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手放すことで学ぶ

Liz DeCarlo

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無駄な業務を手放して時間を作りコンプライアンスを向上
Claude Gagnon

DANIEL J. GENIER, CLU, CFPは楽しそうにお葬式を計画していました。特に式のランチには気合をいれています。小さなサンドイッチとロウソクをたくさん飾ったケーキを出す予定です。そのロウソク一本一本にはGenierとチーム・メンバーにとって特別な意味があります。

「お葬式はこの一年間に手放したすべての事・物のための儀式です。止めたこと一つに対し一本のロウソクに火をともします」とカナダ・オンタリオ州の20年間MDRT会員のGenierは言いました。

Genierのチームはこの一年ほどで何回か配置転換を行いました。昇格や人事異動はスタッフが業務内容を注意深く見直す良いタイミングでした。長年行ってきたプロセスを含めて止めるべき業務はないか探すことが求められました。

「今までやって来たからという理由だけで続けている業務があります。何を止められるか促し駆り立てる人が必要です」とGenierは述べ、業務を年に一度精査するようチームに求めています。

アドバイザー歴30年のGenierは福利厚生業務が専門で、勇退まであと約10年の経営者をターゲットにしています。Genier Financial Servicesの社長で顧客対応アドバイザーが一人と管理業務スタッフが4人います。

2017年8月以降Genierは30項目の仕事を取りやめるか外注しました。例えば、週刊投資報告を印刷していましたが、今はリマインダー機能を使って週に一度スクリーンでレビューしています。また四半期ごとに開催される二つの会議の準備をアソシエイト・アドバイザーに委託しました。

新しい仕事を見つける

将来性のある新しいプロセスがあれば、Genierはそれが必要で価値のある業務かを早めに調査します。例えば2016年に顧客ファイルをオンラインに移行し始めたとき、紙の顧客ファイルをどこまでさかのぼってスキャンするべきか迷いました。

古いファイルにアクセスする頻度を見極めるために、古いファイルが入った箱をすべて地下室に移動しました。ドアにリストを下げて箱から出すため何回部屋に入ったかを記録しました。その結果、地下の書類倉庫に入ることは滅多になく多くても月に一度であることが分かりました。

すべてのファイルを見直してスキャンする時間とお金がもったいないことに気が付きました。コンプライアンスを保持するためファイルは今でも地下室にありますが、すべてのファイルをスキャンする必要はないという判断は正しいものでした。

今までやって来たからという理由だけで続けている業務があります。何を止められるか促し駆り立てる人が必要です。

すべてを文書で記録する

Genierはもともと福利厚生代行企業の大規模なオフィスで管理業務を行っていました。大量の仕事をこなす唯一の方法は、物事を系統立って行いプロセスを策定することでした。

何年か経て経営者となったGenierは実践的なプロセスのノウハウをスタッフに伝授しています。さらに事業全体を見るためビジネス・コンサルタントを雇いました。コンサルタントが指摘したことの一つは、プロセスがたくさんあるにもかかわらず、文書化していないことでした。

そこでプロセスの文書化が始まりました。投資手続きなどチーム・メンバーが行う業務それぞれを最初から最後まで書面にしました。マニュアルはたとえ従業員の一人が交通事故に遭っても別のメンバーが代わりに仕事をやり遂げることができるほど詳細に記載しました。

プロセスを書き終えると別のスタッフがそれを再検証します。「その仕事をやったことがない人でもマニュアルを見るだけでできるようにしなければなりません」

Genierは年度内のあまり忙しくない時期を見計らってスタッフ同士の仕事を交換させ、プロセスの共有がうまくいっているかをテストするつもりです。

コンプライアンスを高める

秩序とプロセスを重視する大きな理由の一つはコンプライアンスを保持するためだとGenierは言います。コンプライアンスのプロセスは書面にされて電子媒体にも記録されています。四半期ごとのミーティングでは30分くらいかけて変更された規則を再検討します。最後にクイズでチーム全員が新しい法令を理解しているかを確かめます。

Genierは自分から監査をリクエストし任意監査を受けています。外部の目で監査を受け、誰が見ても正しい行いをしていることを確認したいのです。クライアントを守り自分たちを守るためです。それ以外にどうやって知ることができるでしょう。監査は学習機会です。

「コンプライアンスは怖いか?もちろんです。監査を何度か経験してきました。私にとっては学ぶための手段です。何かをしなければならないというなら、変えてみせましょう。物事は永遠に変化し続けるのですから」と語りました。

CONTACT: Danielle Genier danielle.genier@genierfinancial.com

 

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