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5 razones para subcontratar a tu asesor en cumplimiento.

Matt Pais

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Para Berube, la mejor estrategia es asignar la supervisión de sus asesores internos a un experto externo.
Pierre Arsenault

En 2011, Marc Berube adquirió otro negocio y, de un momento a otro, este miembro MDRT desde hace 18 años de Laval, Québec, Canadá, tenía que gestionar el doble de asesores. Necesitaba ayuda para supervisar sus labores de cumplimiento, así que asignó esa responsabilidad a un asesor del equipo.

Ahora que lo ve en retrospectiva, no fue una buena decisión.

“Seguimos creciendo cada vez más y la tensión que causaba el que alguien de la oficina se encargara del cumplimiento no era positiva para el humor del equipo”, explicó.

Desde 2016, Berube, quien ofrece servicios de aseguramiento e inversión para profesionistas y empresarios en todo Québec, asignó el manejo del cumplimiento de su negocio a un externo. No podría recomendar un mejor enfoque, y no es difícil entender la razón, en vista de estos beneficios:

1. Rendición de cuentas. De acuerdo con las regulaciones locales, se requiere evaluar el 10% de todos los documentos que manejan los asesores, lo cual puede desencadenar una discusión acalorada cuando hay 15 de ellos entre los miembros del personal. Seis meses después de que el nuevo jefe de cumplimiento de Berube iniciara sus labores, recibió una llamada en la que le notificaban que había sido elegido para una auditoría, y los auditores lo felicitaron específicamente por contratar a alguien externo.

Es evidente que la meta número uno del cumplimiento es, bueno, que se logre el cumplimiento, y recibir un cumplido por parte de quienes examinan tu trabajo es un signo de que estás haciendo las cosas bien, sobre todo porque la persona a cargo de esta área cuenta con la capacidad de despedir a un asesor que no sigue los estándares de cumplimiento. De esta forma, garantiza que los miembros del equipo se tomen su papel en serio.

2. Eficiencia. En lugar de hacer que Berube o uno de sus colegas gaste su tiempo en el cumplimiento, el jefe va a la oficina cada dos meses y solo se enfoca en eso. Avisa unas semanas antes al personal sobre lo que necesitará y, una semana después de la evaluación, entrega a Berube un informe de tres páginas para que él solo lo lea y firme.

Además de que, así, cuenta con evidencia física de que cumplió con sus obligaciones normativas, Berube tiene más tiempo para concentrarse en expandir su base de clientes, actividad que está más en línea con sus fortalezas y que genera mayores ganancias.

Esta estrategia también implica que el personal puede enfocarse en tener listos los materiales el día que el agente visitará las oficinas. De esta forma, se evita que tengan la oportunidad de decirle al responsable que “se los entregarán mañana”.

3. Objetividad. Al no tratarse de un elemento permanente en la oficina, el jefe de cumplimiento externo no ha forjado relaciones personales con los demás miembros que podrían afectar su capacidad para desempeñar su trabajo.

En contraste, las labores del jefe anterior pudieron haberse complicado debido al contacto y las relaciones más cercanas que sostenía con sus colegas, entre ellos, a su esposo. Además, cuando alguien interno ocupaba el puesto, nadie supervisaba que ella respetara el cumplimiento, lo cual ya no representa un problema tampoco.

4. Ambiente laboral. Berube lo explica de una forma directa: “La persona de la oficina que designé como responsable del cumplimiento se convirtió en el enemigo”.

Esto no significaba, naturalmente, que el personal no quisiera acatar las reglas de cumplimiento, sino que gestionar todos los elementos que se requieren para lograrlo puede resultar retador y estresante y que, por lo tanto, es de esperarse que surjan conflictos si un colega le pide a otro constantemente información de seguimiento.

Seguimos creciendo cada vez más y la tensión que causaba el que alguien de la oficina se encargara del cumplimiento no era positiva para el humor del equipo.

5. Educación. Cada año, la firma sostiene dos reuniones que duran dos días cada una fuera de su sede, y el jefe de cumplimiento asiste para educar al grupo. De esta forma, proporciona retroalimentación a los miembros del personal en su conjunto y de forma individual cuando es necesario, lo cual resulta útil para que todos se mantengan al tanto de los últimos cambios en las regulaciones.

La experiencia y los conocimientos del jefe de cumplimiento también ayudan a que los demás entiendan lo que están haciendo. “En lugar de solo decirles a los otros empleados que están mal o que les falta información, les explica por qué es necesario que cuenten con esos datos y por qué les pide todo eso. Todos se han sentido muy contentos con el cambio”.

Contacto: Marc Berube marc.berube@coachingtrek.com

 

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