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5 motivos para terceirizar sua conformidade

Matt Pais

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Incumbir um especialista externo da supervisão de consultores internos foi a melhor opção para a Berube.
Pierre Arsenault

Em 2011, Marc Berube adotou uma nova prática e, de repente, o membro da MDRT há 18 anos, de Laval, Quebec, Canadá, se viu com o dobro de consultores para gerenciar. Ele precisava ajudar a fazer funcionar a conformidade da supervisão, então ele nomeou uma consultora do seu quadro de funcionários responsável por essa missão.

Avaliando o retrospecto dessa medida, não foi a melhor opção.

"Continuamos crescendo e crescendo, e a tensão causada por alguém do nosso quadro cuidando da conformidade não foi uma boa opção para a ambiência da equipe" – disse ele.

Desde 2016, Berube, que lida com seguros e investimentos para profissionais e empresários na província de Quebec, contratou um consultor externo para cuidar da conformidade na sua empresa. Ele não poderia recomendar mais essa abordagem, e não é difícil perceber por quê, considerando os seguintes benefícios que obteve:

1. Responsabilização. As normas locais exigem a avaliação de 10% de todos os arquivos manuseados por consultores, o que pode representar um grande volume com 15 consultores no quadro. A cada seis meses, depois que o novo especialista em conformidade da Berube assumiu o posto, a empresa passou a receber chamadas dizendo que havia sido selecionada para uma auditoria, e os auditores elogiaram especificamente a decisão da Berube de contratar um consultor externo.

Obviamente a meta Nº 1 da conformidade é, claro, a conformidade, e ser elogiado pelas pessoas que avaliam o que você faz é um sinal de que as coisas estão indo bem – particularmente porque o especialista em conformidade tem autoridade para demitir o consultor que não mantiver a conformidade, certificando-se de que a equipe está levando sua missão a sério.

2. Eficiência. Em vez de Berube ou um colega dedicarem tempo à conformidade, o especialista contratado vem ao escritório a cada seis semanas e se concentra somente no trabalho de conformidade. Ele informa aos consultores internos com algumas semanas de antecedência do que vai precisar, e uma semana após a avaliação, envia a Berube um relatório de três páginas que ele só precisa ler e assinar.

Além da comodidade de ter uma comprovação do cumprimento de suas obrigações, Berube pode se concentrar na prospecção de novos clientes, que é mais alinhado aos seus talentos e gera mais receitas.

Essa estratégia também significa que os funcionários podem se concentrar em providenciar os documentos no dia da visita do especialista – em vez de ter a possibilidade de dizer "ah, eu te entrego amanhã", se o auditor for interno.

3. Objetividade. Por não ser uma presença constante no escritório, o especialista em conformidade externo não mantém os mesmos relacionamentos pessoais que podem afetar sua capacidade de executar o trabalho.

Em contraste, o trabalho da consultora interna anterior poderia ser prejudicado pelo contato mais próximo e o seu relacionamento com os colegas, e um deles era seu marido. Também, quando a consultora era do quadro interno, ninguém estava supervisionando sua própria conformidade, outro problema que foi solucionado.

4. Moral da Equipe. Berube deixa muito claro: "Quando eu designei uma pessoa do escritório responsável pela conformidade, essa pessoa se tornou uma inimiga".

Claro que não foi porque as pessoas do escritório não queriam cumprir as normas. Era apenas desafiador e estressante lidar com todos os elementos necessários à conformidade, e não é surpresa o surgimento de conflitos quando um colega fica pedindo informações de monitoramento constantemente.

Continuamos crescendo e crescendo, e a tensão causada por alguém do nosso quadro cuidando da conformidade não foi uma boa opção para a ambiência da equipe.

5. Formação. Todos os anos, a empresa agenda duas reuniões externas, com duração de dois dias cada, em que o especialista em conformidade se apresenta e oferece treinamento ao grupo. Isso permite que ele faça comentários sobre a equipe como um todo e se comunique com as pessoas individualmente também, o que ajuda todos a se manterem em dia com as mudanças nas normas.

O conhecimento e a experiência do especialista também ajudam outras pessoas a compreenderem o que estão fazendo. "Em vez de simplesmente dizer às pessoas que estão erradas ou que lhes faltam informações, ele também explica por que as pessoas precisam dessas informações e justifica todas as suas solicitações. Todos estão satisfeitos com a mudança".

Contato: Marc Berube marc.berube@coachingtrek.com

 

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