Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

Belajar merelakan

Liz DeCarlo

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

Menghentikan proses kerja yang tidak perlu telah mengefisienkan waktu dan mengefektifkan kepatuhan Genier.
Claude Gagnon

Danielle J. Genier, CLU, CFP, tengah merencanakan sebuah pemakaman dan, uniknya, ia merasa gembira, khususnya untuk acara makan siang di pemakaman itu. Ia akan menyajikan roti lapis dan kue berhias banyak lilin. Tiap lilin punya makna spesial bagi Genier atau bagi salah seorang anggota timnya.

“Ini pemakaman untuk semua hal yang kami relakan di tahun ini,” kata Genier, anggota MDRT 20 tahun dari Timmins, Ontario, Kanada. “Untuk tiap hal yang kami relakan, kami menya-lakan lilin di atas kue.”

Sekitar setahun terakhir, tim Genier telah melakukan perombakan. Dalam proses perombakan itu, tampak jelas memang sudah waktunya untuk meminta staf melihat lebih teliti setiap tugas yang mereka kerjakan. Mereka didorong untuk menemu-kan hal yang bisa direlakan, sekalipun itu berarti meratapi kematian sebuah proses yang sudah lama bertahan.

“Kadang kita mengerjakan sesuatu karena selama ini sudah seperti itu,” kata Genier, yang meminta timnya untuk teliti memeriksa pekerjaan mereka setiap tahun. “Kita perlu diingatkan atau ditantang untuk melihat mana yang bisa kita relakan.”

Genier, yang telah menjadi penasihat selama 30 tahun, berspesialisasi di bidang manfaat karyawan dan bekerja dengan para pengusaha yang masa pensiunnya akan dimulai sekitar 10 tahun lagi. Ia kepala Genier Financial Services dan mempekerjakan seorang penasihat layanan pelanggan serta empat staf administratif.

Sejak Agustus 2017, Genier telah merelakan atau mendelegasikan 30 tugas. Dulu biasanya ia menerima salinan cetak nilai investasi per minggu. Sekarang ia punya alat pengingat untuk meninjau data-data ini di layar komputer sekali seminggu. Ia mendelegasikan tugas penyelenggaraan dua dari rapat kuartalan kantornya ke seorang penasihat junior.

Melihat tugas baru

Bila memungkinkan, dari jauh hari Genier juga melihat calon proses kerja baru, dan meneliti apakah kerja tambahan tersebut ada nilai dan perlunya. Misalnya, pada 2016, saat mereka mulai mendigitalkan berkas nasabah, ia belum yakin sampai tahun berapa ke belakang berkas-berkas kertas perlu dipindai.

Untuk menilai seberapa sering mereka mengakses berkas-berkas ini, semua kotak ditaruh di rubanah. “Kami buat daftar di pintu dan mencatat berapa kali kami masuk ke ruangan itu,” kata Genier. Ternyata jarang, paling-paling cuma sekali sebulan.

“Kami jadi sadar manfaat pemindaian semua berkas tidak sepadan dengan waktu dan uang yang diperlukan untuk itu,” katanya. Untuk tetap taat aturan, berkas-berkasnya tetap disimpan di rubanah, tetapi keputusan untuk tidak memindai setiap lembar berkas tetap sahih.

Kadang kita mengerjakan sesuatu karena selama ini sudah seperti itu. Kita perlu diingatkan atau ditantanguntuk melihat mana yang bisa kita relakan.

Dokumentasikan semua

Genier memulai kariernya sebagai petugas admin di kantor sibuk sebuah perusahaan manfaat karyawan. Satu-satunya cara untuk bisa mengatasi beban kerja adalah ketertataan dan proses kerja yang rapi.

Bertahun-tahun setelahnya, saat memulai usahanya sendiri, Genier menurunkan pemahaman proses kerja tersebut ke stafnya. Ia mempekerjakan seorang konsultan solusi bisnis untuk memeriksa kondisi menyeluruh bisnisnya. “Salah satu hasil temuannya adalah bahwa kami punya banyak proses kerja, tetapi tidak mendokumentasikannya,” kata Genier.

Hal itu berujung pada proses pendokumentasian proses kerja. Untuk tiap tugas yang dikerjakan seorang anggota tim — contohnya pemrosesan aplikasi investasi — mereka mendokumentasikannya dari awal sampai akhir. Dokumentasinya harus cukup mendetail, kata Genier, sehingga kalau besoknya si karyawan mengalami kecelakaan, anggota staf lain bisa mengambil-alih dan menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Setelah proses kerja didokumentasikan, seorang anggota staf yang lain akan meninjaunya. “Orang yang belum pernah mengurus tugas itu akan mengerjakannya murni dengan mengandalkan petunjuk yang telah dituliskan,” kata Genier.

Tahun depan Genier juga berencana untuk menjadwalkan satu sesi, di saat kantor tidak sedang sibuk-sibuknya, untuk menguji proses kerja dengan meminta tiap staf bertukar peran.

Mengefektifkan kepatuhan

Salah satu alasan paling mendasar untuk menata rapi proses kerja adalah demi menjaga kepatuhan, kata Genier. Mereka punya proses kerja kepatuhan yang dituliskan dan dilengkapi secara elektronik. Ia mengadakan rapat kuartalan, dan di rapat itu selama 30 menit mereka mempelajari aturan-aturan yang telah berubah. Di akhir rapat, tim diberi kuis singkat untuk memastikan semua orang memahami regulasi yang baru.

Genier sudah pernah menjalani audit dadakan, dan juga pernah meminta sendiri untuk diaudit. “Kami bersedia membuka diri untuk diaudit guna memastikan setiap orang yang terlibat dalam proses kerja kami bekerja dengan benar,” katanya. “Ini demi melindungi nasabah dan agensi kami sendiri. Audit adalah cara untuk tahu proses kami sudah benar atau belum. Bagi kami, itu kesempatan belajar.

“Apa kepatuhan menakutkan bagi saya? Tentu saja,” kata Genier. “Kami sudah menjalani beberapa kali audit. Bagi saya, itu semua cara belajar. Kalau ada yang perlu diubah, ubah. Karena satu-satunya yang tidak berubah adalah perubahan itu sendiri.”

KONTAK: Danielle Genier danielle.genier@genierfinancial.com

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments