reveem as regras que foram modificadas. Ao final, a equipe faz um pequeno teste para assegurar que todos entenderam as novas regras.

Ela já se submeteu a auditorias espontâneas e já solicitou auditorias da mesma forma. "Estamos dispostos a nos expor e enfrentar auditorias para nos certificarmos de que estamos fazendo a coisa certa, com envolvimento de todos” – ela disse. “Tudo isto é para proteger nossos clientes e a nós mesmos. De que outra forma poderíamos saber? É uma oportunidade de aprendizagem.

“A conformidade me assusta? Absolutamente.” – disse Genier. “Passamos por muitas auditorias. Para mim, elas são uma forma de aprender. Se tivermos de fazer alguma coisa, vamos às mudanças. Porque as coisas estão em constante mudança, sempre".

CONTATO: Danielle Genier danielle.genier@genierfinancial.com

 

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