Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

Solusi penyusunan jadwal

Gina Pellegrini

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

Susun proses panggilan telepon yang menjaga arus prospek.

APA AKTIVITAS UTAMA YANG SUNGGUH DIBUTUHKAN DI BISNIS INI? Proses penyusunan jadwal! Baik yang melakukan itu Anda atau anggota tim, harus ada yang mengerjakannya agar kalender Anda penuh. Saat jumlah dan jenis janji temu yang Anda inginkan ada, bisnis akan berkembang.

Baik itu Anda ingin tiga atau 23 janji temu per pekan, perlu sebuah sistem reguler untuk mewujudkannya. Langkah pertamanya? Delegasikan tugas penyusunan jadwal!

Penasihat semestinya menjadi orang yang menghadapi prospek dan nasabah — bukan yang menyusun jadwal untuk bertemu mereka. Penyusun jadwal bertugas menelepon, membalas panggilan balik, terus menelepon hingga berhasil terhubung, dan menjaga konsistensi kalender Anda.

Saya tahu, mungkin Anda berpikir: Staf ini mana mungkin bisa seefektif saya? Namun, dengan pengalaman sebagai seorang staf penyusun jadwal, dan sekarang sebagai trainer untuk topik ini, yang saya temukan justru sebaliknya.

Dengan konsisten menelepon, penyusun jadwal bisa menjalin relasi dengan referensi, prospek/nasabah, dan tidak dianggap sebagai tenaga penjual, sekalipun sebetulnya mereka ‘menjual’ hal terpenting: janji temu! Apakah dokter atau dokter gigi menelepon Anda sendiri untuk menjadwalkan janji temu? Tentu tidak. Fokus mereka adalah merawat pasien, sama seperti fokus seorang penasihat keuangan: memberi solusi finansial bagi nasabah.

Jika staf melakukan rata-rata 23 kali panggilan per hari, dia akan menghasilkan 20 janji temu per pekan.

Bekerja sebagai staf penyusun jadwal selama 17 tahun, saya belajar arti penting dan dampak dari penyusunan jadwal di bisnis ini. Awal-awalnya, saya hanya menelepon nasabah existing. Tidak perlu waktu lama hingga saya mulai mencatatkan janji temu untuk nasabah, referensi, dan prospek. Masuk akal kalau yang giat menelepon itu staf penyusun jadwal, bukan Anda.

Berikut ini beberapa ide untuk membentuk solusi penyusunan jadwal yang sistematis:

Susun sistem reguler untuk menghubungi semua prospek/nasabah

Untuk menghindari sikap pilih-pilih, perlu ada sistem reguler untuk menghubungi semua nasabah. Idealnya, prospek dan nasabah dihubungi secara berkala. Dengan Sistem Satu Kartu Granum, semua nama yang diinput ke dalam sistemnya akan ditelepon paling tidak dua kali setahun: sekali saat berulang tahun dan sekali lagi enam bulan setelahnya. Ini mencegah prospek ‘terselip’ dan hilang, serta menjalin koneksi berkala yang lebih erat dengan nasabah. Semua orang yang terdaftar, nasabah atau prospek, akan menerima telepon untuk janji temu atau sekadar berkabar.

Penyusunan jadwal menjadi prioritas No. 1

Agar kalender tetap konsisten, hal pertama yang di lakukan setiap pagi setiap hari adalah menelepon. Untuk panggilan rutin setiap hari ini, staf hanya butuh sekitar satu jam sehari. Ya, melayani nasabah, membereskan tugas lain, menjawab panggilan masuk, dll. Memang penting. Namun, jika tidak menelepon, semua pekerjaan lain itu tidak akan ada.

Terhadap tugas yang tidak disukai atau jika kita orang yang kurang suka menghadapi penolakan, kita bersikap “Nanti sajalah”. Untuk penyusunan jadwal yang sukses, kita mesti mengubah paradigma pikir. Punya penyusun jadwal yang siap di depan telepon pada pukul 9 pagi setiap hari akan meningkatkan hasil. Anggap tiap panggilan sebagai tantangan baru untuk membina relasi dan dengan mudah mengatasi keberatan apa pun yang dilontarkan kepada Anda.

Tingkatkan jumlah panggilan balik

Penyusun jadwal perlu meninggalkan pesan singkat untuk memancing orang menelepon balik. Jika mereka tidak menelepon balik, hubungi lagi tiga hari setelahnya untuk memberikan kesan urgensi, dan jangan menyerah. Saya sangat meyakini proses menelepon setiap tiga hari, dan setelah tiga pesan, lewat surel atau pesan teks. Lagi-lagi, proses yang konsisten untuk menghubungi orang sama penting dengan mengisi daftar nama untuk ditelepon.

Tiga hal yang perlu ditinjau: jumlah panggilan keluar per pekan, persentase panggilan dijawab, dan rasio konversi panggilan dijawab ke janji temu. Biasanya, rata-ratanya adalah 35% panggilan dijawab dan 50% lebih panggilan dijawab berhasil dikonversi menjadi janji temu.

Harus ada pertanggungjawaban

Karena perannya yang begitu penting, penyusunan jadwal menjadi salah satu area pokok pertanggungjawaban di kantor. Yakinlah, pertanggungjawaban aktivitas menelepon tidak akan mengkhianati hasil. Staf penyusun jadwal perlu melacak aktivitasnya setiap hari: jumlah panggilan, jumlah panggilan dijawab, dan jumlah janji temu yang berhasil didapatkan. Tidak perlu banyak waktu untuk menelepon.

Contohnya, jika staf melakukan rata-rata 23 kali panggilan per hari, dia akan menghasilkan 20 janji temu per pekan, mengecualikan panggilan cold call. Staf juga perlu mengetahui efek dari penyusunan jadwal terhadap bisnisnya. Terlalu sering saya mendengar seorang staf penyusun jadwal berkata, “Waktu saya tidak cukup untuk menelepon nama-nama ini.” Tanggapan saya selalu, “Saya tidak tahu Anda menyadarinya atau tidak, tetapi janji temu adalah mesin penghasil bisnis. Kalau kalendernya kosong, tak akan ada hal lain yang bisa dikerjakan.”

Saat melacak aktivitas ini, Anda dapat melakukan penyesuaian untuk meraih hasil. Tiga hal yang perlu ditinjau adalah jumlah panggilan keluar per pekan, persentase panggilan dijawab, dan konversi dari panggilan dijawab ke janji temu.

Biasanya, rata-ratanya adalah 35% panggilan dijawab dan 50% lebih panggilan dijawab berhasil dikonversi menjadi janji temu. Jika level panggilan dijawab rendah, staf penyusun jadwal mungkin perlu meningkatkan jumlah panggilan keluar hingga mampu menghubungi lebih banyak orang. Jika persentase janji temunya rendah, staf mungkin perlu lebih dilatih untuk mampu mengatasi keberatan dengan kreatif untuk mendapatkan janji temu.

Bertahun-tahun yang lalu, ketika saya menjadi penyusun jadwal atasan saya, beliau baru menggeluti bisnis ini selama satu setengah tahun. Dalam lima tahun, beliau mampu menjadi top producer di agensi kami karena menyerahkan dan mempercayakan tugas penyusunan jadwal kepada saya. Jadi, delegasikan tugas penyusunan jadwal supaya Anda bisa hadir di hadapan prospek/nasabah, closing polis baru, dan meminta referensi baru.

Itu baru namanya pertumbuhan bisnis!

Strategi utama saat melakukan panggilan

Saat meninggalkan pesan, buat ringkas. Tujuannya adalah untuk mendorong orang menelepon balik.

“Halo, , saya Gina, staf Bapak John Jones. Mohon menghubungi saya di nomor .”

“Halo, , saya Gina; adalah nasabah kami dan beliau meminta untuk dihubungi. Saya staf Bapak John Jones, dan mohon untuk menghubungi saya di nomor .”

Telepon kembali setiap tiga hari dengan isi pesan yang memberikan kesan urgensi.

“Halo, , ini saya, Gina. Saya tahu Anda sangat sibuk. Namun, saya hanya butuh sebentar saja. Mohon menghubungi saya di nomor .”

Lacak jumlah panggilan keluar, panggilan dijawab, dan janji temu.

Saat mengatasi keberatan, tunjukkan bahwa kita mendengarkan prospek/nasabah dengan mengatasi keberatan tersebut menggunakan kata-kata empatik: “Kami tidak menyadari.” “Saya bisa mengerti.” “Saya bisa memahaminya.”

Ajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka: “Jadwal Anda bagaimana?” “Kapan kira-kira waktu yang pas?” “Pukul berapa waktu yang paling nyaman untuk Anda?”

Gina Pellegrini pemilik Pellegrini Team Consulting, sebuah firma yang berspesialisasi di bidang pelatihan kepemimpinan, pengembangan staf, dan manajemen praktik di Minneapolis. Hubungi Pellegrini di situs webnya pellegriniteam.com.

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments