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耳を傾けたくなるような話し方

Jackie McGoey

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人を惹き付けるプレゼンテーションとプロらしいパワーポイントの利用

最後に聞いた講演を思い出してください。話し手の言っていることに最後まで興味を持ち、もっと学びたいと思ったでしょうか。それとも集中できず退屈して早く終わらないかと思ったでしょうか。

つまらない講演を聴くのは苦痛ですが、自分が講師になり大勢の前で話すことはもっと大変です。

日中の会議で同僚に話をするときも、アニュアル・ミーティングで会場を埋め尽くす会員にスピーチするときも、効果的で興味をそそるプレゼンテーションをするには準備と練習が必要です。いくつかのシンプルなコツをマスターすれば皆さんも信頼される有意義な方法でオーディエンスを惹き付け、プレゼンテーションをレベルアップすることができます。

準備を怠らない。プレゼンテーションを成功させる第一のコツは非常に簡単で、準備をすることです。トーストマスターズ・インターナショナルは話し方とパブリック・スピーキング(大勢の前で話すこと)の上達を目指す非営利団体で、毎年スピーチ・コンテストを開催しています。2018年度の世界チャンピオンRamona J. Smithはスピーチを実際に紙に書くことを習慣にしています。彼女は「書いて内容を整理し、何が言いたいのかを明確にするべきです」と言いました。

ペンと紙にこだわる彼女の姿勢に賛同しているのはベストセラー作家Garr Reynoldsです。彼は著書「プレゼンテーションZen:デザインと伝え方に関するシンプルなアイディア」で「コンピューターを使うこともできるが、ペンを使えばもっと自然にテンポ良くアイディアを視覚化し記録することができる」と述べています。準備は自分の考えを練り、物語に焦点を当て、最も重要な点として話のコアな考え方とそれが持つ意義について整理する非常に大切なプロセスです。

「話の中身を作るときは常にオーディエンスの視点に立って『なぜそれは重要か』と自問するべきです」とReynoldsは言います。話の内容が要点を理解する助けにならなかったり、オーディエンスに与える意味を示せていない場合はその部分を省くべきです。

完璧だと思うまで練習し、さらに練習を重ねる。素晴らしいプレゼンテーションがいきなりぶっつけ本番で実現することはめったにありません。万全を期して何度もリハーサルをしてください。Smithは鏡の前、家族の前、何ならペットの犬をオーディエンスにしてたくさん練習することを勧めます。「何度も繰り返し練習すれば、いざステージに立ったときに言葉は自動的に出てきます。自分が何を言いたいのか、聞き手にどのようなメッセージを届けるのかがはっきりと分かります」と述べました。

オーディエンスがどのような人で何を必要としているかを知る。Smithは誰を相手に話をするのかをしっかりと理解することがプレゼンテーションを成功させるために不可欠だと言います。次のように自問してください:聞き手はどのような人(属性)か?どのようなバックグラウンドを持っているか?私に何を期待しているか?また会場はフォーマルかカジュアルか、出番はトップバッターか午前の最後かなどの詳細を確認することもオーディエンスに最適なプレゼンテーションを提供するための鍵となります。

ストーリーを語る。視覚に訴えるストーリー・テリングのソフトウエアを開発しているPrezi社は2018年に55%の人はストーリーが素晴らしければプレゼンテーションの間に集中力が途切れないと言っていると報告しました。

ストーリー・テリングの戦略的活用にフォーカスするコンサルティング会社Stellar Collectiveの指南役で作家のKindra Hallは、2019年の基調演説でストーリー・テリングがなぜ人を魅了するのかを講演しました。

「人はストーリーに夢中になります。ストーリーは信頼を築き価値を表します。ストーリーは脳内物質のコルチゾールを解放して集中力を高め、オキトシンを解放して共感力や感情を高めます」とHallは述べました。

オーディエンスはHallが「共創」と呼ぶプロセスを通して物語と結びつきます。ストーリーをシェアすると聞き手は特定の部分に注目し、自身に当てはめるので物語は長いこと聞き手の記憶に残ります。ストーリーをプレゼンテーションに織り込むのはとても有効です。

ボディー・ランゲージの重要性を理解する。演壇からスピーチするときは単調にならないよう注意してください。手でジェスチャーをし、目でコンタクトをすれば聞き手はそれを見て集中力を維持することができます。要点を強調して理解してもらうためにステージを有効活用してください。プレゼンテーションの所々でステージの左端、中央、右端へと移動することはとても効果的だとSmithは言います。「講師の身体の動きを追っていると楽に話を追うことができます」と述べました。

声のトーンを変える。力強いプレゼンテーションをしたければ話し方にバラエティーを持たせることもひとつの方法です。「早口にしたり、ゆっくりと言葉を選んで話したり抑揚をつけることができます。ささやくことも叫ぶこともできます」とSmithは言いました。オーディエンスの注意をそらさないように変化を持たせてください。

度胸をつける。皆さんは汗ばむ手のひら、息苦しさ、高鳴る鼓動が何のサインか分かりますか。経験を積んだ講師でも大規模なプレゼンテーションの前には少なからず緊張します。プレゼンテーションの前に行う儀式があれば、不安な気持ちを和らげることができます。

ある人はトイレの個室でこっそりばかげたダンスをしています。他にも瞑想したり、音楽を聴いたり、祈ったり、部屋の中を行ったり来たりする人がいるそうです。自分に効く方法を見つけてください。

一方的にならないように話しかける。Smithは自分のためのスピーチだとオーディエンスに感じてもらうため、「あなた」という言葉を使って質問することを勧めます。「あなたはそのときにどのように感じましたか?」「そのときあなたはどう思いましたか?」「あなただったらどうしていましたか?」

実際に答えていただくかそれとも形だけの質問にするかは、オーディエンスの事前調査に基づいて決めます。熱心な聴衆の中には、自分の考えを積極的にシェアしたいと思っている人が何人もいるかもしれません。しかしSmithはおとなしく耳を傾けたいと思っている聴衆もいるので注意するようにと述べます。「静かに、けれども注意深く聞いている方もいらっしゃいます。それが話し手に敬意を払うことだと教えられてきたのだと思います」と語りました。

最適な時間を決める。Smithはプレゼンテーションを20分以内に収めるようアドバイスしています。企業トレーニングは45分から60分にするべきです。

役に立つプレゼンテーションをする。オーディエンスがすぐにできることを示してプレゼンテーションを終えてください。「リアルな世界」に戻ったあとに実行できる事柄があれば、話し手が本当に伝えたかったメッセージとそれがなぜ重要なのかを覚えていて実践することができるでしょう。

パワーポイント入門

専門家はパワーポイントを使ったプレゼンテーションが毎日世界中で3000万件作られていると推定します。パワーポイントは情報を提供する優れたツールですが、全てが同じ出来栄えになるわけではありません。説得力のあるパワーポイントを作るための実証されたノウハウをご紹介します。

言葉を詰め込みすぎない。内容は短く簡潔にすることを意識してください。ベストセラー作家・講師・ブロガーのSeth Godinは「6単語までにすること」とアドバイスします。

プレゼンテーション・スライドの役割は話し手の言葉を繰り返すことではなく強調することです。するとオーディエンスは話に付いて行きやすくなり、退屈でうんざりすることを避けられます。

箇条書きを使いすぎない。箇条書きはひとまとまりの文章を全部書くよりはましですが、そればかり何枚も見せられたら聞き手はすぐに飽きてしまうでしょう。できればグラフやチャートなど他の表現方法を考慮してください。

視覚に訴える。デザインは重要です。優れたデザインの目を引くプレゼンテーションは視覚優位の人に強くアピールし、情報を容易に思い出せる効果があります。しかし視覚はあくまでスピーチのサポートに徹するべきで、スピーチの価値を損ねたりスピーチより目立ってはいけません。

Reynoldsのお勧めは白や空白の部分を使いこなすこと、人間が自然に引き寄せられる顔のイメージを使うことです。グラフィック・デザインの4つの基本を覚えてください。

  1. コントラスト。ひとつの要素がはっきりと目立つように空間、配置、色、書体を工夫する。
  2. 反復。同じデザインあるいは似ているデザインを繰り返し使う。
  3. 整合性。スライドの各要素に繋がりを持たせることを意識する。
  4. 配置。各要素を近づけたり遠ざけたりして整然と見えるようにする。

ゲームの要素を組み込む。リアルタイム投票やQ&Aなどの楽しいゲーミフィケーション・アプリをシナリオに組み込めば、話し手のメッセージをユニークかつ協働的に印象づけることができます。次のプレゼンテーションの前にKahoot!, Quizizz, Poll Everywhereといったアプリを研究してみてください。

意味がすぐに理解できるようなスライド。プレゼンテーションとストーリーを扱う世界的な企業Duarte社によると、良いスライドは3秒見れば何を伝えようとしているのかが分かるということです。Duarte社のツール(パッと見てチェック)を利用すれば、プレゼンテーションの効果を測ることができます。できあがったスライドをGlance Testにかけて3秒間眺め、スライドの要点が理解できたか試してください。もし理解できないならオーディエンスも同じなので、スライドを見てもすぐに興味を失くす可能性があります。

別紙を用意する。時間に余裕を持たせ、コアとなるメッセージとその重要性を十分に強調するため、プレゼンテーションの詳細は別紙に書いて最後に渡してください(スライドを印刷するだけは良くありません)。そうすればスライドに情報を詰め込みすぎないでしょう。

Powerpoint template for nine-slide presentation

 

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