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人材課題に創造的なソリューション

Matt Pais

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4名のMDRT会員が人材の問題をどう解決したかをご紹介します。

皆さんはスタッフと共にたくさんの素晴らしい成功を得ることができる一方、スタッフがいるからこそ直面する潜在的な問題もあります。アドバイザーが経験したチームメンバーとの予測不可能な状況に対処する戦略を記述するとなると、本誌の全ページを使ってもまだ足りないくらいです。

優秀な社員が退社することになった場合や、勤務中にFacebookを見ているスタッフへの対処法をご存じですか。お金をかけてチームメンバーにトレーニングを受けてもらったのにすぐに退職した場合はどうでしょうか?自分の配偶者をスタッフにしたけれど、本当は辞めさせるべきだと気付いた場合は?

こういった人事関連の課題をMDRT会員はどのように対処したかをご紹介します。実際に使えるソリューションがあるかをぜひ考えてみてください。

研修完了後にスタッフが退職

優れた経営者なら誰でも考えるようにカナダの38年間MDRT会員、Diane L. McCurdy, EPC, CFPはスタッフの育成を支援したいと思っています。トレーニングや資格が必要なスタッフを採用し、育成のために時間とお金をかけることにも積極的でした。

しかしトレーニング終了直後に退職されることは想定していませんでした。それもスタッフ6名中2人が、しかも同時に辞めてしまいました。

「習得したスキルを使うことすらありませんでした!」とMcCurdyは語ります。「一人はカナダのスポーツウェアブランドLululemon社に転職してしまいました!」

同族会社や専門家、退職者、ミレニアル世代などの財産を築き維持することを重視するMcCurdyはその教訓から人材への投資にはルールが必要だと実感しました。

研修費用への投資を回収できるか分からない新人に直接投資するのではなく、トレーニングにかかる費用をスタッフ自身が支払うように求めています。資格に合格したスタッフにはその費用を返金します。ただし2年以内に退職した場合はトレーニング費用を会社に返済しなければいけません。

トレーニングと在籍期間に関する現在の概念は、新しいアドバイザーが自分のクライアントを引き受けるまでの2年間を既存アドバイザーのサポートに費やすことを必須としているMcCurdyの考えに合致しています。

最良の人材が遠方に引っ越し

「何から何まで知っている」と評することができるスタッフを得られる確率はどの程度ですか。

多くのアドバイザーは、ほとんどないと答えるでしょう。

ニューヨーク州の12年間MDRT会員、Paresh B. Shah, CFPの場合は業界経験があり、引受査定をするアンダーライターに信頼されているKathyがShahのオフィスに加わった素晴らしい人材でした。

残念なことに3年間の勤務後、Kathyは一身上の都合でテキサス州ヒューストンに引っ越すことになりました。彼女の引っ越しは業務に大打撃ではなく、業務を合理化するチャンスを与えることになるとShahは捉えました。

まずはリモートの従業員と安全にデータ交換を行うための技術を設定する探索プロセスを開始しました。Shahはスキャンデータとドキュメント共有の必要性に対応するマイクロソフトのOneDriveでKathyとオフィス全体をつなぎ、ニューヨークのオフィスにかかってきた電話はヒューストンで鳴るように設定しました。

しかしシステムに欠陥がなかったわけではありません。

「電源を入れればすべてが作動すると信じたいものですが、そうではありません」とShahは話しました。設定には約6週間かかりました。

Kathyのインターネットがつながらないことや停電などが原因で彼女が任された仕事を完了できない時もあります。また小切手などの物理的なアイテムがShahのオフィスに郵送された場合、その場にKathyがいれば受け取れるのに他の誰かが処理しなければいけません。

しかし、大部分はShahの保険会社と証券ブローカー・ディーラーがスキャンした申込書の受付を開始したことが支えとなり、この業務スタイルの変更は大成功と言えます。当初3ヶ月の試用期間を経験したKathyは4年後、新しいビジネスでShahの副社長(vice president)を務め、フルタイムで勤務し新規クライアント全員を最初から最後まで管理しています。

2500キロも離れた場所で働いているにも関わらずShahもKathyも会議や報告のために移動する必要はありません。かえって9年経った現在の方がお互いを身近に感じており、それが仕事に対する献身だけでなく、必要に応じて自由な話し合いができるという相互理解につながっているとShahは語りました。

「長く勤務しているスタッフがいればあなたのことをよく理解して、何かが間違った方向に進んでいる時に遠回しに言う必要もありません」とShahは話しました。「私は彼女に『これが嫌だった』と言うことができるし、彼女は私に『あれが嫌だった』と率直に言うことができます」

一日中Facebookに夢中なスタッフ

カナダの20年間MDRT会員のDanielle J. Genier, CFP, CLUはスタッフの一人が突然退職した後、ITチームにその人のPCの解析を依頼しました。

結果、退職した女性は一日の大半をFacebookを見て過ごし、残りの時間に転職活動をしていたことが発覚しました。

これはGenierがオフィスでテクノロジーに関する方針を強化した理由の実例です。ファイナンシャル・プランニング業務を行う彼女のオフィスは、もう1名のアドバイザーと4名の事務スタッフが勤務しています。彼女が言うように機器は会社の所有物であり、スタッフはパソコンで行うすべてのことが監査対象であることを認識しています。

Genierは外部のベンダーと協力し、デジタル中心の現代において必要と思われる、昼食時のFacebookの閲覧や短時間の銀行業務などのインターネット利用を認めるテクノロジー方針を作成しました。この方針を明確にすることでスタッフは職場で会社のPCを使って仕事をすることが求められていると自覚するようになりました。そしてIT部門のサポートにより、スタッフが仕事に関係のないサイトを見ている時とその閲覧時間を把握することが可能になりました。

その結果、業者さんとのやりとりメールが失礼だったスタッフに、彼女の考えを伝えることもできるようになりました。「取り締まることだけがこの方針の目的ではありません。改善のための方針です」

この方針は勤務時間中のスタッフによる私用電話の使用を最低限に抑える一方、緊急時の使用許可にも適用しています。以前は一日中携帯を使っているスタッフがいました。誰かが彼女のSNSに投稿すると、彼女は速攻で返信していました。

チームが方針を遵守していますが、Genierは時々オンラインが適切に使われているかを確認しています。またスタッフもGenierの性格を知っているので、お互いに責任を課しています。「合理的であるべきですが、何か問題があれば分かります」と彼女は言います。

妻をスタッフに雇い、共倒れ

新しいスタッフが入社2週間以内に職場で泣くことがあれば、それは悪い兆候です。

その人が偶然にも妻であれば、最悪です。

イギリスの12年間MDRT会員、Douglas John Bennett, Dip PFSは自身が営む住宅ローン仲介業(現在は家族向けの生命保険、投資、所得補償などを取り扱う事業)の管理者として働く妻のBonnieと8年間共に仕事をしてきました。当時を振り返りBennettは問題の原因はコミュニケーションとモチベーションの両方にあったと言います。

「私が自分のやりたいように物事を進めようと思っていても、誰でもそうでしょうが妻は私と異なった見方をするため、私のやり方に疑問を持つことがありました」とBennettは語りました。「私は自分のやり方を正当化するための説明に時間をかけ、お互いのイライラが募っていきました。『君は仕事を楽しんでいないじゃないか。僕は自分の仕事を楽しんでいる。2人でやっている仕事なのに一人だけが楽しんでいるなんてフェアじゃない』と私が言ってしまう状況になっていました」

Bennettはクライアントと接する忍耐力より妻に対する忍耐力がないことに気付き、妻は自分が情熱を注げるものは事務職ではなくインテリア・デザインであることを次第に認識するようになりました。しかし夫が事業を行う場所は夫婦の自宅でした。そのため、妻が今後は実務を行わないことを夫婦で決めてからの一年間、彼女が在宅していながらも自宅で夫の新しいパート従業員2人が働いていることに彼女は気まずさを感じました。

「妻はラウンジで座って本を読んでいて、スタッフは妻の横を通ってキッチンでお茶やコーヒーを入れることがありました。一方、妻は自分が何かするべきだと感じて罪悪感を覚え始めたのです」と語りました。

もちろん職場での対立はどのオフィスにもあります。その人が誰であろうと職務に適さない人のためにコミュニケーションの問題を解決することは必須です。Bennettの場合、この状況は彼に以下の5つの重要性を教えました。

  1. オフィスを持つ。当たり前に聞こえるかもしれませんが、ファミリービジネスにおいては当たり前のことではありません。オフィスを持つことは仕事と家庭を分けることです。
  2. スタッフにお金を払う。この8年の間に世界金融危機が起き、Bennettの業務にさらに多くの課題が生じています。現在はスタッフの人件費は投資であり、実質無料だからと配偶者をスタッフにしても成功しないと学習しました。
  3. 担当する職務を理解する。気持ちよく仕事をしていない人は献身的なスタッフにはなりません。そのポジションのために時間と手間をかけて人を雇うことによって、より良い結果を得られたのは当然のことでした。
  4. プロセスを確立する。スタッフがまだ仕事に慣れていない場合でも、プロセスに従えばやるべき仕事が分かります。妻をスタッフにすることが難しかった理由の一つは、当時はプロセスが整っていなかったことです。
  5. 優先順位を設定する。仕事の責任者を配置することで業務は改善され、夫婦の結婚生活も改善されました。Bennettの収入は増え、妻はインテリア・デザインの研修を受け、自分のビジネスを経営することができました。win-winで丸く収まりました。

CONTACT

Douglas Bennett dougbennett@tpllp.com

Danielle Genier danielle.genier@genierfinancial.com

Diane McCurdy diane@mccurdyfinancial.com

Paresh Shah pshah@pareshah.com

 

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