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Cinco formas de empezar el año nuevo con el pie derecho

Liz DeCarlo

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Estrategias simples para organizar tu negocio y tu vida en 2020.
ILUSTRACIÓN DE MICHAEL GLENWOOD

A MEDIDA QUE VEMOS CÓMO SE ALEJA EL 2019 y cómo se acerca el 2020, es un buen momento para reflexionar acerca de cómo lograr que este año sea aún mejor que el anterior. Algunos sencillos pasos analizados y explicados por miembros MDRT nos pueden ofrecer nuevas oportunidades y posibilidades en el 2020. He aquí cinco pasos que debes poner en tu lista de cosas por hacer.

1. Redacta un plan de negocios de una página

Tener un plan de negocios por escrito genera claridad para ti y tu equipo. Hacer que dicho plan tenga una hoja de longitud te ayuda realmente a mantenerte enfocado en él.

Este plan de negocios de una hoja se desglosa en las siguientes cinco secciones.

Visión. Esto te ayuda a definir qué tan grande quieres que sea tu negocio y qué quieres lograr. Asimismo, aclara en qué tipo de negocio estás o quieres estar. ¿Quieres trabajar con las prestaciones de los empleados o con familias? Define el tipo ideal de negocio que estás tratando de crear e identifica dos o tres de tus productos o servicios clave que forman parte de tu visión. Asimismo, debes fijar un plazo de tiempo.

Esta es mi visión actual: En BFG Financial Advisors, queremos convertirnos en una compañía de asesoría financiera nacional. Deseamos brindar servicio a alrededor de 500 familias proporcionándoles e implementando planes financieros integrales. Para el 2023, queremos que nuestra compañía tenga una cierta cantidad de activos bajo gestión, generando una cierta cantidad de ingresos.

Misión. ¿Cuál es la razón de existir del negocio? ¿Con quién trabajarás? ¿Qué valor les aportas? ¿Cuál es tu propuesta única de venta? ¿Qué te comprometes a aportarles a los clientes? Y, ¿qué deseos, necesidades, preocupaciones o problemas atienden tus servicios para los clientes?

Mi misión es: trabajamos con familias para hacer crecer, proteger y conservar su riqueza por medio de la planeación del legado multigeneracional.

Puedo mostrarle esto a cualquiera de mis empleados y comprenderá exactamente qué estamos intentando hacer. Una misión bien escrita atrae clientes y también le da una dirección al comportamiento dentro de tu organización.

La clave para tener objetivos significativos es identificar metas que sean fundamentales para tu éxito y que puedan ser rastreadas con facilidad. No te pongas metas si no cuentas con acceso a información que puedas evaluar.

Objetivos. Todos los objetivos deberán ser metas medibles. Estas últimas definen qué tipo de acción se emprenderá y cómo se medirán los resultados. Incluye un valor numérico para cada objetivo y asigna un nombre y una fecha con fines de rendición de cuentas.

La clave para tener objetivos significativos es identificar metas que sean fundamentales para tu éxito y que puedan ser rastreadas con facilidad. No te pongas metas si no cuentas con acceso a información que puedas evaluar.

Es importante incluir diferentes tipos de objetivos para cubrir tu negocio. Lo que intentas hacer es cubrir todas las bases de tu negocio. A final de cuentas, todos sabemos que todo aquello que se puede medir se puede lograr.

Estrategias. Estas tienden a ser a largo plazo más que metas de un año y establecen la dirección, filosofía, valores y metodología para construir y administrar tu compañía. Identifica un proceso o una meta que quieras alcanzar y define qué puedes hacer para lograrlo. Las estrategias son los lineamientos y límites establecidos para evaluar las decisiones de negocios: ¿existe congruencia con estas estrategias?

Por ejemplo, estamos estrenando un nuevo sistema de administración de los recursos de los clientes y queremos extender su uso. Esta es una meta que nos ayudará a desarrollar nuestro negocio a largo plazo. ¿Cómo lograremos eso? Lo usaremos para identificar oportunidades, mejorar el servicio y hacer una medición en tiempo real de qué tan rápido y con qué constancia creamos un proceso.

Planes de acción. Representan acciones específicas que debe emprender el negocio para implementar las estrategias y alcanzar objetivos. Una fórmula simple es: elegir tu proyecto, una fecha de inicio y de término y la persona a la que se le asignó en caso de tener varias personas trabajando en ello.

Lo ideal es que cada plan de acción se relacione con un objetivo o con una estrategia sin que debas tener uno para cada objetivo y estrategia, porque de ser así te sentirás abrumado y no lograrás hacer nada.

Por lo general, no se asignan más de dos planes de acción para un trimestre. En un negocio más pequeño, podrías tener un solo plan de acción grande y general si se trata de un emprendimiento importante como lo es una fusión.

Compártelo. Ya tienes un plan de negocios claro y concreto. Ese es tu primer borrador. Es momento de compartirlo con tus socios y empleados. Toma nota de toda la retroalimentación que te den para darle una pulida y asegurarte de que el documento sea comprensible.

Una vez que tengas un plan de negocios para tu empresa, cada individuo en tu equipo deberá crear uno propio y revisarlo mensualmente. Con esto se garantiza el respaldo del plan de negocios de la compañía de una hoja.

Kathleen R. Benjamin, CFP, CPA, es miembro MDRT desde hace 15 años de Timonium, Maryland.

2. Dile no a los clientes difíciles

A medida que desarrollas tu negocio, podrías sentirte tentado a decirle que sí a cualquier persona dispuesta a platicar contigo, incluso si dicha reunión no es una buena inversión de tu tiempo.

Probablemente un prospecto te pregunte: “Oye, ¿tendrías inconveniente en manejar una hora para tener una reunión?”. Podrías verte tentado a decir: “¿A qué hora quieres que llegue?”. O probablemente te pregunte: “¿Trabajas en las noches y los fines de semana?”. Podrías verte tentado a responder: “Claro. Estoy a tus órdenes”.

Lo que necesitas comprender es la libertad que implica la palabra no. De hecho, no necesitas decir que sí a cualquier posibilidad de negocio que se te presente. Al trabajar con prospectos poco óptimos te estás negando la oportunidad de alcanzar tu verdadero y máximo potencial.

Es importante que inviertas tu tiempo de la mejor manera posible. Cuando eso no suceda simplemente di que no y date cuenta de la libertad que fluye a partir de ahí.

¿Qué puedes hacer cuando ves el nombre de uno de esos clientes de los que te avergüenzas en tu lista de llamadas por hacer? Piensa en esto: ¿Cómo serían mejor las cosas si, desde un principio, nunca hubieras aceptado trabajar con ese cliente? La mejor manera de lidiar con una situación como esa es no tratar de arreglarla sino evitar que suceda nuevamente.

Si una persona no es la más adecuada para tu negocio, ¿cuándo crees que sea el mejor momento de llegar a esa conclusión? ¿Será después de que lleven años drenando tu energía? Claro que no. El mejor momento de lidiar con esta situación es antes de que se convierta en un problema. No te involucres con clientes que no son los adecuados.

En ocasiones, decir que no puede representar un desafío porque podría significar rechazar trabajo que, en un principio, te volvió exitoso. Sin embargo, si tu objetivo es hacer crecer tu negocio, será inevitable que tengas que evolucionar. Probablemente necesites decir que no a lo que solías hacer, y avanzar hacia lo que harás a continuación.

Por lo tanto, necesitas tomar el control de tu negocio (y de tu vida). Aprende en qué momento decir que no.

Brad Brain, CFP, CLU, es miembro MDRT desde hace 10 años de Fort St. John, Columbia Británica, Canadá.

3. Crea una cultura de “sí se puede”

Cuando empecé en este negocio, estaba en busca de esa gran idea que me permitiría ser exitoso. Con el paso del tiempo, me di cuenta de que el éxito de la noche a la mañana es un mito. En lugar de esperar a que eso sucediera, diseñé un modelo de SÍ SE PUEDE, el cual se enfoca en cinco áreas: comunicación, actitud, conocimiento de tus números, dedicación a tus clientes y organización dentro de tu compañía.

Comunicación: Una buena comunicación no solo tiene que ver con hablar, sino también con escuchar y disfrutar del silencio. Nunca podrás escapar de una venta escuchando, pero sí puedes convencerte de no hacer una hablando contigo mismo.

Al hacer lo que hacemos, tenemos una oportunidad única de realmente llegar a conocer a nuestros clientes de la manera más profunda que es posible. Si se les brinda la oportunidad y los espacios de silencio, verás que no hay nada que les guste más que platicarte de sus esperanzas, sueños y metas.

Actitud: Todos los Llunes por la mañana, llevamos a cabo una reunión y empezamos con un enfoque positivo. A todos se les pide mencionar algo que hayan hecho o que les haya sucedido recientemente y que los haya hecho sentirse positivos. Esto provoca que todos sonrían y estén en un estado mental de felicidad antes de comenzar la reunión y así le podemos sacar el mayor provecho posible a esta última.

Cuando recién comenzamos a hacer este ejercicio, debo admitir que se sentía un tanto forzado y creo que la mayoría de las personas limitaba su enfoque a contar algo que había sucedido la semana anterior en el negocio. A medida que el tiempo ha transcurrido, el enfoque ha cambiado hacia las cosas positivas de su vida privada lo que significa que con este ejercicio se obtiene el extra de poder aprender más acerca de los miembros del equipo de lo que se podría aprender de una conversación casual.

Al final de cuentas, la manera en la que abordas la vida y forma en que lidias con los problemas depende completamente de ti y de tu actitud. Si realmente quieres hacer algo, encontrarás la manera de hacerlo. Si no quieres hacerlo, encontrarás un pretexto para no hacerlo.

Números: Una comprensión básica de tus números resulta fundamental para la planeación de tus metas del año. Comienza con una lista de todo lo que quieres lograr en los siguientes 12 meses y con lo que cada una de esas metas te costará. Es así como podrás saber qué cantidad de ingresos necesitarás generar para poder costear tus metas.

Conocer cuál es tu póliza promedio te permitirá saber:

  • Cuántas pólizas tienes que emitir al año. Con cuántas personas necesitas tener reuniones de venta para emitir esa cantidad de pólizas
  • Cuántas reuniones preliminares necesitarás para pasar a tener una reunión de ventas con la gente
  • Cuántas citas debes agendar a la semana (tomando en cuenta las cancelaciones)
  • Cuántas llamadas necesitarás hacer para poder agendar cada reunión. Sin embargo, debes tener en cuenta esta advertencia: nunca te enfoques más en los números de lo que te enfocas en los clientes. Ellos identificarán inmediatamente si no te importan y te rechazarán. Si tú cuidas de tus clientes, ellos cuidarán de tus números.

Dedicación: No existe el éxito de la noche a la mañana, es por esto que la dedicación que pongas para apegarte a tu plan y a tus metas, particularmente cuando la vida te presenta dificultades, te ayudará enormemente en este negocio.

Aprende a hacer primero el trabajo incómodo; el trabajo que más temes hacer es exactamente el trabajo que tiene la mayor capacidad de cambiar tu vida. ¿Cuántos lunes han pasado en los que dices: “empiezo la próxima semana”? Emprende acciones y empieza hoy. Uno de mis amigos cuenta una historia de tres ranas en un tronco. Una de ellas decide saltar, entonces, ¿cuántas quedan en el tronco? Todavía quedan tres. Debes emprender una acción porque el solo hecho de decidir qué hacer nunca es suficiente. ¡Solo hazlo!

Organizar: Por último, poder organizarte mejor a ti mismo y a tu equipo debería simplificar bastante tu vida y hacerla más fácil de controlar y guiarla a un mayor éxito. Prepara tus tiempos para reunirte con los clientes con anticipación. Comprende la importancia que tiene tomar descansos de forma regular y recargar tus pilas física y emocional.

Justo al principio el año, asigna los días que te propones descansar y los viajes necesarios para los siguientes 12 meses. No te esperes hasta sentirte exhausto para decidir tomarte unas vacaciones.

Desde finales del año pasado dimos un paso más allá: todas las personas de mi equipo, incluyéndome, estamos trabajando únicamente cuatro días a la semana. Reorganizamos los horarios de todos de manera que trabajamos un poco más al principio y al término de cada uno de los días que estamos en la oficina, y nuestro horario de comida es un poco más corto.

Existe una gran variedad de trucos disponibles para ahorrar el tiempo que tenemos. Hay uno en particular que me gusta: la próxima vez que tengas una reunión para resolver problemas y quieras avanzar rápidamente con las cosas a tratar, considera llevar a cabo una reunión de pie y olvídate de las sillas por completo. Esto impide que las personas se pongan cómodas y las motiva a ir al punto para continuar con su día. De hecho, en mi oficina ni siquiera tengo una silla. Permanezco parado todo el día junto a mi escritorio por lo que todas las reuniones que tengo cuando las personas entran a mi oficina, por lo general, son bastante breves y efectivas.

De igual manera, mi conclusión será básica y breve: PUEDES HACERLO. Mantén la simpleza de la vida, sonríe mucho y diviértete.

Jeremy Mark Wellington, Dip PFS, Dip CII, es miembro MDRT desde hace ocho años de Truro, Inglaterra.

No existe el éxito de la noche a la mañana, es por esto que la dedicación que pongas para apegarte a tu plan y a tus metas, particularmente cuando la vida te presenta dificultades, te ayudará enormemente en este negocio.

4. Elige ser agradecido

Nos reunimos todos los Viernes como equipo de liderazgo para repasar todas las cosas que han sucedido durante la semana anterior. Cubrimos lo que ha salido bien, los mensajes resultantes y lo que hemos aprendido.

Nos gusta identificar y agradecer a aquellos que nos han ayudado. ¿Fue un cliente, un proveedor o un miembro del equipo? Durante la reunión de los Lunes, ¿a quién vamos a felicitar? Hacer esto nos ayuda a generar positivismo de forma semanal.

Cuando mi equipo o yo mismo nos sentimos un poco tristes, miramos en retrospectiva y decimos: “¿qué hemos logrado en las últimas semanas y meses?”. Cuando comienzas a sacar la cuenta de todas las cosas positivas que han sucedido, resulta sorprendente cómo puedes realmente sentirte mucho mejor.

Jenny Brown, CFP, FChFP, es miembro MDRT desde hace 11 años de Melbourne, Victoria, Australia.

5. Empieza a delegar

Solo por el hecho de que puedas hacer algo no necesariamente significa que debas hacerlo. Enfócate en lo que solo tú puedes hacer, por ejemplo, reunirte con los clientes, pensar estratégicamente acerca de tu negocio y trabajar en él.

Obligarme a soltar las cosas me ha ayudado a darme cuenta de que algunas personas del equipo en verdad quieren ser más partícipes. Desean asumir más responsabilidades y desarrollar sus habilidades lo cual es maravilloso para todos. A menudo, me he dado cuenta de que son capaces de hacer más cosas de las que ellos creen.

Probablemente pienses que no cuentas con una persona así para delegarle tareas o que nadie más podría hacer las cosas tan bien como tú. Es posible que también pienses: solo me tomará un par de minutos, yo lo haré. Sin embargo, el efecto combinado de ahorrar esos pocos minutos es lo que hace la diferencia.

Asimismo, me he dado cuenta de que hacer contrataciones externas resulta útil cuando no contamos con esas habilidades internamente. Si bien esto implica un costo, también libera parte de tu tiempo para que puedas generar más ingresos, así que ese costo tiene que pagarse totalmente solo.

Tu habilidad para delegar se dará sin ningún inconveniente si te tomas unos cuantos minutos para aclarar qué necesita hacerse, el nivel que esperas de la tarea, la fecha límite en que se debe entregar y la importancia de llevarla a cabo. Esto te ahorrará mucho tiempo y también muchas posibles frustraciones.

Catherine Gough, FPFS, es miembro MDRT desde hace dos años de Shrewsbury, Inglaterra.

 

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