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採用を成功させる10のヒント

Kate Zabriskie

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採用予定者と職務のベスト・フィットに注力した採用活動

採用する前にもっとよく検討するべきだった。
彼女は細かい仕事に向くタイプではない。
この仕事は単調な繰り返し作業が多い。
彼女はクリエイティブな人間なので、
仕事に嫌気が差して辞めようとしている。
彼女の才能を生かせる仕事があれば良かったが、

残念ながらここには無い。

なぜこうなったのか分からない。
面接の印象はとても良かったのに。

半年が経った今、彼は明らかにこの仕事に向いていない。

適切な人材の採用には、コツと技が必要です。生まれつき人材を発掘する才能に恵まれている人もいるようですが、秩序ある段階的なプロセスに従えば、誰でも成功率を上げることができます。

どのような人材が必要かを知る

何よりもまず「どのような仕事を任せたいのか」を具体的に構想することが重要です。新しいスタッフの職務は何でしょう。周りとどのような関わりを持つのでしょう。仕事の質や量について、具体的なイメージを持っていますか。どのような性格の方がふさわしいと思いますか。クリエイティブな人が良いですか。ほぼ毎日同じ仕事をしますか。新たに加わるスタッフはあなた以外にどんなスタッフと関わりますか。彼らはこのスタッフに何を求めるでしょうか。

綿密な職務内容説明書を作成する

採用したい人材のタイプが明確になったら、ペンを取って職務内容説明書を作成します。任せたい職務を箇条書きにし、「ワン・センテンスに一項目」とします。日常語で書くように心掛けます。ここまで来れば自分のプランを実現するスタート・ラインに立ったも同然です。

本当に必要な資質を考える

経験と学歴が必要な仕事もあれば、そうでない仕事もあります。学歴がネックにならない職務ならば、あえて「大卒以上」という条件を設ける必要はありません。条件をつけるとそれだけ候補者のプールは狭まります。適正な人材を見つけにくくなるかもしれません。「本当に必要な条件は何か」をじっくり考えてから次のステップに進みます。

強力な募集広告を作成する

面接希望者は「自分を買ってほしい」と売り込みに来ています。しかし、あなたも自分の会社と空きのポジションを「売りに出している」という意識が必要です。募集広告は良い人材を引きつけるチャンスです。採用担当者に任せる場合も、自分で採用する場合も、時間をかけて強力な「肩書」を考案します。組織の概略を述べ、必須条件を手短に述べます。職場の立地が良い場合や、安定した手当などの特典があれば、それも書き加えます。あなたが申し分の無い人柄で、どのような人材を求めているかが明確に伝わり、あなたの会社で働いてみたいと思わせるような広告であることが理想です。

キャリア・パスを明記する

募集するポジションについて「将来的なポジション」も明記するべきです。多くの選択肢が考えられます。どの道を選ぶにせよプランを立てて、それぞれのキャリア・パスについて考えておくことが重要です。

選抜のための質問を考える

募集広告の作成とキャリア・パスの考案に並行して、候補者の適性を見抜くためのテストと、最終的な合否を判断する面接の方法について考えておかなければなりません。このステップはいくつかの理由から極めて重要です。まず、質問を統一することにより、プロセスを再現可能にすることが重要です。次に面接の質問をあらかじめ準備し、内容が法律に抵触しないかを確認するためです。最後に全員の回答を比較しやすくし、公平に判断するためです。

候補者を評価し、電話インタビューの日程を決める

募集期間が終了したら、条件に合致する候補者を選び、面接の日時を決めます。応募者が少なければ全員を面接しても良いでしょう。応募者多数の場合は、ランク別に振り分け、トップ・グループのみを面接の対象とする方法もあります。どちらのやり方にせよ、「面接に来てもらう前に個人的に話をしておきたい」と言うご希望があるかもしれません。その場合「電話インタビュー」が効果的です。候補者の外見に惑わされないため、先入観の無い第一印象を持つことができます。いくつかの基本的な問題に対処する場合にも有効です。

面接に来てもらう候補者を決定し、面接官チームを準備する

候補者の選別が終わったら、面接官チームを選定し、最終候補者をオフィスに招きます。準備は必須です。候補者だけでなく、あなたも面接されているとお考えください。面接官チームは、まさに「チームワーク」が要求されます。候補者をオフィスに迎える手順、面接の順番、誰がどの質問をするか、締めくくりの言葉、面接終了後に候補者を送り出す手順を事前に話し合っておくべきです。「成り行き」に任せることは極力排除しましょう。面接はまさにステージです。ポジションによっては、面接を複数回実施する場合もあります。やり方はあなた次第ですが、プランを立ててから行動しましょう。

フィードバックの収集と候補者のランク付け

面接が終わったら、ランク付けをします。候補者全員に同じ質問をしているので、答えが比較しやすいというメリットがあります。面接官チームの意見が一致しなかった場合には、オファーを出す前にもう一度検討しましょう。また、理想の人材とはかけ離れている場合にも、オファーを出す前に再検討します。不適格な人を慌てて雇うよりも、少し時間をかけて適格な人を見つける方が得策です。

オファーを出す

特に反対する理由が見つからなければ、採用したい候補者にオファーを出しましょう。採用決定を伝えるときは、あなたの高揚感が伝わるようにすべきです。組織に新たな才能を迎え入れる最初のステップだという意識を大切にします。

以上がヒントです。ご紹介したステップは大きな変化を起こす可能性を秘めています。採用を成功させるコツは「規律」と「忍耐」です。包括的で強力なプロセスを確立して実行することが、確かな結果をもたらします。ぜひ理想的な人材を発掘してください。

KATE ZABRISKIEはBusiness Training Works Inc.の社長として、企業に対するカスタマー・サービス戦略の提案やスタッフの人材開発を手掛けています。

CONTACT: Kate Zabriskie businesstrainingworks.com

「自伝」を書かせて
応募者の人柄を知る

By Matt Pais

時間さえ許せば、たくさんの候補者に会って話を聞くことが理想です。「電話インタビュー」だけで、オフィスまで面接に来てもらうかどうかを判断するのは難しいかもしれません。Steven Wang(カリフォルニア州、9年間MDRT会員)は、電話インタビューと面接の間に「戦略的な課題」を設け、候補者に提出を求めています。それは「自伝」を書いてもらうことです。

「通常の面接では聞けないような、詳細な情報を得ることができます。将来一緒に働くかもしれない人材をより深く知ることができます」とWangは言います。5年前にこのコンセプトを知り、以来実践しています。「自伝には驚きの事実が綴られるかもしれません。候補者の人柄をより具体的に把握し、あなたのチームにとって必要な人材かどうかを判断することができます」

例えば、ある女性候補者との電話インタビューで、無職だった期間について理由を尋ねると「気持ちが再就職に向かうまでに必要な時間でした」という答えが返ってきました。ところが自伝にはその経緯が詳しく述べられており、病気の親の介護をしていたことが分かりました。

このエピソードは候補者の真摯な人柄を示すと同時に、彼女が保険の重要性を痛感し、身内の介護に関わる家族のつらさを体験していることも分かりました。

Wangは通常、電話インタビューを行う候補者を8~10人選び、そのうち3~4人に自伝の課題を出します。

「応募者がどのような困難を乗り越えてきたかを知り、そこに自分が共感できるかどうかを見極めたいからです」と言います。現在、彼のオフィスには見込客や既存の顧客対応をサポートするスタッフが6名います。「チームは家族も同然です。お互いに支え合います。応募者の人柄を詳しく知ることができれば、最適な人材を選ぶヒントになります」

とはいえ、自伝の内容に関してWangは一切指示を出しません。長さも自由です。「何を知りたくてこの課題を出したか」についても言いません。もちろん候補者が一番やってはいけないことは、課題を提出しないことでしょう。割り当てられた仕事を指示通りにこなせない人は簡単に見抜かれてしまいます。

1パラグラフだけの短い自伝もあれば、3ページに及ぶ大作を書き上げる人もいます。しかしWangは「1ページ程度で十分」と言います。

「あまりにも詳細な記述は不要です。表面をなでる程度で良いのです。3ページ書き上げる根性は素晴らしいですが、そこまで深い情報を知りたくはありません。実際、そのような人は採用しませんでした」

Contact: Steven Wang steven.wang.jdw6@statefarm.com

 

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