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Habla y la gente escuchará

Jackie McGoey

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Cómo dar una presentación atractiva y crear presentaciones de PowerPoint profesionales.

PIENSA EN la última vez que te sentaste a escuchar una presentación. ¿Estuviste ahí en cuerpo y mente y te dieron ganas de conocer más sobre el tema del presentador? ¿O te distrajiste e incluso te aburriste? Tal vez solo deseabas. Que. Ya. Terminara.

Si bien es doloroso ser parte de la audiencia durante una mala presentación, es aún peor ser el presentador y ver frente a ti un mar de miradas perdidas.

Dar una presentación atractiva y eficaz, ya sea a unos pocos colegas en una reunión al mediodía o a un auditorio rebosante de gente en una conferencia anual, requiere planeación y práctica.

Con unos cuántos tips puedes aprender a conectar con los asistentes de una manera auténtica y valiosa para llevar tus presentaciones a otro nivel.

No te saltes la planeación. El tip número uno para tener éxito con tu presentación es, en realidad, uno evidente: prepárate para darla. Toastmasters International, una organización sin fines de lucro que promueve las habilidades de comunicación y para hablar en público, organiza un concurso de oratoria cada año. Ramona J. Smith, campeona mundial en la categoría de discurso público de 2018, dijo que su rutina comienza, de hecho, con escribir el discurso: “Escríbelo, organízalo y sé exactamente lo que quieres decir”, aconseja.

Garr Reynolds, autor de varios bestsellers, comparte su preferencia por el papel y la pluma en su libro “Presentation Zen: Simple Ideas on Design and Delivery.” “Podría usar la computadora, pero me parece que, al tomar una pluma con la mano, adquiero una fluidez y ritmo más espontáneos para visualizar y registrar ideas”, reflexiona.

El tiempo que dedicas a la preparación es tan importante para el proceso en general porque es cuando formulas tus pensamientos, te concentras en tu habilidad narrativa y, sobre todo, encuentras tu idea principal y por qué es relevante.

“Cuando decidas el contenido de tu presentación, siempre debes ponerte en los zapatos de la audiencia y preguntarte: ‘¿Y qué con eso?’”, explica Reynolds. Si aquello que planeas decir no apoya tu punto o no aporta nada para que los asistentes sepan por qué debería importarles, cámbialo.

Practica hasta que sea perfecto, y luego practica de nuevo. Las presentaciones ponderosas rara vez son improvisadas. Ensaya, ensaya, ensaya hasta que la sepas al derecho y al revés. Smith recomienda practicar frente al espejo o familia, e incluso tu perro.

Si practicas, cuando te encuentres frente a la audiencia te pondrás en modo automático porque ya lo has ensayado muchas veces”, dice. “Sabrás exactamente lo que quieres decir y cómo debe sonar”.

Conoce a tu audiencia y lo que necesitan. Tener conocimientos profundos sobre las personas a las que te dirigirás es crucial para el éxito de tu presentación, afirma Smith. Hazte estas preguntas: ¿Quién es la audiencia? ¿Cuáles son sus antecedentes? ¿Qué esperan de mí? Hasta los más pequeños detalles, como si el lugar de la presentación es formal o casual y si hablarás a la hora del desayuno o después de la comida, te darán pistas sobre el tipo de presentación que esas personas en específico necesitan.

Relata una historia. Más de la mitad de las personas —55 %— dicen que un buen relato es principalmente lo que las mantiene atentas durante una presentación, de acuerdo con un informe de 2018 de Prezi, una empresa de software visual para relatar historias.

En un discurso inaugural de 2019, Kindra Hall, autora y relatora en jefe de Stellar Collective, una consultoría que se enfoca en la aplicación estratégica de las historias, explicó de forma general por qué los humanos nos sentimos atraídos por las historias.

“Las historias permanecen”, expresó. “Las historias nos dan confianza, muestran valor y cambian la química del cerebro al liberar cortisol, con el cual aumenta nuestro nivel de concentración y atención, así como oxitocina, la cual incrementa la capacidad de sentir empatía y emociones”.

Las audiencias conectan con las historias a través de lo que Hall llama “proceso co-creativo”. Cuando cuentas un relato, la audiencia toma ciertos elementos, los aplican a su propia vida y, en consecuencia, los recuerdan por más tiempo. Es por ello que entretejer una historia durante tu presentación sería una excelente idea.

Conoce la importancia del lenguaje corporal. Evita las presen- taciones en las que das una cátedra desde un podio todo el tiempo. Los movimientos con las manos y el contacto visual dan a tu audiencia un elemento visual en el cual fijarse y mantenerse atentos. Usa el escenario para enfatizar ciertos puntos. Smith dice que una regla de oro es moverte a diferentes partes del escenario en distintos momentos de tu presen- tación: a la izquierda, al centro o a la derecha. “Al seguir tu cuerpo, es más fácil para los espectadores seguir lo que dices”, añade.

Modula tu voz. Cuando buscas dar una presentación dinámica, la variedad vocal es otra herramienta que debes tener en tu arsenal. “Puedes hablar muy rápido o lento, hasta arrastrar las palabras”, explica Smith. “Puedes susurrar o gritar”. Cambia tu forma de hablar para mantener a la audiencia alerta.

Derrota al nerviosismo. Palmas de las manos sudorosas, falta de aire, latidos rápidos: conoces los síntomas. Incluso los presentadores más experimentados se ponen un poco nerviosos antes de dar un gran discurso. Tener un ritual previo a las presentaciones puede ayudarte a calmar los nervios alterados.

“Algunas personas van al baño y hacen un baile ridículo mientras nadie los ve, otras meditan o escuchan música, algunas rezan y otras más caminan en círculos”, menciona Smith. Encuentra el método que más te funcione.

Habla a tu audiencia, no en su dirección. Smith sugiere que les hagas preguntas directas para que sientan que escribiste el discurso especialmente para ellos. Por ejemplo: “¿Qué les pareció esto? ¿Cuando esto pasó, cómo se sintieron?” “¿Qué hubieran hecho diferente?”.

Haz una investigación previa sobre tus asistentes para saber si deberías esperar respuestas de su parte o formular preguntas retóricas. En un público entusiasta, es probable que haya varias personas que se encuentren impacientes por compartir su opinión con todos, pero, como Smith advierte, hay otros que, por naturaleza, serán más moderados y contemplativos. “Algunos, aunque sean callados, tienen toda su atención puesta en ti, porque así es como les enseñaron a mostrar respeto por el orador”, explica.

Calcula tus tiempos. Smith aconseja que tu presentación no dure más de 20 minutos. Las capacitaciones para empresas deben durar entre 45 y 60 minutos.

Hazla valiosa. Termina tu presentación dejando a la audiencia con algo que puedan aplicar de inmediato para tomar acción. Si les das una tarea que deban completar cuando regresen “a la realidad”, los ayudas a recordar y a que tu idea principal —y por qué es importante— prevalezca.

Presentaciones de PowerPoint 101

LOS EXPERTOS CALCULAN que se crean más de 30 millones de presentaciones de PowerPoint todos los días a nivel mundial, y si bien nadie pone en tela de juicio que son una forma eficaz de presentar la información, no todas se crean igual. Sin embargo, hay tips cien por ciento comprobados que te servirán para diseñar una presentación de PowerPoint atractiva.

No sobrecargues las diapositivas con texto. Cuando elijas el contenido de cada diapositiva, piensa de forma breve y concisa. “No uses más de seis palabras… nunca”, aconseja Seth Godin, autor de varios bestsellers, orador y bloguero.

En una presentación, “las diapositivas deben reforzar tus palabras, no repetirlas”, continúa diciendo. De esta forma, mantienes la atención de tu audiencia y los ayudas a retener más información, además de que te aseguras de que no morirán de aburrimiento.

Hay más opciones además de las listas con viñetas. Aunque hacer listas es mejor que escribir párrafos completos, “las personas se cansarán rápidamente si les muestras diapositivas con listas y listas, una después de la otra”, afirma Garr Reynolds. En lugar de eso, siempre que sea posible, explora otros recursos visuales para mostrar la información, como gráficos o tablas cuando presentes datos cuantitativos.

Haz que el diseño sobresalga. El diseño importa. Una presentación bien diseñada que atrape la mirada llama la atención de las personas visuales y mejora la capacidad de los asistentes de recordar la información que compartiste. Pero recuerda: los materiales visuales deben apoyar tu discurso, no desviar la atención de él o ser predominantes.

Entre sus mejores tips, Reynolds incluye familiarizarte con los espacios en blanco o negativos y usar imágenes de caras, ya que nuestra mirada se siente atraída de forma natural hacia ellas. Recuerda los cuatro principios del diseño gráfico:

  1. Contraste — haz que sea evidente que hay un elemento predominante mediante la manipulación del espacio, la posición de los objetos, el color o la fuente tipográfica
  2. Repetición — Reutiliza el mismo elemento o elementos similares para el diseño de toda la presentación
  3. Alineación — conecta todos los elementos de una diapositiva
  4. Proximidad — mueve los elementos más cerca o más lejos para conseguir una apariencia más organizada

Integra aplicaciones lúdicas. Usar elementos divertidos, como aplicaciones de encuestas en directo o de preguntas y respuestas, en situaciones que, por regla general, no involucran actividades lúdicas, puede reforzar tu mensaje de forma única y mediante el trabajo en equipo. Explora Kahoot!, Quizizz y Poll Everywhere antes de tu próxima presentación.

Asegúrate de que el significado de tus diapositivas se entiende rápidamente. Si las diapositivas son buenas, de acuerdo con Duarte, una firma internacional de presentaciones y narrativa, la audiencia deberá ser capaz de entender en tres segundos o menos el objetivo de cada una de ellas. Puedes usar su método llamado “Prueba de vistazo” para evaluar la eficacia de tu presentación. Cada vez que termines una diapositiva, mírala durante tres segundos y luego voltea hacia otra parte. ¿Comprendiste su objetivo? Si no fue así, tu público tampoco lo hará, y es posible que en ese corto tiempo pierdas su atención.

Prepara folletos. Desocupa tiempo de tu presentación —para que solo te concentres en la idea principal y por qué es importante— preparando folletos con la información a detalle (que no sean una versión impresa de tus diapositivas) para darlos al final. De esta forma, evitarás sobrecargar las diapositivas con demasiada información.

Plantilla para presentación de PowerPoint de nueve diapositivas

 

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