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जाने देना सीखना

Liz DeCarlo

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अनावश्यक कार्यों को ख़त्म करना जेनियर के समय को बढ़ाता है और अनुपालन में सहायता करता है।
क्लौड गैगनन

डेनियल जे. जेनियर, CLU, CFP एक शोक सभा की तैयारी कर रही हैं और वह काफी उत्साहित हैं, खासतौर पर शोकसभा में होने वाले मध्यभोज को लेकर। वह टी सैंडविच और मोमबत्तियों से सजा केक पेश करेंगी – ढेर सारी मोमबत्तियां – प्रत्येक मोमबत्ती का जेनियर या उनके किसी टीम सदस्य के लिए विशेष महत्व होगा।

टिमिंस ओंटारियो, कनाडा की 20 वर्षों से MDRT सदस्य जेनियर ने कहा “यह शोक सभा उन सभी वस्तुओं के लिए है जिन्हें हमने इस वर्ष त्यागा है।” “प्रत्येक वस्तु जिसे हमने त्यागा है उसके लिए हम केक पर एक मोमबत्ती जलाएंगे।”

पिछले एक वर्ष में जेनियर की टीम ने कुछ फेरबदल किये हैं। पदोन्नति और कार्य के पुनः आवंटन के बीच यह स्पष्ट हो गया कि अब उनके कर्मचारियों से यह पूछने का समय आ गया था कि वह अपने द्वारा किये जाने वाले कार्यों को ध्यान से देखें। उन्हें कुछ ऐसे कार्य खोजने के लिए प्रोत्साहित किया गया जिसे वह त्याग सकते हैं, भले ही उसका मतलब एक लम्बे समय से स्थापित प्रक्रिया के अंत का शोक मानना हो।

जेनियर, जिन्होंने अपनी टीम को वार्षिक आधार पर नज़दीक से अपने कार्यों को देखने के लिए कहा उन्होंने बताया कि “कभी-कभी हम चीज़ों को सिर्फ इसलिए करते हैं क्योंकि हम उन्हें हमेशा से करते आये हैं।” “किसी ऐसे व्यक्ति की ज़रूरत पड़ती है जो हमें उकसाए या चुनौती दे कि हम देखें कि हम क्या त्याग सकते हैं”।

जेनियर जो पिछले 30 वर्षों से सलाहकार रही हैं, वह कर्मचारी लाभ और ऐसे व्यवसाय मालिकों के साथ काम करने में विशेषज्ञता रखती हैं जो अगले 10 वर्षों में सेवानिवृत्त होने वाले हैं। जेनियर वित्तीय सेवाओं की प्रधानाचार्य हैं और उनके पास एक ग्राहक सेवा सलाहकार और चार प्रशासनिक कर्मचारी कार्यरत हैं।

अगस्त 2017 से जेनियर ने 30 कार्यों को या तो त्यागा है या किसी और को सौंप दिया है। वह अपने लिए साप्ताहिक निवेश मूल्यों को प्रिंट करवाती थीं। अब उनके पास इन्हें हफ्ते में एक बार स्क्रीन पर देखने का अनुस्मारक है। उन्होंने फर्म की दो तिमाही बैठकों को आयोजित करने का कार्य एक एसोसिएट सलाहकार को सौंप दिया है।

नए कार्यों को देखें

जब संभव होता है जेनियर समय से पहले नयी संभावित प्रक्रियाओं पर नज़र डालती हैं और इस बात पर शोध करती हैं कि अतिरिक्त काम करना ज़रूरी और मूल्यवान है या नहीं। उदाहरण के लिए, 2016 में जब वे ऑनलाइन ग्राहक फाइलों की तरफ बढ़ने लगे तब वह सुनिश्चित नहीं थीं कि उन्हें कितने पुराने पेपर फाइलों को स्कैन करना चाहिए।

यह जानने के लिए कि उन फाइलों को कितनी बार देखा जाता था, सभी बक्सों को बेसमेंट में बने कमरे में रख दिया गया। जेनियर ने कहा “हमने दरवाजे पर एक सूची बनाई और उस पर नोट किया कि हम कितनी बार अन्दर गए।” पता चला कि वह शायद ही कभी कमरे में जाते थे, औसतन महीने में अधिकतम एक बार।

उन्होंने कहा “इससे हमें पता चला कि सबकुछ स्कैन करने में समय और पैसा लगाना लाभदायक नहीं था।” फाइलें अनुपालन रखने के लिए अभी भी बेसमेंट में हैं लेकिन हर कागज़ को स्कैन नहीं करने का निर्णय सही सिद्ध हो गया है।

कभी-कभी हम चीज़ों को सिर्फ इसलिए करते हैं क्योंकि हम उन्हें हमेशा से करते आये हैं। किसी ऐसे व्यक्ति की ज़रूरत पड़ती है जो हमें उकसाए या चुनौती दे कि हम देखें कि हम क्या त्याग सकते हैं।

हर चीज़ को प्रलेखित करें

जेनियर ने अपने करियर की शुरुआत एक कर्मचारी लाभ कंपनी के लिए एक उच्च-मात्रा कार्यालय में प्रशासनिक कार्य करके की थी। कार्यभार में हमेशा आगे रहने का केवल एक रास्ता था अत्यंत व्यवस्थित रहना और प्रक्रियाओं को विकसित करना।

सालों बाद एक व्यवसाय मालिक के रूप में जेनियर अपने स्टाफ के लिए प्रक्रियाओं की समझ का अपना अनुभव साथ लाईं। उन्होंने पूरे व्यवसाय की देखरेख के लिए एक व्यवसाय उपाय परामर्शदाता को नियुक्त किया। जेनियर ने कहा “एक चीज़ जो हमने पाई वो यह थी कि हमारे पास बहुत सारी प्रक्रियाएं थीं लेकिन वह लिखित में नहीं थीं।”

इससे प्रक्रियाओं को प्रलेखित करने की प्रक्रिया उत्पन्न हुई। प्रत्येक कार्य जिस पर एक टीम सदस्य कार्य करता है –उदाहरण के लिए एक निवेश आवेदन का प्रसंस्करण – वे शुरुआत से अंत तक उसे प्रलेखित करते हैं। जेनियर ने कहा, प्रलेखीकरण को इतना विस्तृत होना चाहिए कि यदि उनका कोई कर्मचारी वाहन से टकरा जाता है तो दूसरा कर्मचारी उसकी जगह लेकर कार्य पूरा कर पाए।

अपनी प्रक्रिया लिखने के बाद, इसकी अन्य कर्मचारी द्वारा समीक्षा की जाती है। जेनियर ने कहा “कोई ऐसा जिसने कार्य पहले कभी नहीं किया है वो लिखित निर्देशों को लेकर उस कार्य को वास्तव में करेगा।”

जेनियर आगामी वर्ष में समय के चयन की योजना भी बना रही हैं, जब कार्यालय में काम कम हो, जिसमें वह अपने कर्मचारियों को काम आपस में बदलने को कहेंगी, जिससे प्रक्रियाओं की जांच हो जाए।

अनुपालन बढ़ाना

जेनियर ने कहा, व्यवस्था और प्रक्रियाओं पर जोर देने का सबसे बड़ा कारण है अनुपालन बनाये रखना। उनके पास अनुपालन की एक प्रक्रिया है, जो लिखित है और जिसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से पूरा किया जाता है। वह तिमाही बैठकें बुलाती हैं जहाँ वे बदले हुए नियमों की समीक्षा करने के लिए लगभग 30 मिनट व्यतीत करते हैं। अंत में टीम एक छोटे क्विज को लेती है जिससे यह सुनिश्चित किया जा सके कि सब नए नियमों को समझ गए हैं।

वह सहज लेखा परीक्षा से गुजर चुकी हैं और उन्होंने खुद भी लेखा परीक्षा का अनुरोध किया है। उन्होंने कहा “हम अपने आप को आगे रखकर लेखा परीक्षा के लिए तैयार हैं जिससे यह सुनिश्चित हो सके कि सभी लोग सही कर रहे हैं।” “यह हमारी और हमारे ग्राहकों की सुरक्षा के लिए है। हमें और कैसे पता चलेगा? यह हमारे लिखे सीखने का अवसर है

“क्या मुझे अनुपालन से डर लगता है? जेनियर ने कहा “बिल्कुल। “हम कुछ लेखा परीक्षा से गुजर चुके हैं। मेरे लिए यह सीखने का तरीका है। यदि हमें कुछ करना है, तो चलो उसे बदल दें। क्योंकि चीज़ें सदैव बदलती रहती हैं।

संपर्क: डेनियल जेनियर danielle.genier@genierfinancial.com

 

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