Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

Nói sao để có người nghe

Jackie McGoey

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

Cách thực hiện một bài thuyết trình cuốn hút và tạo một bài trình bày PowerPoint chuyên nghiệp.

HÃY NHỚ VỀ buổi thuyết trình gần nhất bạn ngồi nghe. Bạn có nghe hết bài thuyết trình và thật sự hứng thú với những gì diễn giả trình bày hay không? Bạn có mất tập trung không - thậm chí cảm thấy chán? Chỉ mong nó Kết thúc. Ngay. Xong. Ngồi nghe một bài thuyết trình chán ngắt là một điều tệ hại, nhưng sẽ còn tồi tệ hơn nếu chính bạn là diễn giả và trước mắt bạn là hàng loạt ánh nhìn lảng tránh.

Để thực hiện một bài thuyết trình hiệu quả và lôi cuốn, cho dù là thuyết trình trước vài đồng nghiệp tại cuộc họp giữa ngày hoặc trước một khán phòng đầy ắp khán giả tại hội nghị thường niên, bạn phải lên kế hoạch và tập luyện.

Chỉ với một số bí quyết đơn giản, bạn có thể học được cách thuyết trình lôi cuốn khán giả và phát triển hơn nữa kỹ năng thuyết trình của bạn.

Đừng bỏ qua bước chuẩn bị. Để có một bài thuyết trình thành công, bí quyết đầu tiên chắc chắn sẽ là: Chuẩn bị thật kỹ. Toastmasters International, một tổ chức phi lợi nhuận thúc đẩy các kỹ năng giao tiếp và nói trước công chúng, tổ chức cuộc thi về diễn thuyết hàng năm. Quán quân của cuộc thi Nói trước công chúng năm 2018, bà Ramona J. Smith cho biết bước chuẩn bị thường là viết nó ra. Bà Smith nói: “Bạn hãy viết nó ra, sắp xếp ý và biết chính xác những gì bạn muốn nói.”

Ông Garr Reynolds, tác giả có sách bán chạy nhất, đồng tình với ý kiến về dùng bút và giấy trong tác phẩm của mình “Presentation Zen: Simple Ideas on Design and Delivery.” Ông nói: “Tôi có thể sử dụng máy tính. Nhưng tôi thấy rằng việc cầm bút giúp tôi có luồng suy nghĩ liền mạch để mường tượng và diễn đạt các ý tưởng.”

Đối với toàn bộ quá trình, chuẩn bị quan trọng tới mức nó giúp bạn hình thành suy nghĩ, xây dựng cách kể chuyện và nhất là tìm ra ý tưởng cốt lõi và vì sao nó quan trọng.

“Khi xây dựng nội dung thuyết trình, bạn phải luôn đặt mình vào vị trí khán giả và đặt câu hỏi “Rồi sao?” Reynolds nói. Nếu có nội dung nào không ủng hộ quan điểm của bạn hoặc không lý giải vì sao khán giả phải quan tâm, hãy cắt nội dung này đi.

Luyện cho đến khi nhuần nhuyễn, sau đó thực hành lại. Hiếm có bài thuyết trình cuốn hút mạnh mẽ mà không được chuẩn bị trước. Luyện, luyện, luyện cho đến khi thật trôi trảy. Smith khuyên khích nên tập thuyết trình trước gương hoặc với người thân trong gia đình. Thậm chí trước chú chó của bạn.

“Nếu chăm chỉ luyện tập, khi đứng trước khán giả, bạn sẽ nói trôi chảy vì đã tập quá nhiều lần,” ông Smith nói. “Bạn biết chắc bạn muốn nói gì và nên diễn đạt như thế nào.”

Hiểu khán giả và những gì họ cần. Theo ông Smith, nắm rõ khán giả đóng vai trò quan trọng cho thành công của bài thuyết trình. Hãy tự đặt những câu hỏi sau: Khán giả là ai? Chuyên môn của khán giả là gì? Khán giả mong đợi gì ở tôi? Thậm chí việc tìm hiểu các thông tin như địa điểm thuyết trình là trang trọng hay bình thường, bạn sẽ trình bày đầu tiên vào buổi sáng hoặc ngay trước giờ nghỉ trưa, sẽ giúp bạn áp dụng hình thức trình bày phù hợp với nhu cầu của khán giả.

Kể một câu chuyện. Theo nghiên cứu năm 2018 của Prezi, một công ty chuyên cung cấp phần mềm kể chuyện trực quan, 55% người được khảo sát cho biết kể chuyện là hình thức trình bày thu hút sự tập trung của họ trong suốt bài thuyết trình.

Trong một bài diễn thuyết chính năm 2019, Kindra Hall, tác giả và chuyên gia về kể chuyện hàng đầu của Stellar Collective (công ty tư vấn về ứng dụng chiến lược hình thức kể chuyện), giải thích vì sao người nghe bị thu hút bởi các câu chuyện.

“Câu chuyện đọng lại trong tâm trí,” bà nói. “Các câu chuyện xây dựng niềm tin, thể hiện giá trị và thay đổi chất hóa học trong não bộ bằng cách giải phóng cortisol, giúp tăng sự tập trung và chú ý, và oxytocin làm tăng sự thấu cảm và xúc cảm.

Người nghe kết nối với câu chuyện thông qua điều Hall gọi là quy trình đồng sáng tạo. Khi bạn chia sẻ một câu chuyện, khán giả sẽ chọn ra một số phần và liên tưởng với cuộc sống của họ, điều đó khiến họ nhớ lâu hơn. Đó là lý do vì sao việc lồng ghép câu chuyện vào trong bài thuyết trình có vai trò rất quan trọng.

Hiểu tầm quan trọng của ngôn ngữ cơ thể. Tránh kiểu thuyết trình đều đều, chỉ đứng nói trên bục từ đầu đến cuối. Cử động tay và giao tiếp bằng mắt giúp khán giả nhìn theo và khiến họ chú ý. Sử dụng sân khấu để hướng khán giả trở lại một số nội dung trình bày. Smith gợi ý một nguyên tắc hiệu quả đó là di chuyển đến những chỗ khác nhau tương ứng với các nội dung khác nhau của bài thuyết trình: bên trái, giữa và bên phải sân khấu. Bà chia sẻ thêm: “Khi khán giả dõi theo chuyển động của bạn, họ sẽ dễ dàng theo dõi nội dung trình bày của bạn hơn.”

Thay đổi âm vực trong giọng nói của bạn. Để thực hiện được một bài thuyết trình sinh động, thay đổi âm vực cũng là một công cụ hữu hiệu. Smith cho biết: “Bạn có thể nói nhanh, chậm, hoặc rề rà,” “Bạn cũng có thể nói lúc nhỏ, lúc to.” Hãy tập thay đổi âm vực của giọng nói để thu hút khán giả lắng nghe bạn.

Chế ngự lo lắng. Đổ mồ hôi tay, hơi thở gấp, tim đập nhanh. Bạn biết các dấu hiệu này. Ngay cả diễn giả dày dạn cũng có chút lo lắng trước một bài diễn thuyết quan trọng. Thực hiện một số hành động có tính nghi thức trước buổi thuyết trình để giúp bạn bình tĩnh.

Bà Smith cho biết: “Có một số người đi vào nhà vệ sinh và nhảy một điệu vớ vẩn khi không có ai, một số người ngồi thiền hoặc nghe nhạc, một số thì cầu nguyện và có người sẽ đi qua đi lại.” Hãy tìm cách nào hiệu quả để trấn an bạn.

Hãy nói chuyện với khán giả chứ không nói trước khán giả. Bà Smith khuyên nên chuẩn bị các câu hỏi dành cho khán giả để họ cảm thấy bài thuyết trình này dành cho họ. Chẳng hạn như: “Bạn cảm thấy điều đó như thế nào?” “Khi điều này xảy ra, bạn đã nghĩ gì?” “Bạn có thể làm gì khác đi?”

Việc có nhận được câu trả lời từ khán giả hay không hoặc chỉ dừng lại ở câu hỏi tu từ phụ thuộc vào việc bạn tìm hiểu khán giả trước khi trình bày. Một khán phòng sôi nổi có thể có những người sẵn sàng chia sẻ. Nhưng, Smith cũng lưu ý rằng hầu hết thính giả, về bản chất, sẽ trầm lặng và suy ngẫm nhiều hơn. “Họ là những người trầm lặng nhưng rất tập trung, đó là cách họ thể hiện sự tôn trọng với diễn giả,” bà nói.

Thời gian thuyết trình phù hợp. Bà Smith khuyên nên thực hiện bài thuyết trình không quá 20 phút. Thuyết trình đào tạo của doanh nghiệp nên dài từ 45 đến 60 phút.

Nỗ lực hết mình. Hãy kết thúc bài thuyết trình của bạn với một điều gì đó có thể thúc đẩy họ hành động ngay lập tức. Bằng cách giao cho họ một bài tập phải thực hiện khi quay trở về công việc hàng ngày, bạn sẽ giúp họ ghi nhớ và chuyển tiếp thông điệp cốt lõi của bạn - vì sao nó quan trọng.

Hướng dẫn cơ bản về thuyết trình bằng PowerPoint

CÁC CHUYÊN GIA ƯỚC TÍNH rằng mỗi ngày thế giới tạo ra khoảng 30 triệu bài thuyết trình bằng PowerPoint. Mặc dù không còn nghi ngờ rằng PowerPoint là hình thức truyền đạt thông tin hiệu quả, nhưng không phải tất cả các PowerPoint đều như thế. Dưới đây là một số bí quyết hữu hiệu để thiết kế một bài thuyết trình PowerPoint hấp dẫn.

Tránh slide quá nhiều chữ. Khi chọn nội dung slide, suy nghĩ ngắn gọn và súc tích. Theo lời khuyên của Seth Godin, tác giả, diễn giả và blogger có sách bán chạy, “Không bao giờ nên viết quá 6 từ....”

Ông tiếp: “Trong một bài thuyết trình, slide để hỗ trợ nội dung, không phải để đọc lại chúng.” Nó có tác dụng thu hút sự chú ý của người nghe, giúp họ nhớ được nhiều thông tin hơn và không khiến họ nhàm chán.

Đừng quá phụ thuộc vào gạch đầu dòng. Mặc dù gạch đầu dòng làm nội dung rõ ràng hơn một đoạn văn, “nhưng người nghe sẽ nhanh chóng mệt mỏi nếu slide chiếu lên toàn gạch đầu dòng,” Garr Reynolds nói . Thay vào đó, tùy vào nội dung, hãy vận dụng hình thức trình bày khác, chẳng hạn như đồ thị hoặc biểu đồ để thể hiện số liệu.

Thiết kế thật trực quan và nổi bật. Thiết kế rất quan trọng. Một bài thuyết trình với thiết kế đẹp mắt và hấp dẫn sẽ thu hút người nghe bằng hình ảnh trực quan và giúp mọi người dễ gợi nhớ lại những nội dung bạn đã chia sẻ. Nhưng cần lưu ý rằng, hình ảnh trực quan chỉ nên hỗ trợ cho nội dung trình bày, không nên quá lạm dụng nó.

Bí quyết thiết kế hàng đầu của Reynold là sử dụng khoảng trắng hoặc không gian âm và sử dụng hình ảnh khuôn mặt, vốn có tác dụng thu hút sự chú ý của người nghe. Hãy nhớ bốn nguyên tắc thiết kế đồ họa sau đây:

  1. Tương phản — làm nổi bật một yếu tố muốn trình bày bằng cách căn chỉnh các khoảng trống, vị trí, màu sắc hoặc kiểu chữ
  2. Lặp lại — sử dụng lại các yếu tố giống nhau hoặc tương tự trong suốt bài thuyết trình
  3. Căn chỉnh — kết nối các nội dung trên cùng một slide
  4. Khoảng cách — di chuyển khoảng cách giữa các phần để có bố cục khoa học hơn

Lồng ghép các ứng dụng có tích hợp trò chơi. Sử dụng các yếu tố tạo không khí vui nhộn, chẳng hạn như ứng dụng bình chọn trực tiếp hoặc Hỏi & Đáp, vào các tình huống không có hình thức trò chơi nhằm tăng hiệu quả thông điệp trong một... theo cách độc đáo và hợp tác chặt chẽ. Thử khám phá các công cụ Kahoot!, Quizizz và Poll Everywhere cho bài thuyết trình sắp tới.

Đảm bảo rằng mọi người đều dễ dàng hiểu được ý nghĩa của các slide. Theo Duarte (một công ty chuyên về thuyết trình và kể chuyện trên thế giới) cho biết nếu các slide được thiết kế hợp lý, và kể chuyện, khán giả chỉ cần nhìn không quá ba giây cho một slide để nắm bắt nội dung muốn truyền đạt trước (lướt qua) của Duarte là công cụ mà bạn có thể áp dụng để tăng tính hiệu quả của bài thuyết trình. Thực hiện “Glance Test” sau khi hoàn thành nội dung từng slide. Sau khi nhìn vào slide trong ba giây và quay đi, bạn có hiểu slide muốn nói gì không? Nếu bạn không hiểu thì khán giả của bạn cũng sẽ không hiểu, và ngay lập tức bạn có thể mất sự tập trung của khán giả.

Chuẩn bị tài liệu hand-out. Tận dụng thời gian thuyết trình - hãy cố gắng truyền đạt những thông điệp cốt lõi của bạn và vì sao thông điệp này quan trọng - bằng cách chuẩn bị tài liệu hand-out chi tiết (không phải là tài liệu in của bài thuyết trình!) để phát cho khán giả vào cuối buổi thuyết trình. Điều này sẽ giúp bạn không nhồi nhét quá nhiều nội dung vào slide của mình.

Mẫu Powerpoint cho bài thuyết trình

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments