Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

Học cách buông bỏ

Liz DeCarlo

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

Genier tăng thời gian và trợ giúp việc tuân thủ bằng cách lờ đi các nhiệm vụ không cần thiết giúp.
Claude Gagnon

Danielle J. Genier, CLU, CFP, đang lên kế hoạch cho một đám tang và cô khá hào hứng, đặc biệt là về đồ ăn trong đám tang. Cô sẽ phục vụ bữa xế gồm nhiều loại sandwich và một chiếc bánh được trang trí nến — rất nhiều nến — mỗi cây mang một ý nghĩa đặc biệt dành cho Genier hoặc thành viên của nhóm.

“Tang lễ dành cho tất cả những thứ chúng ta đã từ bỏ trong năm nay,” Genier, thành viên MDRT 20 năm đến từ Timmins, Ontario, Canada, cho biết. “Cho mỗi món đồ đã từ bỏ, chúng ta sẽ thắp một ngọn nến trên chiếc bánh.”

Trong một năm qua, nhóm của Genier đã thực hiện vài cải tổ. Giữa sự thăng tiến và phân công lại công việc, đã đến lúc yêu cầu nhân viên rà soát cẩn thận mọi công việc họ thực hiện. Các nhân viên được khuyến khích tìm một vài thứ để từ bỏ, thậm chí điều đó nghĩa là loại bỏ một quy trình quen thuộc.

“Đôi khi chúng ta làm việc gì đó chỉ vì chúng là thói quen,” Genier, người yêu cầu nhóm của mình phải sát sao hơn với công việc của họ mỗi năm, chia sẻ. “Cần có ai đó nhắc nhở hoặc thách thức để chúng ta biết mình có thể từ bỏ điều gì.”

Genier, tư vấn viên 30 năm kinh nghiệm, chuyên về quyền lợi của người lao động và làm việc với các chủ doanh nghiệp, đã nghỉ hưu được khoảng 10 năm. Bà là giám đốc của Genier Financial Services (Dịch vụ Tài chính Genier) và đang thuê một tư vấn viên dịch vụ khách hàng và bốn nhân viên hành chính.

Từ tháng 8 năm 2017, Genier đã từ bỏ hoặc bàn giao 30 nhiệm vụ. Hàng tuần bà từng nhận các bản in báo cáo về giá trị đầu tư.. Bây giờ, Genier có công cụ nhắc nhở để xem các báo cáo đó trên màn hình mỗi tuần một lần. Bà bàn giao việc tổ chức hai trong số các cuộc họp hàng quý của công ty cho một tư vấn viên cộng tác.

Nhìn vào công việc mới

Genier cũng xem trước các quy trình tiềm năng mới và làm nghiên cứu để xem liệu công việc bổ sung có cần thiết và giá trị hay không mỗi khi có thể. Chẳng hạn, vào năm 2016 khi công ty bắt đầu chuyển sang hồ sơ khách hàng trực tuyến, bà không chắc cần scan đống hồ sơ bằng giấy của các năm qua bắt đầu từ năm nào.

Để đánh giá tần suất lục lại các hồ sơ này, tất cả hộp đựng hồ sơ đều được đặt trong một phòng ở tầng hầm. “Chúng tôi lập một danh sách dán trên cửa và ghi lại số lần chúng tôi đi vào đó,” Genier cho biết. Hóa ra mọi người rất ít khi vào phòng, trung bình mỗi tháng một lần.

“Điều đó giúp chúng tôi nhận ra rằng việc scan các hồ sơ đó là lãng phí thời gian và tiền bạc,” bà nói. Các hồ sơ vẫn ở dưới tầng hầm để duy trì việc tuân thủ, nhưng quyết định không scan từng mẩu giấy đã rất rõ ràng.

Đôi khi chúng ta làm việc gì đó chỉ vì chúng là thói quen. Cần có ai đó nhắc nhở hoặc thách thức để chúng ta biết mình có thể từ bỏ điều gì.

Lưu trữ mọi thứ

Genier bắt đầu sự nghiệp bằng công việc hành chính tại một văn phòng luôn quá tải của công ty chuyên về quyền lợi nhân viên. Cách duy nhất để hoàn tất khối lượng công việc là phải cực kỳ có tổ chức và phát triển các quy trình.

Nhiều năm sau, với tư cách là chủ doanh nghiệp, Genier đã đưa kiến thức về các quy trình tới cho nhân viên của mình. Bà thuê chuyên gia tư vấn giải pháp kinh doanh để rà soát lại tất cả hoạt động kinh doanh. “Một trong những điều chuyên gia nhận ra là chúng tôi có rất nhiều quy trình nhưng lại không viết chúng ra,” Genier chia sẻ.

Điều đó dẫn đến quy trình lưu trữ các quy trình. Với mỗi công việc mà thành viên trong nhóm thực hiện — chẳng hạn như xử lý hồ sơ đầu tư — họ lưu trữ lại từ đầu đến cuối. Việc lưu trữ phải đủ chi tiết để nếu một nhân viên bị xe đụng vào ngày mai thì một nhân viên khác có thể nhảy vào và hoàn thành công việc của người đó, Genier cho biết.

Sau khi viết ra quy trình, một nhân viên khác sẽ đọc lại. “Một người chưa bao giờ làm công việc đó trước đây sẽ xem các hướng dẫn bằng văn bản và thực hiện công việc đó,” Genier nói.

Genier cũng đang lên kế hoạch chọn một thời điểm trong năm tới, khi công việc trong văn phòng ít hơn, để nhân viên của bà chuyển đổi công việc trong một tuần để kiểm tra các quy trình.

Tăng cường tuân thủ

Một trong những lý do lớn nhất để làm nổi bật tổ chức và quy trình là duy trì sự tuân thủ, Genier nói. Họ có một quy trình tuân thủ được viết ra và hoàn thành trên máy. Bà tổ chức các cuộc họp hàng quý, nơi mọi người dành khoảng 30 phút để xem lại các quy tắc đã thay đổi. Cuối cùng, nhóm sẽ thực hiện một bài kiểm tra ngắn để đảm bảo mọi người nắm được các quy định mới.

Bà đã thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên và cũng yêu cầu kiểm tra chính mình. “Chúng tôi sẵn sàng cho việc kiểm tra để đảm bảo tất cả những người liên quan đều làm đúng,” bà nói. “Đó là để bảo vệ khách hàng và chính bản thân mình. Có cách nào khác để chúng ta biết? Đây là cơ hội học hỏi.

“Tuân thủ có làm tôi sợ? Hoàn toàn có thể,” Genier nói. “Chúng tôi đã trải qua vài cuộc kiểm toán. Đối với tôi, đó là cách để học hỏi. Nếu chúng ta phải làm gì đó, hãy thay đổi nó. Bởi vì mọi thứ luôn thay đổi.”

LIÊN HỆ: Danielle Genier danielle.genier@genierfinancial.com

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments