Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

5 alasan untuk mengalihdayakan urusan kepatuhan

Matt Pais

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

Menggunakan jasa ahli dari luar untuk mengawasi para penasihat internalnya terbukti efektif bagi Berube.
Pierre Arsenault

PADA 2011, Marc Berube membeli praktik jasa keuangan lain, dan tiba-tiba jumlah penasihat yang mesti dikelola anggota MDRT 18 tahun dari Laval, Quebec, Kanada, ini berlipat ganda. Karena perlu dibantu mengawasi urusan kepatuhan, ia tempatkan seorang penasihat staf yang bertanggung jawab untuk urusan itu.

Setelah dilihat kembali, keputusan itu keliru.

“Kami terus tumbuh, dan ketegangan yang timbul akibat ada orang kantor yang mengurus kepatuhan ternyata berdampak buruk bagi semangat tim,” katanya.

Sejak 2016, Berube, yang menangani asuransi dan investasi untuk kalangan profesional dan pengusaha di seluruh Quebec, telah mendelegasikan urusan kepatuhan praktiknya ke seorang konsultan eksternal. Ia sangat merekomendasikan cara ini, dan tidak sulit untuk melihat alasannya, menimbang manfaat-manfaat berikut:

1. Akuntabilitas. Regulasi setempat mensyaratkan evaluasi 10% dari semua berkas yang ditangani para penasihat, dan itu terbilang banyak untuk tim berisikan 15 penasihat keuangan. Enam bulan setelah petugas kepatuhan Berube yang baru mulai bekerja, kantornya menerima kabar lewat telepon bahwa mereka akan diaudit, dan para auditor secara khusus memuji keputusan Berube untuk mempekerjakan personel dari luar.

Tentu tujuan utama kerja kepatuhan adalah supaya patuh; dan dipuji orang yang menguji kinerja kepatuhan adalah tanda bahwa semua lancar – khususnya karena petugas kepatuhan berwenang menterminasi penasihat yang tidak patuh, dan itu memastikan perannya dianggap serius.

2. Efisiensi. Daripada Berube atau koleganya menghabiskan waktu mengurus kepatuhan, personel eksternal ini datang ke kantor enam pekan sekali dan fokus pada urusan kepatuhan saja. Ia memberi tahu staf beberapa pekan sebelumnya tentang hal-hal yang akan ia butuhkan, dan sepekan setelahnya hasil evaluasi dirangkum dalam laporan tiga halaman yang cukup dibaca dan ditandatangani Berube.

Selain mendapat bukti ringkas bahwa kewajiban kepatuhannya telah ditunaikan, Berube jadi punya lebih banyak waktu untuk fokus mencari nasabah baru. Ini lebih pas dengan keahliannya dan mendatangkan lebih banyak pemasukan.

Strategi ini juga berarti staf bisa fokus menyediakan semua materinya di hari kedatangan petugas — mereka tidak lagi menunda-nunda seperti jika berhadapan dengan petugas yang sekantor dengannya.

3. Obyektivitas. Karena bukan karyawan tetap di kantor, petugas kepatuhan eksternal ini tidak menjalin hubungan personal yang bisa memengaruhi kemampuannya mengerjakan tugas.

Sebaliknya, hasil kerja petugas internal sebelumnya bisa saja dipengaruhi hubungan dekat dengan kolega, termasuk dengan penasihat yang juga suaminya sendiri. Selain itu, kalau petugas kepatuhan adalah karyawan internal, tak ada yang mengawasi kepatuhannya, dan masalah itu beres dengan adanya petugas eksternal.

4. Semangat tim. Berube mengungkapkannya dengan blak-blakan: “Saat saya menugaskan orang di kantor untuk bertanggung jawab atas urusan kepatuhan, orang tersebut dianggap musuh.”

Tentu, bukan karena orang di kantor tidak mau patuh, tapi mengelola semua unsur yang dibutuhkan untuk urusan kepatuhan bisa sulit dan menekan, dan tidak heran kalau timbul konflik saat rekan sekantor terus mendesak untuk diberi informasi lanjutan yang dibutuhkannya.

Kami terus tumbuh, dan ketegangan yang timbul akibat ada orang di kantor yang mengurus kepatuhan ternyata berdampak buruk bagi semangat tim.

5. Edukasi. Tiap tahun, agensinya mengadakan dua pertemuan di luar kantor yang masing-masing berlangsung selama dua hari. Di acara pertemuan ini, petugas kepatuhan datang dan mengajar seluruh anggota tim. Petugas tersebut bisa memberi masukan kepada seluruh staf dan juga konsultasi perorangan bilamana perlu, dan itu membantu semua pihak untuk tidak tertinggal perubahan regulasi.

Pengetahuan dan pengalaman petugas kepatuhan juga membantu yang lain memahami pekerjaannya lebih baik. “Tidak cuma memberi tahu bahwa ini salah atau informasi ini kurang, ia juga menjelaskan mengapa itu perlu dan mengapa ia meminta materi tersebut. Seisi kantor senang dengan perubahan ini.”

KONTAK: Marc Berube marc.berube@coachingtrek.com

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments