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अपने अनुपालन को आउटसोर्स करने के 5 कारण

Matt Pais

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घर के सलाहकारों की देखरेख के लिए एक बाहरी विशेषज्ञ से काम कराना बरुब के लिए सबसे अच्छा कदम है।

पियरे अर्सेनॉल्ट

2011 में, मार्क बरुब ने एक और प्रैक्टिस खरीदी, और अचानक लावल, क्यूबेक, कनाडा के 18-वर्षीय एमडीआरटी सदस्य के पास प्रबंधन करने के लिए दोगुने सलाहकार थे। उन्हें अनुपालन कार्य की देखरेख में सहायता की आवश्यकता थी, इसलिए उन्होंने उन जिम्मेदारियों के प्रभारी कर्मचारियों के लिए एक सलाहकार रखा।

पीछे देखते हुए यह सही कदम नहीं था।

उन्होंने कहा "हम बढ़ते रहे और बढ़ते रहे, और कार्यालय में किसी अनुपालन करने वाले के होने के कारण होने वाला तनाव टीम के मूड के लिए बहुत अच्छा नहीं था।"

2016 से, पूरे क्यूबेक में पेशेवरों और व्यवसाय मालिकों के लिए बीमा और निवेश को संभालने वाले बरुब ने अपनी प्रैक्टिस के अनुपालन को संभालने के लिए एक बाहरी ठेकेदार को काम सौंपा है। वह इस दृष्टिकोण की इससे अधिक अनुशंसा नहीं कर सकते, और निम्नलिखित लाभों पर विचार करते हुए यह देखना मुश्किल नहीं है:

1. जवाबदेही। स्थानीय नियमों को सलाहकारों द्वारा संभाली जाने वाली सभी फाइलों के 10% के मूल्यांकन की आवश्यकता होती है, जो कर्मचारियों के लिए 15 सलाहकारों के होने से काफी कठिन हो सकती है बरुब के नए अनुपालन अधिकारी के कार्य शुरू करने के छह महीने बाद, प्रैक्टिस को एक कॉल मिला जिसमें कहा गया कि उन्हें एक ऑडिट के लिए चुना गया था, और ऑडिटरों ने विशेष रूप से बाहर से किराए पर लेने के बरुब के फैसले की सराहना की।

स्पष्ट रूप से अनुपालन का नंबर 1 लक्ष्य अनुपालन है, और उन लोगों द्वारा तारीफ मिलन जो यह जांचते हैं कि आप क्या करते हैं, यह संकेत है कि चीजें अच्छी तरह से चल रही हैं - खासकर इसीलिए क्योंकि अनुपालन अधिकारी के पास उस सलाहकार के निष्कासन का अधिकार है जो अनुपालन नहीं कर रहा है, यह सुनिश्चित करना कि टीम उनकी भूमिका को गंभीरता से लेती है।

2. दक्षता। बरुब या एक सहयोगी द्वारा अनुपालन पर समय बिताने के बजाय, अनुबंधित अधिकारी हर छह सप्ताह में कार्यालय आता है और अनुपालन कार्य में ध्यान केन्द्रित करने के अलावा कुछ नहीं करता है। वह कर्मचारियों को कुछ हफ्ते पहले नोटिस देता है कि उसे क्या चाहिए होगा, और मूल्यांकन के एक हफ्ते बाद बरुब को तीन पेज की एक रिपोर्ट देता है जिसे उसे सिर्फ पढ़ने और उसपर हस्ताक्षर करने की जरूरत होती है।

उसके अनुपालन दायित्वों को पूरा किये जाने के प्रमाण के अलावा यह बरुब को नए ग्राहक प्राप्त करने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय देता है, जो उनकी शक्ति के ज्यादा अनुरूप है और अधिक राजस्व लाता है।

इस रणनीति का मतलब यह भी है कि कर्मचारी उस दिन सामग्री प्रदान करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं जिस दिन अधिकारी आने वाला हो- बजाय एक इन-हाउस अधिकारी को ये कहने का अवसर देने के कि "ओह, मैं इसे आपको कल दे दूंगा।"

3. निष्पक्षता। कार्यालय में स्थायी न होने से, आउटसोर्स अनुपालन अधिकारी के पास समान व्यक्तिगत संबंध नहीं होते जो उनके कार्य करने की क्षमता को प्रभावित कर सकते हैं।

इसके विपरीत, पिछले इन-हाउस अधिकारी का काम सहयोगियों के साथ निकट संपर्क और संबंधों के कारण जटिल हो सकता था, जिसमें से एक उनके पति थे। इसके अलावा, जब अधिकारी इन-हाउस था, कोई भी उसके अनुपालन की देखरेख नहीं कर रहा था, जो अब एक मुद्दा नहीं है।

4. मनोबल। बरुब इसे बिना किसी अनिश्चित शब्दों के कहते हैं: "जब मैंने कार्यालय में किसी को अनुपालन के लिए जिम्मेदार ठहराया, तो वह व्यक्ति दुश्मन बन गया।"

बेशक, यह नहीं था कि कार्यालय में कोई भी अनुपालन नहीं करना चाहता था,बस इतना है कि अनुपालन के लिए आवश्यक सभी तत्वों का प्रबंधन करना चुनौतीपूर्ण और तनावपूर्ण हो सकता है, और यह आश्चर्य की बात नहीं है कि विवाद हो सकता है जब एक सहयोगी अक्सर अनुवर्ती जानकारी के लिए पूछ रहा हो।

हम बढ़ते रहे और बढ़ते रहे, और कार्यालय में किसी अनुपालन करने वाले के होने के कारण होने वाला तनाव टीम के मूड के लिए बहुत अच्छा नहीं था।

5. शिक्षा। हर साल, फर्म की दो ऑफसाइट बैठकें होती हैं जिनमें से प्रत्येक दो दिनों तक चलती है और इन बैठकों में अनुपालन अधिकारी आता है और समूह को शिक्षित करता है। यह उसे सभी कर्मचारियों को एक साथ और जरूरत के अनुसार सीधा संचार द्वारा फीडबैक देने की अनुमति देता है, जिससे सभी को नियमों में बदलाव होने पर उसके साथ चलने में मदद मिलती है।

अधिकारी का ज्ञान और अनुभव दूसरों को यह समझने में मदद करता है कि वे क्या कर रहे हैं। "बजाय लोगों को केवल यह बताने के कि वे गलत हैं या जानकारी गायब है, वह यह भी समझा रहे हैं कि उन्हें इसकी आवश्यकता क्यों है और किस कारण से वह सब कुछ पूछ रहे हैं। हर कोई बदलाव से बहुत खुश है। ”

संपर्क: मार्क बरुब marc.berube@coachingtrek.com

 

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