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コンプライアンス対応を外注するべき5つの理由

Matt Pais

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社内アドバイザーを外部の専門家に監視させる手法で見事に成功
Pierre Arsenault

カナダ・ケベック州の18年間MDRT会員Marc Berubeは2011年に事業を買収し、管理下にあるアドバイザー数は急に二倍に増えました。コンプライアンスを監督する仕事が追いつかなくなったのでその任務を社内のアドバイザーの一人に任せました。

これが正しい選択でなかったことは後になって分かりました。

「ビジネスがどんどん成長する中、社内にコンプライアンスを監督する人がいると一種の対立関係ができてチームの雰囲気が悪くなりました」と言います。

専門家と経営者向けの保険および投資を取り扱うBerubeは、2016年から事業のコンプライアンス対策を外部の請負業者に任せています。次の5つのベネフィットを見るとBerubeがこのスタイルを強く勧める理由が分かります。

1. 義務感。カナダの法令はアドバイザーが取り扱うファイルの10%を検査することを要求しており、社内にアドバイザーが15人もいると大変な数量になります。外部のコンプライアンス監督者に委託して半年経過したとき、Berubeの会社は政府機関の検査対象になったとの通知を受け取りました。検査官から特に褒められたのはコンプライアンス管理を外部に委託していることでした。

コンプライアンス対応の第一の目的は当然コンプライアンスの遵守で、それを検査する人の称賛を得たのは何も問題がない証しです。コンプライアンスの監督者には法令を守らないアドバイザーを処分する権限があるので、チームは監督者の役割を重要視しなければなりません。

2. 効率。Berubeや社内の人間がコンプライアンス対応に時間をかけない代わりに、外部の監督者は6週間ごとにオフィスに来てコンプライアンスの仕事だけに集中します。監督者は数週間前にスタッフに当日必要なものを通知し、検査の一週間後には3ページのレポートが送付されBerubeの役目はそれを読んでサインするだけです。

コンプライアンスの規定に沿っていることを簡便に証明できるので、Berubeは新規顧客の獲得にもっと集中し自分の強みを生かして収益を増やすことができます。

またこの戦略によりスタッフは外部の監督者が来る日に資料をそろえておくよう注意を喚起しておきます。社員が監督していた頃のように「明日渡します」と言えなくなりました。

3. 客観性。外部の監督者はオフィスに常駐していないので、仕事に影響するほどの個人的な人間関係は発生しません。

一方、社員が監督をしていたときは普段からの接触や人間関係がからんできて仕事がしづらいことがありました。実は監督者の夫も同じオフィスで働いていたのでなおさらです。そして、監督者が社内の人間だと本人のコンプライアンスをチェックできる人がいませんでしたが、外部に委託することでこうした問題はすべて解決しました。

4. 士気。Berubeは「社員をコンプライアンスの監督者として任命すると、その人は他の社員の敵になってしまいました」と断言します。

社員がコンプライアンスを守りたくないというわけではありませんがコンプライアンスのすべての要素を遵守するのは困難でストレスが多く、また同僚にいろいろなことをしつこく聞かれると対立が生じることがありました。

ビジネスがどんどん成長する中、社内にコンプライアンスを監督する人がいると一種の対立関係ができてチームの雰囲気が悪くなりました。

5. 教育。毎年Berubeの会社は二日間の社外研修を二度開催し、外部のコンプライアンス監督者を呼んでチームに教育を施してもらいます。監督者はスタッフ全体へのフィードバックまた必要に応じて一対一の話し合いを行うことができ、こうして法令が改正されても全員が対応することができます。

監督者の知識と経験は自分のしていることの意味を理解する助けになります。「ただ間違っているとか情報が足りないと言うだけでなく、なぜ必要なのか監督者が尋ねるすべての質問の理由が説明されます。メンバーはこの変化にとても満足しています」

Contact: Marc Berube marc.berube@coachingtrek.com

 

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