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बात करें, ताकि लोगों को सुनाई दे सके

Jackie McGoey

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एक आकर्षक प्रस्तुति कैसे दें और पेशेवर पावरपॉइंट स्लाइड शो कैसे बनाएँ।

उस बारे में सोचें जब आपने आखिरी बार किसी प्रिजेंटेशन को पूरा देखा था। क्या आप पूरी तरह से उपस्थित थे और यह जानने में रुचि थी कि वक्ता क्या कह रहे थे? या आपका मन कहीं और था - ऊब, गए थे? शायद कामना कर रहे थे कि यह बस ख़त्म हो जाए। पहले से ही।

किसी खराब प्रिजेंटेशन को बतौर ऑडियंस झेलना जितना दर्दनाक है, उससे ज्यादा दर्दनाक है ऐसी प्रिजेंटेशन का प्रस्तुतकर्ता होना और घूरती हुई आँखों के सागर को देखना है।

एक प्रभावी और आकर्षक प्रिजेंटेशन देने के लिए, चाहे मध्याह्न बैठक में कुछ सहयोगियों के बीच या वार्षिक सम्मेलन में लोगों से भरे सभागार में, योजना और अभ्यास ज़रूरी होते हैं।

बस कुछ सरल टिप्स से आप सीख सकते हैं कि कैसे प्रामाणिक और सार्थक तरीके से दर्शकों को जोड़ा जाए और अपनी प्रिजेंटेशन को अगले स्तर तक ले जाया जाए।

तैयारी पर ध्यान देना न भूलें। किसी प्रिजेंटेशन को सफल बनाने का नंबर 1 सुझाव है: इसकी तैयारी करें। संचार और सार्वजनिक संवाद कौशल को बढ़ावा देने वाले गैर-लाभकारी संगठन टोस्टमास्टर्स इंटरनेशनल द्वारा प्रत्येक वर्ष एक भाषण प्रतियोगिता आयोजित की जाती है। 2018 पब्लिक स्पीकिंग विश्व चैंपियन रमोना जे. स्मिथ ने कहा कि उनकी दिनचर्या वास्तव में अपना भाषण को लिखने से शुरू होती है। स्मिथ ने कहा, “इसे लिखें, व्यवस्थित करें और जानें कि आप वास्तव में क्या कहना चाहते हैं।"

बेस्टसेलिंग लेखक गेर रेनॉल्ड्स ने अपनी पुस्तक "प्रेजेंटेशन ज़ेन: में पेन और पेपर के प्रति अपने विशेष झुकाव के बारे में बताया है। डिजाइन और वितरण पर सरल विचार।” उन्होंने कहा, “मैं कंप्यूटर इस्तेमाल कर सकता था, लेकिन मैंने पाया कि विचारों की कल्पना और उन्हें रिकॉर्ड करने के लिए पेन अधिक सहज प्रवाह और लय प्रदान करता है।

समग्र प्रक्रिया के लिए तैयारी का यह समय बेहद महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह आपको अपने विचारों को प्रतिपादित करने, अपनी स्टोरीटेलिंग और अपने मूल विचार को खोजने और यह क्यों मायने रखता है, इस पर ध्यान केंद्रित करने देता है।

“अपनी प्रिजेंटेशन की सामग्री तैयार करते समय, आपको खुद को ऑडियंस की जगह रखकर देखना चाहिए और पूछना चाहिए ‘तो क्या’?” रेनॉल्ड्स ने कहा। यदि आप जो कहना चाहते हैं वो आपकी बात का समर्थन न करे या यह न दर्शाए कि ऑडियंस को परवाह क्यों करनी चाहिए, तो उसे हटा दें।

तब तक अभ्यास करें जब तक कि यह पूरी तरह ठीक नहीं हो जाता, फिर दोबारा अभ्यास करें। शक्तिशाली प्रिजेंटेशन ऑफ-द-कफ फैशन में शायद ही कभी दी जाती हैं। जब तक आप इसे पूरी तरह नहीं समझ लेते, केवल अभ्यास करते रहें। स्मिथ दर्पण के सामने, या अपने परिवार के सामने अभ्यास करने की सलाह देते हैं। यहां तक कि अपने कुत्ते के सामने भी।

स्मिथ ने कहा, "यदि आप अभ्यास करते हैं, तो जब आप दर्शकों के सामने आते हैं तो आप ऑटोपायलट मोड पर चले जाते हैं, क्योंकि आपने इसका कई बार अभ्यास किया है।" "आपको पता होगा कि आप क्या कहना चाहते हैं और यह कैसा लगेगा।"

अपने दर्शकों और उनकी ज़रूरतों को जानें। स्मिथ ने कहा, अपनी प्रिजेंटेशन की सफलता के लिए इस बात की मजबूत समझ होना महत्वपूर्ण है कि आप किससे बात करने जा रहे हैं: खुद से निम्नलिखित प्रश्न पूछें: दर्शक कौन हैं? उनकी पृष्ठभूमि क्या है? वे मुझसे क्या उम्मीद करते हैं? यहां तक कि इस तरह के विवरणों को जानना कि आयोजन स्थल फॉर्मल या कैजुअल है और सुबह सबसे पहले आप बोलेंगे या ठीक दोपहर के भोजन के पहले, यह बातें आपको संकेत दे देंगी कि आपकी ऑडियंस को किस तरह की प्रिजेंटेशन चाहिए।

कोई कहानी सुनाएँ। आधे से ज्यादा लोग - 55% - कहते हैं कि एक बेहतरीन कहानी मुख्य रूप से प्रिजेंटेशन के दौरान उनका ध्यान केंद्रित करती है, इसका उल्लेख विजुअल स्टोरीटेलिंग सॉफ्टवेयर बनाने वाली कंपनी प्रेजी की 2018 की रिपोर्ट में किया गया है।

2019 के मुख्य भाषण में, लेखक और कहानी कहने की रणनीतिक एप्लीकेशन पर ध्यान केंद्रित करने वाली परामर्श फर्म स्टेलर कलेक्टिव के मुख्य स्टोरीटेलिंग अधिकारी किंडल हॉल ने बताया कि क्यों लोग कहानियों के प्रति आकर्षित होते हैं।

उन्होंने कहा, “कहानियां लोगों को जोड़े रहती हैं।” "कहानियां विश्वास निर्मित करती हैं, कहानियां मूल्य दर्शाती हैं और कहानियां कोर्टिसोल जारी करके मस्तिष्क रसायन विज्ञान को बदलती हैं, जिसके परिणामस्वरूप फोकस और ध्यान और ऑक्सीटोसिन बढ़ता है, जो सहानुभूति और भावना में इजाफा करता है।"

ऑडियंस कहानियों के साथ जुड़ती है, जो हॉल एक सह-रचनात्मक प्रक्रिया कहती हैं। जब आप कहानी साझा करते हैं, तो ऑडियंस ऐसे भागों को चुनती है जो उनके जीवन पर लागू होते हैं और परिणामस्वरूप, उसे लंबे समय तक याद रखती है। यही कारण है कि अपनी प्रिजेंटेशन में कहानी शामिल करना बहुत मायने रखता है।

बॉडी लैंग्वेज का महत्व जानें। जब आप पूरे समय किसी पोडियम से भाषण दे रहे हों तो केवल सीधे देखते हुए प्रिजेंटेशन न दें। हाथ के इशारे और आंखों का संपर्क आपकी ऑडियंस को ध्यान देने के लिए कुछ दृश्य देता है और उन्हें बांधे रखता है। कुछ निश्चित बिंदुओं को आगे बढ़ाने के लिए मंच का इस्तेमाल करें। स्मिथ सुझाव देती हैं कि एक अच्छा नियम यह होगा कि आप प्रिजेंटेशन के दौरान अपने शरीर को मंच के अलग-अलग भागों में ले जाएँ, जैसे कि मंच का दायाँ, बायाँ और बीच का हिस्सा। उन्होंने कहा, “अपने शरीर को फॉलो करना, ऑडियंस के लिए आपके सदेश को फॉलो करना आसान बनाता है।”

अपने बात करने के अंदाज़ को बदलें। जब आपका लक्ष्य डायनामिक प्रिजेंटेशन है, तो आवाज़ में विविधता एक ज़रूरी हथियार हो जाता है। स्मिथ ने कहा, “आप अपने शब्दों को बाहर निकालते हुए बहुत तेज या धीरे बात कर सकते हैं।” “आप फुसफुसा सकते हैं या चिल्ला सकते हैं।” आरंभ करें और ऑडियंस को अपना दीवाना बना दें।

नब्ज पकड़ें। पसीने से तर हथेलियाँ, ऊपर-नीचे होतीं साँसें, तेज भागता दिल। आप संकेतों को जानते हैं। यहां तक कि अनुभवी प्रस्तुतकर्ता भी बड़े भाषण से पहले थोड़ा घबरा जाते हैं। प्रिजेंटेशन से पहली की तैयारी चिंता को कम कर सकती है।

स्मिथ ने कहा, “कुछ लोग टॉयलेट के स्टाल में अजीबोगरीब नृत्य करते हैं, जब कोई उन्हें नहीं देख रहा होता, कुछ लोग ध्यान लगाते हैं या संगीत सुनते हैं, कुछ प्रार्थना करते हैं, और आगे पीछे होते रहते हैं।” वह खोजें जो आपके लिए सही है।

अपनी ऑडियंस से संवाद करें एक तरफ़ा बात नहीं। ऑडियंस को यह अहसास दिलाने के लिए कि आपने केवल उनके लिए ही भाषण लिखा है, स्मिथ “आप” से जुड़े प्रश्न पूछने की सलाह देते हैं। उदाहरण के लिए: “आपने इस बारे में कैसा महसूस किया?" "जब यह हुआ, तो आपने क्या सोचा?" "आपने क्या अलग तरह से किया?"

चाहे आप वापस उत्तरों की उम्मीद रखें या अपने प्रश्नों को भाषणगत रखें, यह पहले से ही आपकी ऑडियंस के शोध पर आधारित होगा। उत्साही ऑडियंस में कई लोग हो सकते है जो सभी से साझा होने वाली बात सुनना चाहते हैं। लेकिन, जैसा कि स्मिथ चेताती हैं ऐसी ऑडियंस दर्शक है जो स्वभाव से, अधिक वशीभूत और चिंतनशील होगी। उन्होंने कहा, “कुछ शांत, लेकिन पूरी तरह से चौकस होंगे, और ऐसा इसलिए कि उन्हें इसी तरह स्पीकर का सम्मान करना सिखाया गया है।"

समय सही है। स्मिथ अपनी प्रिजेंटेशन को 20 मिनट से अधिक नहीं रखने की सलाह देती हैं। कॉर्पोरेट प्रशिक्षण 45 से 60 मिनट तक चलना चाहिए।

इसे यादगार बनाएँ। प्रिजेंटेशन की समाप्ति कुछ ऐसे के साथ करें, जिसे ऑडियंस कार्रवाई करने के लिए तुरंत अमल में ला सके। उनके असली दुनिया में वापस जाने के बाद उन्हें पूरा करने के लिए एक कार्य देकर आप उन्हें अपने मूल संदेश को याद रखने और आगे बढ़ाने में मदद कर रहे हैं – और यह क्यों मायने रखता है – आगे।

पावरपॉइंट प्रिजेंटेशन 101

एक्सपर्ट एस्टीमेट जो दुनिया भर में प्रत्येक दिन बनाई जाने वालीं 30 मिलियन पावरपॉइंट प्रिजेंटेशन से अधिक है। और जबकि इसमें कोई संदेह नहीं है कि पीपीटी जानकारी पेश करने का एक प्रभावी तरीका है, सभी को एक समान नहीं बनाया जाता। हालाँकि, एक आकर्षक पावरपॉइंट प्रिजेंटेशन बनाने के लिए कुछ आजमाए हुए सुझाव हैं।

ज्यादा टेक्स्ट वालीं स्लाइड से बचें। प्रत्येक स्लाइड के लिए कंटेंट चुनते वक्त, छोटा और संक्षिप्त सोचें। बेस्टसेलिंग लेखक, वक्ता और ब्लॉगर सेथ गोडिन सलाह देते हैं कि “कभी भी छह शब्दों से ज्यादा नहीं।”

वह आगे कहते हैं “प्रिजेंटेशन के दौरान स्लाइड को आपके शब्दों का समर्थन करना चाहिए, न कि उन्हें दोहराना चाहिए।” इससे आपकी ऑडियंस व्यस्त रहती है, ज्यादा जानकारी हासिल करती है, और यह सुनिश्चित होता है कि वह बोरियत की शिकार नहीं होती।

हमेशा बुलेट पॉइंट्स इस्तेमाल न करें। रेनॉल्ड्स ने कहा, “भले ही वे पूर्ण पैराग्राफ से बेहतर हैं, "लोग जल्दी थक जाएंगे यदि आप उन्हें एक के बाद एक बुलेटेड सूचियों की स्लाइड दिखाते हैं”। इसके बजाये, जब भी संभव हो, जानकारी प्रदर्शित करने के अन्य विकल्पों का पता लगाएं, जैसे कि क्वांटिटेटिव डिस्प्ले जैसे ग्राफ़ या चार्ट।

इसे दृष्टिगत रूप से आकर्षक बनाएँ। डिजाइन मायने रखता है। एक अच्छी तरह से डिजाइन की गई और ध्यान आकर्षित करने वाली प्रिजेंटेशन लोगों का ध्यान खींचती है और आपके द्वारा साझा की गई जानकारी को याद रखने की उनकी क्षमता में सुधार करती है। लेकिन याद रखें, विज़ुअल्स को आपके कथन का समर्थन करना चाहिए, न कि इसके विपरीत होना चाहिए।

रेनॉल्ड्स के टॉप डिज़ाइन के टिप्स में सफेद या नेगेटिव स्थान के साथ सहज होना और चेहरे की ऐसी छवियों का उपयोग करना शामिल है, जिसकी ओर हमारी आँखें स्वाभाविक रूप से आकर्षित होती हैं। ग्राफिक डिजाइन के चार सिद्धांत याद रखें:

  1. कंट्रास्ट — स्पेस, स्थिति, रंग या टाइपफेस पसंद में हेरफेर से एक ही तत्व को स्पष्ट रूप से प्रभावी बनाना
  2. दोहराव — प्रिजेंटेशन के डिजाइन में एक जैसे या समान तत्वों का पुन: उपयोग करना
  3. संरेखन — स्लाइड के सभी तत्वों के बीच कनेक्टिविटी का विचार
  4. निकटता — अधिक संगठित रूप प्राप्त करने के लिए तत्वों को नजदीक या अधिक दूर ले जाना

गेमीफिकेशन ऐप्स जोड़ें। मज़ेदार तत्व, जैसे कि लाइव पोलिंग और क्यूएंडए ऐप्स, को ऐसे परिदृश्यों में लागू करना जो परंपरागत रूप से नॉन-गेम अनुभव वाले हैं, आपके संदेश को एक अद्वितीय और अत्यधिक सहयोगात्मक तरीके से मजबूत बना सकता है। अपनी अगली प्रिजेंटेशन से पहले क्वहुत!, क्विज़िज़ और पोल एवरीवेयर इस्तेमाल करें।

सुनिश्चित करें कि आपकी स्लाइड्स का अर्थ जल्दी से समझा जा सकता है। यदि प्रिजेंटेशन स्लाइड्स अच्छी हैं, तो वैश्विक प्रिजेंटेशन और स्टोरी फर्म दुआर्ते के अनुसार, आपकी ऑडियंस को उन्हें तीन सेकंड देखने के बाद समझ जाना चाहिए कि वह किस बारे में हैं। दुआर्ते विधि “ग्लांस टेस्ट” एक टूल है, जिसका इस्तेमाल आप अपनी प्रिजेंटेशन की प्रभावशीलता को समझने के लिए कर सकते हैं। प्रत्येक स्लाइड को पूरा करने के बाद, ग्लांस टेस्ट लें। केवल तीन सेकंड के लिए स्लाइड को और फिर दूर देखने के बाद, क्या आप स्लाइड के पॉइंट को समझ सकते हैं? यदि नहीं, तो आपकी ऑडियंस भी इसमें सक्षम नहीं होगी और आप उतनी जल्दी उनका ध्यान खो सकते हैं।

हैंडआउट तैयार करें। अपनी प्रिजेंटेशन के दौरान खाली समय - केवल अपने मूल संदेश के लिए जगह छोड़ना और यह क्यों मायने रखता है - अंत में अपनी ऑडियंस को देने के लिए विस्तृत हैंडआउट (लेकिन आपकी स्लाइड का मुद्रित संस्करण नहीं!) तैयार करके। यह अभ्यास आपको अपनी स्लाइड में बहुत अधिक जानकारी ठूंसने से रोकने में मदद करेगा।

Powerpoint template for nine-slide presentation

 

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