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Aprendiendo a dejar ir

Liz DeCarlo

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Dejar perecer tareas innecesarias libera más tiempo de Genier y le ayuda con el cumplimiento.
Claude Gagnon

Danielle J. Genier, CLU, CFP, está organizando un funeral y está muy emocionada, sobre todo por la parte del almuerzo. Servirá emparedados para el té y un pastel decorado con velas —muchas de ellas—, cada una con un significado especial para ella u otro miembro del equipo.

“Celebramos un funeral por todo lo que hemos dejado ir este año”, dijo Genier, miembro MDRT desde hace 20 años de Timmins, Ontario, Canadá. “Por cada cosa que dejamos ir, encenderemos una vela del pastel”.

Hace aproximadamente un año, su equipo hizo algunas remodelaciones. Entre los ascensos y las reasignaciones de labores que tuvieron lugar, se tornó evidente que era momento de pedirles que analizaran cuidadosamente todas las tareas que realizaban y los alentó a que encontraran algo para dejarlo ir, aunque eso implicara soportar el duelo de la muerte de un proceso que había iniciado hace mucho tiempo.

“A veces, hacemos las cosas solo porque siempre las hemos hecho”, explica Genier, quien les pide cada año a los miembros de su equipo que pongan especial atención en su trabajo. “Necesitamos a alguien que nos dé un pequeño empujón o nos rete para ver lo que podemos dejar ir”.

Genier, que ha sido asesora durante 30 años, se especializa en prestaciones y en trabajar con dueños de negocios a quienes les faltan cerca de 10 años para retirarse. Es directora de la firma Genier Financial Services y su equipo de trabajo está conformado por un asesor de servicio al cliente y cuatro miembros de personal administrativo.

Desde Agosto de 2017, Genier ha dejado ir o delegado 30 tareas. Solía imprimir los valores de inversiones cada semana, pero ahora tiene un recordatorio para revisarlos en la pantalla una vez a la semana. Además, delegó la organización de dos de las reuniones trimestrales de la firma a un asesor asociado.

Buscar tareas nuevas

Cuando le es posible, Genier también busca con anticipación nuevos procesos que podría aplicar e investiga si el trabajo adicional es necesario y valioso. Por ejemplo, en 2016, cuando comenzó a mudar la documentación de los clientes a una plataforma en línea, no estaba segura de cuántos años debía retroceder al escanear los papeles.

Para saber qué tan seguido consultaban estos documentos, colocaron las cajas que los contenían en el sótano. “Pegamos una lista en la puerta y anotamos cuántas veces íbamos ahí”, dijo Genier. Resultó que entraban en muy contadas ocasiones, en promedio, una vez al mes a lo mucho.

“De esta forma, nos dimos cuenta de que no valía ni nuestro tiempo ni dinero escanear toda la documentación”, afirmó. Los papeles todavía se encuentran en el sótano para el cumplimiento, pero se aprobó la decisión de no escanear todas y cada una de las hojas.

A veces, hacemos las cosas solo porque siempre las hemos hecho. Necesitamos a alguien que nos dé un pequeño empujón o nos rete para ver lo que podemos dejar ir.

Documentar todo

Genier comenzó su carrera encargándose de las tareas administrativas de una oficina que recibía un gran volumen de documentos para una compañía de prestaciones laborales. La única forma de mantenerse al día con la carga de trabajo era siendo extremadamente organizada y desarrollar procesos.

Años después, aportó ese conocimiento práctico y procesos a los miembros del personal de su propio negocio. Contrató a un asesor de soluciones empresariales para que examinara su firma en general. “Una de las cosas que identificó fue que, si bien teníamos muchos procesos, no los habíamos formalizado por escrito”, señaló Genier.

Lo anterior derivó en iniciar un proceso para documentar procesos. Actualmente, documentan cada tarea asignada a un miembro del equipo —por ejemplo, el procesamiento de una solicitud de inversión— de principio a fin, registrando todos los detalles necesarios para que, como Genier mencionó, si atropellan al encargado de esa labor mañana, otro miembro del personal pueda intervenir y completar el trabajo.

Después de que anotan los pasos del proceso, otro colega revisa el escrito. “Alguien que nunca ha hecho esa tarea antes sigue las instrucciones para llevarla a cabo”, explicó.

Genier también está planeando apartar un poco de tiempo el próximo año, cuando la oficina se encuentre más en calma, para que su equipo intercambie trabajos durante una semana para probar los procesos.

Aumentar los niveles de cumplimiento

Una de las razones principales para enfatizar la organización y los procesos es mantener el cumplimiento, afirmó Genier. Cuentan con un proceso por escrito para esta tarea y que se completa de forma electrónica, además de sostienen reuniones trimestrales en las que dedican alrededor de 30 minutos revisando las reglas que han cambiado. Al final, el equipo hace una pequeña prueba para asegurarse de que todos entienden las nuevas regulaciones.

Genier ha recibido auditorías espontáneas y ha solicitado otras. “Queremos exponernos a que nos auditen para asegurarnos de que estamos haciendo las cosas bien con la participación de todos”, expresó. “Lo hacemos para proteger a nuestros clientes y a nosotros mismos. ¿De qué otra forma podríamos saberlo? Es una oportunidad para aprender”.

“¿El cumplimiento me asusta? En lo absoluto”, declaró. “Nos han hecho algunas auditorías. Para mí, representan un medio de aprendizaje. Si tenemos que cambiar algo, que así sea, porque las cosas están cambiando todo el tiempo”.

CONTACTO: Danielle Genier danielle.genier@genierfinancial.com

 

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