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नए साल की सही शुरुआत के पांच तरीके

Liz DeCarlo

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2020 में अपना व्यवसाय और जीवन व्यवस्थित करने की सरल रणनीतियां।
माइकल ग्लेनवुड द्वारा चित्रण

2019 के गुजरने और 2020 के आगमन पर यह ये दर्शाने का सबसे अच्छा समय है कि इस साल को पिछले साल की तुलना में बेहतर कैसे बनाया जाए। MDRT सदस्यों द्वारा जांचे-परखे और व्याख्या किये गए सरल चरण, 2020 में नए अवसरों और संभावनाओं के द्वार खोल सकते हैं। पांच बातें, जिन्हें आपको अपनी टू-डू लिस्ट में शामिल करना चाहिए।

1. एक-पृष्ठीय व्यवसाय योजना लिखें

एक लिखित व्यावसायिक योजना होने से आपके और आपकी टीम के लिए स्पष्टता उत्पन्न होती है। योजना को एक पृष्ठ का रखने से आपको इस पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है।

एक पृष्ठ की व्यावसायिक योजना निम्नलिखित पांच खंडों में विभाजित है।

विज़न स्टेटमेंट। इससे आपको यह परिभाषित करने में मदद मिलती है कि आप अपना व्यवसाय कितना बड़ा चाहते हैं और आप क्या हासिल करना चाहते हैं। यह ये भी स्पष्ट करता है कि आप किस प्रकार के व्यवसाय में हैं या होना चाहते हैं। क्या यह कर्मचारी लाभ है? क्या यह परिवारों के साथ काम कर रहा है? उस आदर्श प्रकार के व्यवसाय को परिभाषित करें जिसे आप निर्मित करने की कोशिश कर रहे हैं, और अपने ऐसे दो से तीन प्रमुख उत्पादों या सेवाओं की पहचान करें, जो उस विज़न का हिस्सा हैं। वहां भी समयावधि रखें।

यह मेरा वर्तमान विज़न स्टेटमेंट है: BFG वित्तीय सलाहकारों में, हम एक राष्ट्रीय वित्तीय सलाहकार फर्म बनना चाहते हैं। हम व्यापक वित्तीय योजनाएँ प्रदान और कार्यान्वित करके लगभग 500 परिवारों की सेवा करना चाहते हैं। 2023 तक, हम चाहते हैं कि हमारी फर्म के पास निश्चित संख्या में संपत्ति हो, जिससे एक निश्चित मात्रा में राजस्व उत्पन्न हो।

मिशन स्टेटमेंट। व्यवसाय क्यों मौजूद है? आप किसके साथ काम करने जा रहे हैं? आप उनके लिए क्या मूल्य लाते हैं? आपका अनूठा विक्रय प्रस्ताव क्या है? आप ग्राहक को क्या प्रदान करने के लिए प्रतिबद्ध हैं, और आपके उत्पाद एवं सेवाएं ग्राहकों के लिए किन चाहतों, ज़रूरतों, इच्छाओं, दर्द या समस्याओं को कम करते हैं?

मेरामिशन स्टेटमेंट है: हम परिवारों के साथ बहुसांस्कृतिक विरासत योजना के द्वारा उनके धन को बढ़ने, उसकी रक्षा और उसे संरक्षित करने के लिए काम करते हैं।

मैं अपने किसी कर्मचारी को यह दिखा सकती हूँ, और वे वास्तव में यह समझने जा रहे हैं कि हम क्या करने की कोशिश कर रहे हैं। एक अच्छी तरह से लिखा गया मिशन स्टेटमेंट ग्राहकों को आकर्षित करता है और आपके संगठन के भीतर व्यवहार भी विकसित करता है।

सार्थक उद्देश्यों की कुंजी उन लक्ष्यों की पहचान करना है, जो आपकी सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं और आसानी से ट्रैक किए जा सकते हैं। यदि आपके पास अपने द्वारा मूल्यांकन की जा सकने वाली जानकारी तक पहुँच नहीं है, तो लक्ष्य निर्धारित न करें।

उद्देश्य। सभी उद्देश्यों को मापने योग्य लक्ष्य होना चाहिए। वे बताते हैं कि किस तरह की कार्रवाई होने जा रही है, और परिणाम कैसे मापे जाएँगे। हर उद्देश्य में एक संख्यात्मक मान शामिल करें, और जवाबदेही के लिए एक नाम और तारीख निर्दिष्ट करें।

सार्थक उद्देश्यों की कुंजी उन लक्ष्यों की पहचान करना है, जो आपकी सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं और आसानी से ट्रैक किए जा सकते हैं। यदि आपके पास अपने द्वारा मूल्यांकन की जा सकने वाली जानकारी तक पहुँच नहीं है, तो लक्ष्य निर्धारित न करें।

अपनी प्रैक्टिस को कवर करने के लिए विभिन्न प्रकार के उद्देश्यों को शामिल करना महत्वपूर्ण है। आप जो करने की कोशिश कर रहे हैं वह आपकी प्रैक्टिस के सभी आधारों को कवर करता है। दिन के अंत में, हम सभी जानते हैं कि जो मापा जाता है वह प्राप्त होता है।

रणनीतियाँ। ये लंबे समय तक, एक वर्ष से भी अधिक समय के लक्ष्य होते हैं। वे आपकी कंपनी के निर्माण और प्रबंधन के लिए दिशा, सिद्धांत, मूल्य और कार्यप्रणाली निर्धारित करते हैं। आप एक प्रक्रिया या लक्ष्य को देखते हैं जिसे आप प्राप्त करना चाहते हैं और यह बताने का प्रयास करते हैं कि आप उस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए क्या कर सकते हैं। ये व्यावसायिक निर्णयों के मूल्यांकन के लिए स्थापित दिशा-निर्देश और सीमाएँ हैं: क्या यह इन रणनीतियों के साथ संरेखण में है?

उदाहरण के लिए, हमें अभी एक नई ग्राहक-संसाधन प्रबंधन प्रणाली मिली है, और हम इसके उपयोग का विस्तार करना चाहते हैं। यह एक ऐसा लक्ष्य है जो लंबी अवधि में हमारे व्यवसाय को बढ़ाने में हमारी मदद करेगा। हम यह कैसे करने जा रहे हैं? हम इसका उपयोग अवसरों की पहचान करने, सेवा में सुधार लाने और इस बारे में रियल-टाइम माप करने के लिए करते हैं कि हम कितनी तेजी से और लगातार प्रक्रिया बना रहे हैं।

कार्य योजना। ये उन विशिष्ट क्रियाओं का प्रतिनिधित्व करते हैं, जिन्हें व्यवसाय को रणनीतियों को लागू करने और उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए करना चाहिए। एक सरल फार्मूला है: अपना प्रोजेक्ट, उसकी आरम्भ और समाप्ति की तिथि और वह व्यक्ति चुनें जिसे इसके लिए असाइन किया गया है, यदि आपके पास इस पर काम करने वाले कई लोग हैं।

आदर्श रूप से, प्रत्येक कार्य योजना एक उद्देश्य या रणनीति से संबंधित है, लेकिन आपके पास प्रत्येक उद्देश्य और रणनीति के लिए एक नहीं होगी। अन्यथा आप अभिभूत होंगे, और आप कुछ भी नहीं करेंगे।

आमतौर पर दो से अधिक कार्य योजनाएं एक तिमाही के लिए असाइन नहीं की जाती हैं। छोटी प्रैक्टिस में, आपके पास एक बड़ी अति महत्वपूर्ण कार्य योजना हो सकती है, अगर यह एक प्रमुख उपक्रम है, जैसे प्रैक्टिस को मर्ज करना।

इसे साझा करें। आपके पास एक स्पष्ट, संक्षिप्त व्यवसाय योजना है। यह आपका पहला मसौदा है अब इसे अपने सहयोगियों और कर्मचारियों के साथ साझा करें। इसे परिष्कृत करने के लिए उनके फीडबैक पर अच्छे नोट्स तैयार करें और सुनिश्चित करें कि यह एक समझ में आने वाला दस्तावेज़ हो।

प्रैक्टिस के लिए व्यवसाय योजना होने के बाद, आपकी टीम के प्रत्येक व्यक्ति के पास अपनी योजना होनी चाहिए और फिर उनकी मासिक समीक्षा करनी चाहिए। यह कंपनी के एक-पृष्ठीय व्यवसाय योजना के समर्थन को सुनिश्चित करता है।

कैथलीन आर. बेंजामिन, CFP, CPA, टिमोनिअम, मैरीलैंड की 15-वर्षों से MDRT सदस्य है।

2. मुश्किल ग्राहकों से ‘न’ कहें

जब आप अपनी प्रैक्टिस निर्मित करते हैं, तो आपमें ऐसे किसी भी व्यक्ति को हाँ कहने का लालच हो सकता है, जिसके साथ आप बात कर सकते हैं, भले ही वह आपके समय का सबसे अच्छा उपयोग हो या न।

शायद एक संभावित ग्राहक पूछता है, "अरे, आप अपॉइंटमेंट के लिए एक घंटे ड्राइव कर सकते हैं?" आपको यह कहने का लालच आ सकता है, "आप मुझे वहां किस समय चाहते हैं?" या शायद वे पूछते हैं, "क्या आप शाम को और सप्ताहांत में काम करते हैं?" आपको यह कहने का लालच आ सकता है, “बेशक। मैं यहां सेवा के लिए हूँ।"

आपको ‘नहीं’ शब्द की स्वतंत्रता को समझने की ज़रूरत है। आपको वास्तव में, हर बार व्यवसाय की संभावना के लिए हाँ कहने की जरूरत नहीं है। गैर-ज़रूरी काम करके, आप अपने आप को अपनी वास्तविक और पूर्ण क्षमता तक पहुंचने से रोक रहे हैं।

आप अपना समय सर्वोत्तम तरीके से व्यतीत करना चाहते हैं। जब ऐसा नहीं हो रहा हो, तो बस ‘ना’ कहें, और उसकी आज़ादी को महसूस करें।

जब आप कॉल डिस्प्ले पर उन ग्राहकों के नाम देखते हैं, जो आपको शर्मिंदगी महसूस करवाते हैं? इसके बारे में सोचें: कितना अच्छा होगा यदि आप पहले ही उनसे नहीं उलझे होते? किसी स्थिति को संभालने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि इसे ठीक करने की कोशिश न की जाए, बल्कि उसे उत्पन्न होने से रोका जाए।

यदि कोई आपकी प्रैक्टिस के लिए फिट नहीं है, तो आपकी नज़र में उस निष्कर्ष पर आने का सबसे अच्छा समय क्या है? क्या उनके सालों तक आपकी ऊर्जा को खत्म करने के बाद? बिल्कुल नहीं। इससे निपटने का सबसे अच्छा समय इसके समस्या बनने से पहले है। उन ग्राहकों को शामिल न करें, जो अच्छी तरह फिट नहीं बैठते।

‘ना’ कहना कभी-कभी चुनौतीपूर्ण हो सकता है, क्योंकि इसका मतलब हो सकता है उस काम से इंकार करना, जिसने आपको पहली बार में सफल बनाया। लेकिन यदि आपका उद्देश्य अपने व्यवसाय को बढ़ाना है, तो अनिवार्य रूप से आपको विकसित होने की ज़रूरत है। आप जो करना चाहते हैं उसके साथ आगे बढ़ने के लिए आपको उस काम के लिए भी ‘ना’ कहना पड़ सकता है, जिसे आप पहले करते थे।

इसलिए प्रैक्टिस – और अपने जीवन पर पर नियंत्रण रखें। सीखें कि कब ‘ना’ कहना है।

सेंट जॉन, ब्रिटिश कोलंबिया, कनाडा के 10-वर्षों से MDRT सदस्यब्रैड ब्रेन, CFP, CLU।

3. “कर सकते हैं” संस्कृति निर्मित करें

जब मैंने पहली बार व्यवसाय शुरू किया, तो मैं एक ऐसे बड़े आईडिया की तलाश में रहता था, जो मुझे सफल होने में सक्षम बनाए। आखिरकार, मुझे अहसास हुआ कि रातोंरात सफलता मिलना एक मिथक है। इसके बजाय, मैंने एक कैन डू मॉडल बनाया, जो पांच क्षेत्रों पर केंद्रित है: संचार, रवैया, अपने नंबर जानना , अपनी फर्म के भीतर अपने ग्राहकों और संगठन के प्रति समर्पण।

संचार: अच्छा संचार केवल बात करने के बारे में नहीं है। सुनना और मौन रहने का आनंद लेना सीखें। आप कभी भी सुनते सुनते अपने आप को एक सेल से बाहर नहीं निकाल सकते। लेकिन,बात करके इससे बाहर निकलना संभव है।

हम जो कर रहे हैं, उससे हमारे पास अपने ग्राहकों को गहराई से जानने का एक अनूठा अवसर है। प्राप्त अवसर, और मौन के चलते, वे आपसे अपनी उम्मीदों, सपनों और लक्ष्यों के बारे में बात करने से बेहतर कुछ नहीं चाहेंगे।

रवैया: हम हर सोमवार की सुबह बैठक करते हैं, और सकारात्मक ध्यान से शुरुआत करते हैं। प्रत्येक व्यक्ति से उसके द्वारा किये गए किसी काम के बारे में बताने को कहा जाता है या कुछ ऐसा जो उनके साथ हाल ही में हुआ है और जिससे वह सकारात्मक महसूस करते हैं। इससे बैठक शुरू करने से पहले हर किसी के चहरे पर ख़ुशी नज़र आती है और उनका चित्त प्रसन्न रहता है, और फिर हम इसका अधिक से अधिक लाभ उठा सकते हैं।

जब हमने पहली बार यह प्रैक्टिस शुरू की, तो मुझे यह थोड़ा अवास्तविक लगा, और मुझे लगता था कि ज्यादातर लोगों ने अपना ध्यान उस चीज तक सीमित कर दिया, जो व्यवसाय में सप्ताह पहले हुई थी। जैसे-जैसे समय आगे बढ़ता गया, ध्यान उनके निजी जीवन से हटकर सकारात्मक बातों पर आ गया, जिसका अर्थ है कि आप अपनी टीम के सदस्यों के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करने का अतिरिक्त बोनस प्राप्त कर सकते हैं, जो आप आकस्मिक बातचीत से प्राप्त कर सकते थे।

दिन के अंत में, आप जीवन के प्रति कैसा दृष्टिकोण रखते हैं और समस्याओं से कैसे निपटते हैं, यह पूरी तरह से आप और आपके व्यवहार पर निर्भर करता है। यदि आप वास्तव में कुछ करना चाहते हैं, तो आपको रास्ता मिल ही जाएगा। यदि नहीं, तो आप कोई न कोई बहाना खोज लेंगे।

नंबर: वर्ष के अपने लक्ष्यों की योजना बनाने के लिए अपने नंबरों की एक बुनियादी समझ आवश्यक है। अगले 12 महीनों में आप जो कुछ भी हासिल करना चाहते हैं, और उनमें से प्रत्येक लक्ष्य की आपके लिए क्या लागत होगी, इसकी एक सूची बनाकर शुरुआत करें। आपको तब पता चलेगा कि अपने लक्ष्यों को पाने के लिए आपको कितनी आय की ज़रूरत पड़ेगी।

अपने औसत केस साइज़ को जानने से आपको पता चलेगा:

  • आपको एक वर्ष में कितने केस लिखने हैं
  • उन केस को क्लोज करने के लिए आपको कितने लोगों के साथ बिक्री बैठकें करनी होंगी
  • लोगों को बिक्री बैठक में ले जाने के लिए आपको कितनी प्रारंभिक बैठकें करनी होंगी
  • प्रत्येक सप्ताह आपको कितनी बैठकों की व्यवस्था करनी होगी (खाता रद्दीकरण को ध्यान में रखते हुए)
  • प्रत्येक बैठक को बुक करने के लिए आपको कितनी फोन कॉल करनी होंगी

एक चेतावनी हालांकि: कभी भी अपने ग्राहकों की तुलना में संख्याओं पर अधिक ध्यान केंद्रित न करें। वे तुरंत देखभाल की कमी को पहचान लेंगे और आपसे दूरी बना लेंगे। यदि आप अपने ग्राहकों का ध्यान रखते हैं, तो वे आपके नंबर का ख्याल रखेंगे।

समर्पण: रात भर में सफलता जैसा कुछ नहीं होता, लिहाजा अपनी योजना और लक्ष्यों पर अडिग रहने के लिए समर्पण, खासकर जब जीवन कठिन दौर से गुजर रहा हो, आपके लिए इस व्यवसाय में बेहद मददगार होगा।

पहले ऐसा काम करना सीखें, जिसमें आप सहज न हों – वह काम जिसे करने से आप सबसे ज्यादा डरते हैं, वह है जीवन बदलने की सबसे ज्यादा संभावना वाला काम। आपके द्वारा यह कहते हुए कितने सोमवार गुजर गए, “मैं अगले हफ्ते से शुरू करूँगा”? आज ही काम करना शुरू करें। मेरा एक दोस्त लकड़ी पर बैठे तीन मेंढकों की कहानी सुनाता है। एक ने छलांग लगाने का फैसला किया; तो कितने बचे हैं? अभी भी तीन। आपको कार्रवाई करनी होगी; कुछ करने का निर्णय लेना पर्याप्त नहीं है। बस उसे करें!

व्यवस्थित करें: अंत में, खुद को और अपनी टीमों को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने में सक्षम होने से आपका जीवन आसान हो जाता है और उसे नियंत्रित करना बेहद सरल, और इससे आप अप्रत्याशित सफलता प्राप्त करते हैं। ग्राहक के साथ बैठक का समय पहले से निर्धारित करें। नियमित रूप से ब्रेक लेने और अपनी शारीरिक और भावनात्मक बैटरी को रिचार्ज करने के महत्व को समझें।

वर्ष की शुरुआत में, अगले 12 महीनों के लिए अपनी प्रस्तावित छुट्टियों और आवश्यक यात्राएं आवंटित करें। छुट्टी पर जाने का फैसला लेने के लिए पूरी तरह थकने का इंतजार न करें।

पिछले साल के अंत के बाद से, हम एक चरण आगे बढ़ गए हैं: मेरे साथ ही मेरी टीम का हर व्यक्ति अब सप्ताह में केवल चार दिन काम कर रहा है। हमने हर किसी के कामकाजी घंटे को पुनर्निर्धारित किया, इसलिए हम सभी शुरुआत में थोड़ा अतिरिक्त काम करते हैं और प्रत्येक दिन के अंत में हम कार्यालय में होते हैं, और हम लंच के लिए थोड़ा छोटा ब्रेक लेते हैं।

समय बचाने के कई अन्य तरीके भी मौजूद हैं। जो मुझे विशेषरूप से पसंद है: अगली बार जब आपको एक समस्या-निवारण बैठक में शामिल होना हो और आप सबकुछ जल्दी चाहते हों, तो कुर्सियों पर बैठने के बजाये खड़े-खड़े बैठक करने पर विचार करें। यह लोगों को समय व्यतीत करने से रोकता है और उन्हें असल मुद्दे पर आने और आगे बढ़ने के लिए प्रोत्साहित करता है। वास्तव में, मेरे कार्यालय में भी कोई कुर्सी नहीं है। मैं पूरे दिन अपनी डेस्क पर खड़ा रहता हूँ, और इसलिए जब लोग मेरे पास आते हैं तो हमारी मुलाकात आमतौर पर छोटी और प्रभावी होती हैं।

मेरा निष्कर्ष है, इसी तरह, संक्षेप में मूल बातों पर आगे बढ़कर - आप इसे कर सकते हैं। जीवन को सरल बनाएँ, ज्यादा मुस्कुराएं और मज़े करें।

जेरेमी मार्क वेलिंगटन, Dip PFS, Dip CII, ट्रू, इंग्लैंड के आठ-वर्षों से MDRT सदस्य है।

रात भर में सफलता जैसा कुछ नहीं होता, लिहाजा अपनी योजना और लक्ष्यों पर अडिग रहने के लिए समर्पण, खासकर जब जीवन कठिन दौर से गुजर रहा हो, आपके लिए इस व्यवसाय में बेहद मददगार होगा।

4. Cकृतज्ञता चुनें

एक नेतृत्व टीम के रूप में, हम पिछले सप्ताह हुए सभी कामों पर बातचीत के लिए शुक्रवार को मिलते हैं। इसमें हम क्या सही हुआ है, संदेश क्या हैं, हमने क्या सीखा, इन्हें कवर करते हैं।

हम उन लोगों से मिलना और धन्यवाद देना चाहते हैं जिन्होंने हमारी मदद की है। क्या यह ग्राहक, एक आपूर्तिकर्ता या कोई टीम सदस्य रहा है? सोमवार की टीम की बैठक में, हम किसकी प्रशंसा करने जा रहे हैं? इन चीजों को करने से, हमें साप्ताहिक आधार पर कुछ सकारात्मकता प्रदान करने में मदद मिलती है।

यदि मैं या मेरी टीम कुछ उदास महसूस करते हैं, तो हम वापस जाकर इस बारे में बात करते हैं कि “हमने पिछले हफ़्तों और महीनों में क्या हासिल किया”? जब आप अपने साथ हुईं सभी सकारात्मक चीज़ों को शामिल करते हैं, तो आश्चर्यजनक रूप से आप काफी बेहतर महसूस करने लगते हैं।

जेनी ब्राउन, CFP, FChFP, मेलबर्न, विक्टोरिया, ऑस्ट्रेलिया के 11-वर्षों से MDRT सदस्य है

5. कार्यभार सौंपना शुरू करें

सिर्फ इसलिए कि आप कुछ कर सकते हैं, यह जरूरी नहीं कि आपको वह करना चाहिए। उस पर ध्यान केंद्रित करें जो केवल आप कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, ग्राहकों से मुलाकात, अपने व्यवसाय के बारे में रणनीतिक रूप से सोचना और अपने व्यवसाय पर काम करना।

चीज़ों को जाने देने से मुझे यह महसूस करने में मदद मिली है कि टीम वास्तव में काम में और ज्यादा डूबना चाहती है। वे अधिक जिम्मेदारियां लेना और अपने कौशल को बढ़ाना चाहते हैं, और यह हम सभी के लिए शानदार है। मैंने अक्सर पाया कि वे जितना सोचते हैं, उससे कहीं अधिक सक्षम हैं।

आप सोच रहे होंगे कि आपके पास कार्यभार सौंपने के लिए कोई व्यक्ति नहीं है, या वे आपके जितना अच्छा काम नहीं कर सकते। आप यह भी सोच सकते हैं, इसमें केवल कुछ मिनट लगते हैं, और मैं इसे पूरा कर लूँगा। लेकिन उन कुछ मिनटों को बचाने का संयुक्त प्रभाव काफी मायने रखता है।

अगर हमारे पास इन-हाउस कौशल नहीं है, तो मैंने आउटसोर्सिंग को भी मददगार पाया है। हालाँकि इसमें लागत शामिल है, यह आपको अधिक राजस्व उत्पन्न करने के लिए मुक्त रखता है, तो यह खुद के लिए भरपाई कर लेगा।

आपका प्रतिनिधिमंडल अधिक सुचारू रूप से काम करेगा यदि आप क्या किया जाना है, आपके द्वारा अपेक्षित मानक, समयसीमा और इसे करने के महत्व को स्पष्ट करने के लिए कुछ समय निकालते हैं। यह आपको बहुत समय और संभावित निराशा दोनों से बचाएगा।

कैथरीन गौफ, FPFS, श्रूबेरी, इंग्लैंड की दो-वर्षों से MDRT सदस्य हैं

 

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