Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

เรียนรู้ที่จะปล่อยวาง

Liz DeCarlo

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

การกำจัดงานที่ไม่จำเป็นออกไปทำให้ Genier มีเวลามากขึ้นและส่งเสริมให้มีการปฏิบัติ
Claude Gagnon

Danielle J. Genier, CLU, CFP, กำลังวางแผนงานพิธีศพและเธอค่อนข้างตื่นเต้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับงานเลี้ยงอาหารกลางวันงานพิธีศพ เธอจะเสิร์ฟแซนด์วิช ชาและเค้กที่ตกแต่งด้วยเทียน — เทียนจำนวนมาก — แต่ละอันมีความหมายพิเศษสำหรับ Genier หรือสมาชิกในทีมของเธอ

“งานพิธีศพนี้สำหรับสิ่งของทั้งหมดที่เราปล่อยไปในปีนี้” Genier สมาชิก MDRT 20 ปีจาก Timmins รัฐออนแทรีโอ แคนาดา กล่าว “สำหรับทุกรายการที่เราปล่อยไป เราจะจุดเทียนบนเค้ก”

ภายในปีที่ผ่านมาทีมของ Genier ได้ทำการปรับเปลี่ยนบางอย่างแล้ว ระหว่างการเลื่อนตำแหน่งและการมอบหมายงานใหม่ เป็นที่ชัดเจนว่าถึงเวลาแล้วที่ต้องขอให้พนักงานของเธอดูอย่างรอบคอบในทุกงานที่พวกเขาทำ พวกเขาได้รับการสนับสนุนให้ค้นหาบางอย่างที่จะปล่อยไป แม้ว่าสิ่งนี้จะหมายถึงการไว้ทุกข์ให้กับกระบวนการตายที่ยาวนาน

“บางครั้งเราทำสิ่งต่าง ๆ เพียงเพราะเราทำมาจนเคยชิน” Genier ผู้ซึ่งขอให้ทีมงานของเธอพิจารณางานของพวกเขาเป็นประจำทุกปี “ต้องให้ใครสักคนมาช่วยสะกิดเราหรือทำให้เราได้เห็นในสิ่งที่เราสามารถปล่อยวาง”

Genier ผู้ให้คำปรึกษามา 30 ปี มีความเชี่ยวชาญด้านผลประโยชน์ของพนักงานและทำงานร่วมกับเจ้าของธุรกิจที่เกษียณอายุประมาณ 10 ปี เธอเป็นประธานของ Genier Financial Services และจ้างที่ปรึกษาด้านการบริการลูกค้าหนึ่งคนและสมาชิกเจ้าหน้าที่บริหารสี่คน

ตั้งแต่เดือนสิงหาคม 2017 Genier ได้ปล่อยงานหรือมอบหมาย 30 งาน เธอเคยพิมพ์มูลค่าการลงทุนรายสัปดาห์สำหรับเธอ ตอนนี้เธอมีตัวเตือนให้ทบทวนสิ่งเหล่านี้บนหน้าจอสัปดาห์ละครั้ง เธอมอบหมายการจัดระเบียบของการ ประชุมไตรมาสของสองบริษัทให้กับผู้ช่วยที่ปรึกษา

ดูงานใหม่

หากเป็นไปได้ Genier จะพิจารณากระบวนการที่มีศักยภาพใหม่ล่วงหน้าและทำการวิจัยเพื่อดูว่างานที่เพิ่มนั้นจำเป็นและมีคุณค่าหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ในปี 2016 เมื่อพวกเขาเริ่มย้ายไปเป็นไฟล์ลูกค้าออนไลน์ เธอไม่แน่ใจว่าจะย้อนกลับไปสแกนไฟล์กระดาษได้ไกลขนาดไหน

เพื่อประเมินความถี่ที่พวกเขาเข้าถึงไฟล์เหล่านี้ กล่องทั้งหมดจะถูกวางไว้ในห้องที่อยู่ใต้ดิน “เราทำรายการไว้ที่ประตูและบันทึกว่ามีกี่ครั้งที่เราเข้าไปข้างในนั้น” Genier กล่าว สิ่งนี้กลับกลายเป็นว่าพวกเขาไม่ค่อยเข้าห้องนั้น โดยเฉลี่ยมากที่สุดเดือนละครั้ง

“นี่ทำให้เรารู้ว่าไม่คุ้มค่ากับเวลาและเงินที่จะกลับไปสแกนทุกอย่าง” เธอกล่าว ไฟล์ยังอยู่ในห้องใต้ดินเพื่อปฏิบัติตามกฏระเบียบ แต่การตัดสินใจที่จะไม่สแกนกระดาษทุกแผ่นสมเหตุสมผลแล้ว

บางครั้ง เราทำสิ่งต่าง ๆ เพียงเพราะเราทำมาจนเคยชิน ต้องให้ใครสักคนมาช่วยสะกิดเราหรือทำให้เรา ได้เข้าใจในสิ่งที่เรา สามารถปล่อยวาง

จัดทำเป็นเอกสารทุกอย่าง

Genier เริ่มต้นอาชีพงานบริหารในสำนักงานที่มีปริมาณมากสำหรับบริษัทผลประโยชน์พนักงานแห่งหนึ่ง วิธีเดียวที่จะทำงานให้ทันก็คือการจัดระเบียบอย่างเต็มที่และพัฒนากระบวนการ

หลายปีต่อมาในฐานะเจ้าของธุรกิจ Genier นำความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการมาถ่ายทอดให้กับพนักงานของเธอ เธอจ้างที่ปรึกษาด้านโซลูชันทางธุรกิจเพื่อดูธุรกิจโดยรวม “สิ่งหนึ่งที่เธอระบุได้ก็คือเรามีกระบวนการมากมาย แต่เราไม่ได้เขียนลงไป” Genier กล่าว

สิ่งนั้นนำไปสู่กระบวนการจัดทำเอกสาร สำหรับแต่ละภารกิจที่สมาชิกในทีมทำงาน — ตัวอย่างเช่น การประมวลผลแอปพลิเคชันการลงทุน — พวกเขาบันทึกไว้ตั้งแต่ต้นจนจบ เอกสารจะต้องมีรายละเอียดที่เพียงพอ Genier กล่าวว่าหากพนักงานถูกรถชนในวันพรุ่งนี้พนักงานคนอื่นสามารถเข้ามาและทำงานให้เสร็จได้

หลังจากที่พวกเขาได้เขียนกระบวนการแล้ว สมาชิกพนักงานอีกคนหนึ่งทำการตรวจสอบ “คนที่ไม่เคยทำมาก่อนจะทำตามคำแนะนำที่เป็นลายลักษณ์อักษรและทำงานได้จริง” Genier กล่าว

Genier วางแผนที่จะเลือกช่วงเวลาหนึ่งในปีถัดไป ทำให้สิ่งต่าง ๆ ในสำนักงานช้าลงเพื่อให้พนักงานของเธอสลับงานเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์เพื่อทดสอบกระบวนการ

เพิ่มการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

หนึ่งในเหตุผลที่สำคัญที่สุดสำหรับการเน้นที่การจัดระเบียบและกระบวนการคือการปฏิบัติตามกฏระเบียบ Genier กล่าว พวกเขามีกระบวนการสำหรับการปฏิบัติตามกฏระเบียบที่เขียนไว้และบันทึกในระบบอิเล็กทรอนิกส์ เธอจัดการประชุมทุกไตรมาส โดยใช้เวลาประมาณ 30 นาทีในการตรวจสอบกฎที่มีการเปลี่ยนแปลง ในตอนท้าย ทีมจะตอบคำถามสั้น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจกฎระเบียบใหม่

เธอผ่านการตรวจสอบตามธรรมชาติและได้ขอการตรวจสอบด้วยตัวเอง “เรายินดีที่จะอยู่ที่นั่นและได้รับการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าเราทำถูกต้องโดยทุกคนที่เกี่ยวข้อง” เธอกล่าว “นี่เป็นการปกป้องลูกค้าของเราและปกป้องตัวเราเอง เรารู้ได้อย่างไร นี่เป็นโอกาสการเรียนรู้

“การปฏิบัติตามกฏระเบียบทำให้ฉันกลัวหรือไม่ แน่นอน” Genier กล่าว “เราผ่านการตรวจสอบมาสองสามครั้งแล้ว สำหรับฉัน นี่เป็นวิธีการเรียนรู้ หากเราต้องทำอะไร ให้ลองเปลี่ยน เพราะสิ่งต่าง ๆ มีการเปลี่ยนแปลงตลอดกาล”

ติดต่อ: Danielle Genier danielle.genier@genierfinancial.com

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments