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사람들이 경청하도록 말하는 법

Jackie McGoey

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집중도 높은 프레젠이션 방법과 완성도 있는 파워포인트 슬라이드 만들기

여 러분이 참석했던 마지막 프레젠테이션을 생각해 보세요. 강연자의 발표 내용이 재미있고 흥미로웠나요? 아니면 집중하지 못하고 지루했나요? 아마도 빨리 끝났으면 좋겠다고 생각하셨을 수도 있습니다.

지루한 프레젠테이션 내내 자리를 지키는 것은 고역입니다. 강연자의 입장이라면 생기를 잃은 수많은 눈동자들을 지켜보는 것은 더 힘든 일일 것입니다.

소수의 동료들만 참석하는 오후 미팅에서부터 청중으로 가득 찬 연차총회의 커다란 강연장까지, 효과적이고 집중도가 높은 프레젠테이션을 하려면 계획과 연습이 필요합니다.

제가 알려드리는 간단한 방법을 활용하시면 프레젠테이션을 한 단계 업그레이트 시켜 진정성 있고 효과적인 방식으로 청중의 집중도를 높일 수 있을 것입니다.

준비과정을 건너뛰지 마세요. 성공적인 프레젠테이션을 보장하는 가장 중요한 방법은 명확합니다: 준비하세요. 토스트마스터 인터내셔널은 커뮤니케이션과 대중 강연 기술을 발전시키는 비영리기관으로 해마다 강연 대회를 개최합니다. 2018년 세계챔피언인 로마나 스미스(Ramona J. Smith)는 자신의 일과를 강연 원고를 받아적는 것으로 시작한다고 합니다. “전하고 싶은 내용을 정확히 적고 정리하고 숙지하세요.”

베스트셀러 작가인 가르 레이놀즈도 자신의 저서, ‘Presentation Zen: 디자인과 소통에 대한 소고’에서 펜과 종이에 대한 집착을 서술하고 있습니다. “저도 컴퓨터를 다를 줄 알아요. 하지만 손에 펜을 들면 더 자연스러운 흐름과 리듬이 전해진다고 느낍니다. 아이디어를 시각화하고 기록할 수 있지요.”

자신의 생각을 분명히 하고, 스토리텔링에 집중하고 특히 핵심 아이디어를 규정할 수 있기 때문에 전체 과정에서 준비 과정은 매우 중요합니다.

“프레젠테이션 내용을 구상할 때에는 청중의 입장에서 생각하고 ‘그래서, 뭐?’ 이렇게 자문해야 합니다.”라고 레이놀즈는 말합니다. 강연 내용이 자신의 논지에 부합하지 않거나 청중이 들을 이유가 없다면 그 부분은 삭제하세요.

완벽해질 때까지 반복해서 연습하세요. 힘있는 프레젠테이션은 그냥 얻어지지 않습니다. 처음부터 끝까지 전부 체득할 때까지 연습하고, 연습하고, 또 연습하세요. 거울 앞이나 가족들 앞에서, 아니면 강아지 앞에서라도 연습을 반복하라고 스미스는 조언합니다.

“충분히 연습했다면, 청중 앞에 섰을 때 말이 저절로 흘러나올 것입니다. 무슨 말을 어떻게 전할지 정확하게 알고 있기 때문이지요.”

청중의 존재와 요구사항에 대해 알아야 합니다. 성공적인 프레젠테이션을 보장하려면 청중이 누구인지 반드시 알아야 한다고 스미스는 말합니다. 이런 질문들에 답해보세요. 청중은 누구인가요? 어떤 배경을 가진 사람들인가요? 강연자에게 무엇을 기대하나요? 강연장이 캐주얼한 곳인지 공식적인 곳인지, 아침 첫 번째 강연인지, 점심 직전 강연인지 등의 세부사항도 청중의 상태를 파악할 수 있는 좋은 단서가 됩니다.

스토리를 말해주세요. 비주얼 스토리텔링 소프트웨어를 제작하는 프레지(Prezi)가 작성한 2018년 보고서에 따르면, 절반이 넘는 사람들(55%)이 프레젠테이션 중에 자신을 집중하게 만드는 요소가 훌륭한 스토리라고 답했다고 합니다.

2019년 주 강연자는 작가이자 스텔라 콜렉티브(Stellar Collective)의 스토리텔링 총괄 책임자인 킨드라 홀(Kindra Hall)입니다. 스텔라 콜렉티브는 사람들이 스토리에 빠져드는 이유를 연구하고 스토리텔링을 전략적으로 활용하는 전문 컨설팅 회사입니다.

“스토리는 유대감을 가져옵니다. 신뢰 관계를 형성하고 가치를 보여주지요. 스토리는 뇌에서 코티솔을 분비시키고 화학작용을 일으켜 집중력을 높여주며, 옥시토신을 분비시켜 공감과 유대감을 높여줍니다.”

청중은 스토리에 자신을 결부시키는데 홀은 이 과정을 공동창작 프로세스라고 부릅니다. 청중은 강연자의 스토리에서 일부를 선택하여 자신의 삶에 적용하며, 스토리를 더 오래 기억합니다. 프레젠테이션에 스토리를 엮어 넣는 이유도 이것입니다.

보디 랭귀지의 중요성을 알아야 합니다. 연단에 서 있는 동안 강연을 일관성있게 진행하세요. 눈 맞춤과 손짓은 청중의 시선을 사로잡아 집중시켜는 방법입니다. 특정 대목에서는 연단 전체를 활용하세요. 스미스는 프레젠테이션의 구성에 따라 연단에서 왼쪽, 가운데, 오른쪽 등으로 움직이는 것도 효과적인 방법이라고 말합니다. “강연자가 움직이면 청중은 강연자의 메시지를 더 쉽게 받아들입니다.”라고 그녀는 설명합니다.

목소리의 톤을 바꾸세요. 역동적인 프레젠테이션을 하고 싶다면, 다양한 목소리 톤도 활용할 수 있습니다. 스미스는 이렇게 설명합니다. “말하는 속도를 높이거나 낮출 수도 있고 느릿느릿하게 말할 수도 있습니다. 속삭이듯 말하다가 큰 소리로 말할 수도 있지요.” 목소리의 톤을 바꿔 청중이 계속 집중하도록 만드세요.

긴장감을 극복하세요. 손에 땀이 나고 호흡도 가빠지고 심장이 두근거리고… 어떤 증상인지 아시지요? 노련한 강연자들도 대규모 강연을 앞두면 긴장하기 마련입니다. 강연 전에 간단한 방법을 통해 긴장감을 해소할 수 있습니다. “화장실에 가서 아무도 안 보는 곳에서 웃기는 춤을 추는 사람도 있습니다. 명상을 하거나 음악을 듣는 사람도 있고, 기도를 하거나 이리저리 서성이는 사람도 있습니다.”라고 스미스는 말합니다. 자신에게 맞는 방법을 찾아보세요.

청중이 공감하도록 강연하세요. 스미스는 “당신”이 들어가는 질문을 하여, 강연 내용이 청중 자신을 위해 작성되었다고 느끼도록 만들라고 조언합니다. 예를 들면, “당신은 어떻게 생각했습니까?”, “이런 일이 일어난다면 당신은 어떤 생각이 들까요?”, “당신이라면 달리 어떻게 했을까요?”

청중의 대답을 기다릴지, 아니면 수사적으로 질문을 계속할지는 사전에 청중을 파악한 후 정해야 합니다. 열정적인 청중들은 자신의 감정을 어서 빨리 다함께 느끼고 싶어합니다. 하지만 차분하고 사색적인 청중들도 있습니다. ”조용하지만 정말 정중한 청중들도 있습니다. 이것이 강연자를 존중하는 태도라고 배워왔기 때문이지요.”라고 스미스는 설명합니다.

강연 시간을 지키세요. 스미스는 프레젠테이션을 20분 이내에 끝내라고 조언합니다. 기업체의 교육 강연은 45분에서 60분 이내여야 합니다.

가치를 만드세요. 프레젠테이션을 마칠 때 청중들이 바로 실천할 수 있는 무언가를 제시하세요. “실제 세상”으로 나가가마자 실천할 수 있는 과제를 주면 청중들은 강연자의 핵심 메시지와 이것의 중요성을 기억하게 되고 다른 사람들에게도 전파하게 됩니다.

파워포인트 프레젠테이션의 기본

전 문가들에 따르면 매일 전 세계에서 3천만 개 이상의 파워포인트 프레젠테이션이 만들어진다고 합니다. 파워포인트가 효과적인 정보 전달 방법인 점에는 이견이 없지만 프레젠테이션이 모두 효과가 동일하지는 않습니다. 효과가 강력한 파워포인트 프레젠테이션을 만드는 검증된 방법을 알려드리겠습니다.

슬라이드에 너무 많은 텍스트를 넣지 마세요. 각 슬라이드의 내용을 정할 때에는 간결한 요약이 필요합니다. “절대로 여섯 단어 이상 적지 마세요…” 베스트셀러 작가이자 전문 강연자, 블로그 운영자인 세스 고딘(Seth Godin)은 이렇게 조언합니다.

프레젠테이션 과정에서 “슬라이드는 강연자의 말을 반복하지 말고 강조해주어야 합니다. 이렇게 해야 청중이 지루함 없이 집중하고 더 많은 정보를 받아들이게 됩니다.

글머리 기호를 남용하지 마세요. 물론 한 단락으로 길게 표현하는 것보다는 효과적이겠지만 가르 레이놀즈에 따르면 “글머리 기호가 잔뜩 있는 슬라이드를 보면 사람들이 쉽게 피로감을 느끼게 된다.”라고 합니다. 수량을 보여주는 그래프나 차트처럼 정보를 시각화하는 다른 방법을 활용해 보세요.

시각적으로 돋보이게 만드세요. 디자인이 중요합니다. 디자인이 괜찮고 시선을 사로잡는 프레젠테이

션은 청중에게 시각적 영향을 주고 여러분이 제공하는 정보를 더 잘 기억하게 만듭니다. 하지만 명심 하세요. 시각적 요소는 여러분의 강연을 지원하는 수단이기 때문에 내용을 산만하게 하거나 압도해서는 안 됩니다.

  1. 콘트라스트 — 공간, 위치, 컬러, 서체 등을 조율 하여 하나의 주도적 요소가 선명하게 드러나도 록 하세요.
  2. 반복 — 전체 디자인에서 동일하거나 유사한 요 소를 재사용하세요.
  3. 정렬 — 슬라이드 내 모든 요소들 사이에 연결성 이 있어야 합니다.
  4. 원근 — 각 요소들을 가까이 또는 멀리 이동시켜 서 정돈된 모양을 구현하세요.

게임화 앱을 활용하세요. 투표나 Q&A 앱처럼 흥미를 유발하는 요소를 활용하세요. 오락적인 요소와 무관한 프레젠테이션에 게임화 앱을 활용하면 독창적이고 유기적인 방식으로 여러분의 메시지를 더 강조할 수 있습니다. 카훗(Kahoot)을 찾아보세요. 퀴지즈(Quizizz)와 폴 에브리웨어(Poll Everywhere)도 유용합니다.

슬라이드의 내용이 바로 전달되도록 하세요. 세계적인 프레젠테이션 및 스토리 회사의 CEO인 두아르테에 따르면, 프레젠테이션 슬라이드를 잘 만들면 청중들이 3초 이내에 내용을 파악할 수 있다고 합니다. “글랜스 테스트(Glance Test)”는 두아르테가 프레젠테이션의 효과를 측정하는 방법입니다. 각 슬라이드를 작성한 후, 글랜스 테스트를 실시해보세요. 3초 동안 슬라이드를 본 다음 슬라이드의 요점을 파악할 수 있었나요? 불가능하다면 청중들 역시 그럴 것입니다. 곧 관심도 사라지게 되지요.

나눠줄 자료를 준비하세요. 프레젠테이션 동안 시간을 어느 정도 남겨 두세요. 핵심 메시지가 무엇이며 왜 중요한지 강조할 여유가 있어야 합니다. 마지막에는 세부 내용을 담은 강연자료를 나눠 주세요. (슬라이드를 인쇄한 수준이어서는 안 됩니다.) 이렇게 하면, 슬라이드에 너무 많은 정보를 담지 않아도 됩니다.

9페이지 프레젠테이션을 위한 파워포인트 템플릿

 

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