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वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग को सबसे अच्छा बनाना

Naomi Chua Yi-Shyan, ChFC

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सही तकनीक इस्तेमाल करने और क्लाइंट को बैठक में शामिल होने के लिए तैयार करने के आइडिया।

कई युवा बच्चों के माता-पिता मेरे क्लाइंट हैं और लॉकडाउन के पिछले कुछ महीने उनके लिए बेहद कठिन रहे हैं। सिंगापुर में आमतौर पर माता-पिता दोनों काम करते हैं – हमारे यहाँ इस पीढ़ी की ज़्यादातर माताएं बतौर हाउस वाइफ घर पर नहीं रहतीं। इसलिए मुझे उनसे संपर्क करने के प्रति अधिक संवेदनशील होना होगा, क्योंकि उन्हें परिवार और वर्क फ्रॉम के बीच तालमेल बैठाने में काफी मशक्कत करनी पड़ती है।

पहले, मैं बस उन्हें कॉल करके वार्षिक समीक्षा के लिए पूछ सकती थी। लेकिन अब उनका ध्यान आकर्षित करना बहुत कठिन है। मैं उन्हें नए उत्पादों या COVID-19 महामारी के दौरान सिंगापुर के लोगों की देखभाल और सहायता के लिए लागू सरकारी उपायों में बदलावों के संबंध में व्हाट्सऐप मैसेज भेज रही हूँ।

सरकार वास्तव में लोगों की मदद कर रही है – पिछले दो महीनों में सरकार ने जनता पर लगभग $100 बिलियन खर्च किये हैं। मैं क्लाइंट को इस बारे में अपडेट देती हूँ, क्योंकि उनके पास शायद खुद से यह पढ़ने के लिए समय न हो। जोश बढ़ाने के लिए अच्छी ख़बरें महत्वपूर्ण हैं।

मैंने अप्रैल में हर रोज़ टेक्स्ट संदेश भेजे, और मुझे इसकी परवाह नहीं थी कि उन्होंने संदेश पढ़े या नहीं, क्योंकि मेरे पास एक फॉलो-अप प्लान था।

मई में, मैंने अपने टॉप क्लाइंट्स को $1,500 मूल्य के केक भेजे। मैंने अपनी दोस्त की बेकरी से केक ऑर्डर किये, जिसकी मैं इस मुश्किल वक़्त में सहायता कर रही थी। मुझे लगता है कि ऐसे समय यह महत्वपूर्ण है कि हम स्थानीय व्यवसायों की मदद के लिए कुछ करें।

आमतौर पर एशिया में, हम व्यावसायिक संबंधों में कृतज्ञता और पारस्परिक आदान-प्रदान को महत्व देते हैं। समायोजन की इस तनावपूर्ण अवधि में समय पर केक की डिलीवरी सराहनीय है, क्योंकि सिंगापुर के लोगों का सबसे पसंदीदा पासटाइम है खाना। इसके अलावा, यह दर्शाता है कि हमारा व्यावसायिक संबंध विशुद्ध रूप से लेन-देन पर नहीं टिका है; मेरे क्लाइंट की भलाई और बेहतरी मेरे विचारों में भी है।

यह प्रयास खासतौर पर युवा क्लाइंट को पसंद आता है, जिन्हें इंस्टाग्राम जैसी चीज़ें पसंद हैं। केक इंस्टाग्राम के लिए बहुत अच्छा है, और साथ ही वह कार्ड भी जो मैं केक के साथ भेजती हूँ, क्योंकि इसे डिज़ाइन करने वाली बेकरी की मालकिन बहुत ही रचनात्मक है।

ये वही लोग हैं जो व्हाट्सएप अपडेट प्राप्त कर रहे हैं, इसलिए जब वे मुझे व्हाट्सएप पर केक की तस्वीर के साथ धन्यवाद देते हैं, तो मैं भी उनसे पूछती हूं कि क्या उन्होंने मेरे द्वारा भेजे गए टेक्स्ट मैसेज पढ़े। मैं सुझाव देती हूँ कि वे अपने सुविधा अनुसार सभी जानकारी समझने के लिए 45 मिनट निकालें।

कभी-कभी वे कहेंगे, “आप मुझे व्हाट्सऐप पर क्यों नहीं बता देते? आप मुझे कॉल पर क्यों नहीं बता देते? मैं उनसे कहती हूँ कि जब बात कुछ विशिष्ट चीज़ों की हो, तो मैं वीडियो कांफ्रेंस द्वारा सामग्री साझा करना चाहती हूँ, ताकि वे बेहतर ढंग से समझ सकें। और फिर 45 मिनट की कॉल से, मैं भविष्य का अपॉइंटमेंट निर्धारित कर सकती हूँ।

मैं इन अपॉइंटमेंट के लिए वेबेक्स इस्तेमाल करती हूँ, क्योंकि मेरे कुछ ग्राहक ज़ूम पर सुरक्षा के बारे में चिंतित थे। वेबेक्स मुफ्त है और सुरक्षित भी प्रतीत होता है। केवल नकारात्मक पक्ष यह है कि लोग ज़ूम से ज्यादा परिचित हैं, इसलिए उन्हें वेबेक्स पर आने के लिए कहने पर थोड़ी कोचिंग देनी पड़ती है। मैं उन्हें आश्वस्त करती हूँ कि “चिंता न करें, ये बिल्कुल वैसी ही प्रक्रिया है। यह उतना कठिन नहीं होगा।”

मैं उन्हें हमारी चर्चाओं के लिए अपने लैपटॉप या आईपैड इस्तेमाल करने के लिए भी प्रोत्साहित करती हूँ, क्योंकि फोन की स्क्रीन बहुत छोटी होती है और उनका ध्यान भटक जाएगा। वे ध्यान केंद्रित नहीं कर सकते। मैंने पाया है कि यदि आप 30 मिनट से अधिक समय से फोन पर हैं, तो वे आपको नहीं सुन रहे होते।

मैं अपने आईपैड पर स्थापित गुडन्यूज़ ऐप इस्तेमाल करते हुए अपने लैपटॉप और आईपैड दोनों से वीडियो कांफ्रेंस से जुड़ती हूँ। यह ऐसा है जैसे आप उनके साथ बैठक कर रहे हैं और व्यक्तिगत रूप से नोट्स बना रहे हैं। जब आप अपने आईपैड पर स्क्रीन साझा करते हैं, तो अनिवार्य रूप से ऐसा होता है कि वे आपको ठीक से माउंटेड लैपटॉप पर वीडियो कॉन्फ्रेंस में आमने-सामने देखेंगे, साथ ही वे उन नोट्स को भी देखेंगे जिन्हें मैंने एप्पल पेन की मदद से आईपैड पर लिखा है।

आईपैड और लैपटॉप दोनों इस्तेमाल करना महत्वपूर्ण है, ताकि वे उस स्थिति में भी स्मार्ट मुद्रा में आपके चेहरे को देखें, जब आप अपनी स्क्रीन साझा करते हैं। कैमरे और नोट लेने के लिए स्क्रीन साझा करने के लिए एक ही आईपैड इस्तेमाल करने के विकल्प की कल्पना करें - यह मानकर कि आपने लिखने के लिए अपने आईपैड को लिटा रखा है और कैमरा ऊपर की ओर है। आपकी ठोड़ी या नाक के नीचे का व्यू, ऐसा प्रभाव नहीं हो सकता, जिसे आप संभावित क्लाइंट पर छोड़ना चाहेंगे।

मुझे अपने क्लाइंट से इस प्रक्रिया के बारे में बहुत अच्छी समीक्षाएं मिली हैं। उन्हें लगता है कि यह बैठक में व्यक्तिगत रूप से उपस्थित होने जैसा है।

मैंने वास्तव में एक सहकर्मी के साथ दो प्रयोग किए। मैंने उससे एक ऐसा विषय प्रस्तुत करने को कहा, जो मैंने पहले कभी नहीं सुना। मैंने महसूस किया कि जब उसने साझा स्क्रीन पर चीजें लिखीं और फिर बात करना शुरू किया, तो मेरी आँखें उस पर स्थिर हो गईं और उसे बोलते हुए देखा। इसने मुझे बेहतर ढंग से ध्यान केंद्रित करने में मदद की।

लेकिन अगर मुझे सिर्फ लिखा हुआ देखना होता, तो मुझे मुश्किल होती, क्योंकि मुझे समझ नहीं आता कि साझा स्क्रीन पर वास्तव में क्या है, क्योंकि यह मेरे विशेषज्ञता के क्षेत्र में नहीं है। ये छोटी-छोटी बातें हैं, जो वास्तव में मेरे लिए काम करती हैं।

सिंगापुर निवासी Naomi Chua Yi-Shyan आठ वर्षों से MDRT सदस्य हैं। उनसे naomichuays@rep.greateasternfa.sg पर संपर्क करें।

 

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