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अपनी नियुक्ति सुधारने के 10 तरीके

Kate Zabriskie

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संभावित कर्मचारियों और उनके कार्यों से जुड़े कर्तव्यों के बीच सही फिट पर ध्यान दें।

हमें अच्छे से पता होना चाहिए था।
वह सिर्फ बारीकियों पर ध्यान देने वाली नहीं है, और इस कार्य में
बहुत से दोहराव वाले काम की आवश्यकता है।
वह रचनात्मक है, वह ऊब चुकी है और वह जा रही है।
काश, हम कहीं उसकी प्रतिभा का
इस्तेमाल कर पाते, लेकिन हम नहीं करते।

मुझे समझ नहीं आया क्या हुआ।
उसे बहुत अच्छे से साक्षात्कार दिया।
लेकिन यह छह महीने बाद है और यह स्पष्ट है
वह अच्छी तरह से फिट नहीं है।

किसी पद के लिए सही व्यक्ति को खोजना कुछ कला और कुछ विज्ञान है। जबकि कुछ लोगों में अच्छे व्यक्तियों को खोजने का गुण होता है, हर कोई एक पद्धतिगत चरण-दर-चरण प्रक्रिया का पालन करके अपनी सफलता दर में सुधार कर सकता है।

जानें कि आपको क्या चाहिए

सबसे पहले, यह कल्पना करना महत्वपूर्ण है कि एक नए व्यक्ति के साथ क्या काम दिखाई देगा। वह क्या करेगा या करेगी? आपकी कल्पना के अनुसार बातचीत कैसी दिखेगी और सुनाई देगी? कार्य की गुणवत्ता और मात्रा के संबंध में आप क्या अपेक्षा करते हैं? सबसे अच्छा काम करते हुए आप किस स्वभाव को देखते हैं? क्या व्यक्ति को रचनात्मक होना चाहिए? क्या कार्य मूल रूप से प्रत्येक दिन एक जैसा रहता है? यदि यह व्यक्ति आपके अलावा अन्य लोगों से मिलने जा रहा है, वे कौन हैं और काम पर रखे गए नए व्यक्ति से क्या चाहते हैं?

एक मजबूत कार्य विवरण बनाएँ

एक बार आपको यह स्पष्ट हो जाता है कि किस प्रकार के व्यक्ति को कार्य पर रखना है, तो यह समय पेन और पेपर लेकर कार्य विवरण तैयार करने का है। संबंधित व्यक्ति द्वारा किये जाने वाले कार्यों को सूचीबद्ध करते समय, अपने प्रत्येक वाक्य को एक क्रिया से शुरू करें और रोजमर्रा की भाषा में लिखें। यदि आप ऐसा करते हैं, तो आप अपनी अपेक्षाओं को मजबूत करने के रास्ते पर अच्छी तरह से चलेंगे।

इस बारे में सोचें कि किसी को सफल होने के लिए क्या करना चाहिए

अनुभव और शिक्षा कुछ नौकरियों में सफलता के लिए आवश्यक है, और दूसरों के लिए, वे नहीं हैं। यदि शिक्षा आइस ब्रेकर नहीं है, तो क्या आप डिग्री अनिवार्य करके उमीदवार को बाहर करना चाहते हैं? आपको जो चाहिए वह आपके आवेदकों की संख्या को कम या ज्यादा कर सकता है - संभावित रूप से उन तरीकों से जो आपके सही व्यक्ति को खोजने की संभावनाओं को चोट पहुंचा सकते हैं। अगले चरण पर बढ़ने से पहले क्या ज़रूरी है इसके बारे में अच्छे से सोचें।

नौकरी का एक शक्तिशाली विज्ञापन बनायें

जिस तरह उम्मीदवार खुद को बेच रहे हैं, उसी तरह आप अपनी कंपनी और खाली पद को बेच रहे हैं। विज्ञापन आपके लिए प्रतिभा को लुभाने का एक अवसर है। चाहे आप किसी रिक्रुटर के साथ काम कर रहे हों या खुद भर्ती कर रहे हों, एक मजबूत पद शीर्षक बनाने में, अपने संगठन की कहानी बताने में और संक्षिप्त में अपनी ज़रूरी आवश्यकताओं के बारे में बताने में समय व्यतीय करें। यदि आपके पास एक अच्छी लोकेशन है, तो मजबूत लाभ या कोई और बेचने योग्य बात है, तो उस जानकारी को भी शामिल करें। आपके विज्ञापन को जल्द ही एक ऐसी छवि बना देनी चाहिए कि आप महान क्यों हैं, आप क्या खोज रहे हैं और उन्हें आपके साथ काम क्यों करना चाहिए।

अपने पद का प्रचार करें

आप जिस प्रकार के पद को भरना चाहते हैं उसके आधार पर यह निश्चित होना चाहिए कि आप उसका प्रचार कहाँ करेंगे। कई विकल्प मौजूद हैं। चाहे आप कोई भी विकल्प चुनें, एक योजना होना और यह समझना कि हर प्रचार का तरीका किस तरह काम करता है, ज़रूरी है।

स्क्रीनिंग करने के लिए अपने प्रश्न तैयार करें

अपने विज्ञापन को बनाने और अपने पद का प्रचार करने के साथ-साथ आपको उम्मीदवारों की स्क्रीनिंग करने के लिए और बाद में जिनसे आप मिलना चाहते हैं उनका साक्षात्कार लेने के लिए प्रश्न बनाने होंगे। यह चरण कई कारणों से ज़रूरी है। पहला, यह आपको एक दोहराने वाली प्रक्रिया का पालन करने देता है। दूसरा, यह साक्षात्कार लेने वालों को प्रासंगिक और वैध प्रश्न पूछने में मदद करता है। अंत में, यह सुनिश्चित करता है कि आप निष्पक्ष रहें और ऐसे उत्तर इकठ्ठा कर सकें जिनकी आप आसानी से तुलना कर सकते हैं।

उम्मीदवारों का आकलन करें और फ़ोन स्क्रीनिंग निर्धारित करें

नियुक्ति अवधि समाप्त हो जाने पर, उन लोगों की योग्यता की समीक्षा करने और स्क्रीनिंग शेड्यूल निर्धारित करने का समय होता है, जो आपके पद के मानदंडों को पूरा करते हैं। आपको प्राप्त उत्तरों की संख्या के आधार पर, आप सभी को स्क्रीन कर सकते हैं या उम्मीदवारों को रैंक करके केवल उच्च रैंक समूह को स्क्रीन कर सकते हैं। दोनों तरह से, आप आमने-सामने मिलने से पहले आवेदकों से बात करना चाहेंगे। फोन साक्षात्कार के कई फायदे होते हैं। यह आपको उम्मीदवार की भौतिक उपस्थिति का आपकी सोच पर प्रभाव डाले बिना उम्मीदवार के बारे में शुरुआती छवि बनाने में मदद करते हैं यह कुछ मूलभूत प्रश्नों के उत्तर प्राप्त करने का अच्छा तरीका है।

निर्धारित करें कि आप किसका साक्षात्कार लेंगे, और अपनी साक्षात्कार टीम को तैयार करें

अपनी स्क्रीनिंग प्रक्रिया को पूरा करने के बाद, साक्षात्कार टीम को तैयार करने और उम्मीदवारों को कार्यालय बुलाने का समय है। तैयारी करना ज़रूरी है। आप और आपके संभावित कर्मचारी ऑडिशन दे रहे हैं। आपकी साक्षात्कार टीम को बस वही रहना है: एक टीम आपको स्वागत प्रक्रिया, साक्षात्कार क्रम, हर व्यक्ति द्वारा पूछे जाने वाले प्रश्न और आप किस तरह मुलाकात को ख़त्म करेंगे और उम्मीदवार को वापस भेजेंगे, इस बारे में चर्चा करनी चाहिए। कुछ चीज़ें भाग्य पर छोड़ दें। आप मंच पर हैं। आप जिस पद को भर रहे हैं, उसके अनुसार, आप एक से अधिक साक्षात्कार के राउंड करवाने का निर्णय ले सकते हैं। चाहे आप कुछ भी चुनें आपके पास एक योजना होनी चाहिए।

फीडबैक प्राप्त करें और उम्मीदवारों को रैंक दें

लोगों का साक्षात्कार लेने के बाद, उन्हें रैंक दें। क्योंकि आपने हर व्यक्ति से एक जैसे प्रश्न पूछे हैं, यह आपके लिए उससे आसान होगा यदि आपने अलग-अलग प्रश्न पूछे होते। यदि आपकी टीम सहमत नहीं होती है, तो आप ऑफर देने से पहले सोचें। यदि कोई भी उम्मीदवार बिल्कुल सही नहीं है, तो फिर से ऑफर देने से पहले सोचें। एक गलत व्यक्ति बमुश्किल ही देर से मिले सही व्यक्ति से अच्छा हो सकता है।

आपका ऑफर रखें

यह मानते हुए कि कोई स्पष्ट रूकावट नहीं है, यह ऑफर देने का समय है। ऐसा करते समय उत्साह दिखाएँ, और इस बात को पहचानें कि यह एक कर्मचारी को संगठन के साथ प्रभावी रूप से जोड़ने का केवल पहला कदम है।

तो यह रहा। ये चरण ही सबकुछ अलग बनाते हैं। बेहतरीन भर्ती अच्छे अनुशासन और धैर्य के बारे में है। जितने अच्छे आप एक मजबूत समावेशी प्रक्रिया को बनाने और उसका पालन करने में होंगे, उतने अच्छे आपके परिणाम होंगे। अब जाएँ उस उम्मीदवार को खोजें!

केट जब्रिस्की बिज़नेस ट्रेनिंग वर्क्स इंक की अध्यक्ष हैं। वह और उनकी टीम व्यवसायों को ग्राहक सेवा रणनीतियां बनाने में और किये गए वादों को पूरा करने में मदद करती है।

संपर्क: केट जब्रिस्की businesstrainingworks.com

कार्य उम्मीदवारों के बीच फर्क करने के लिए
आत्मकथाओं का इस्तेमाल करना

मैट पैस द्वारा

आपके पास कुछ ही कार्य आवेदकों से मिलने का समय होता है। फिर भी फ़ोन पर हुई बातचीत साक्षात्कार के लिए संभावित नियुक्तियों का आकलन करके उनमें किसको चुना जाए यह निर्धारित करने का एक संतोषजनक तरीका नहीं हो सकती।

स्टीवन वैन्ग इन दो राउंड के बीच आवेदकों को एक रणनीतिक चुनौती देते हैं: उन्हें अपनी आत्मकथा प्रस्तुत करने को कहते हैं।

इरविन, कैलिफ़ोर्निया के नौ वर्षों से MDRT सदस्य ने यह बताते हुए कि पांच साल पहले उन्होंने इसके बारे में सुना और इसे लागू किया, कहा कि “आप अपने पास काम पर आने वाले उस व्यक्ति के बारे में कई अधिक गहराई से जानकारी प्राप्त कर सकते हैं, जो वह आपको साक्षात्कार की प्रक्रिया में नहीं बताता। “उन चीजों में लोग क्या-क्या बताते हैं यह जानकर आपको आश्चर्य होगा। आपको उनके व्यक्तित्व और वह आपकी टीम के लिए सही रहेंगे या नहीं, इसके बारे में बेहतर समझ प्राप्त होती है।”

उदाहरण के लिए एक फ़ोन साक्षात्कार के दौरान, एक आवेदक ने अपने रिज्यूमे में लिखी लंबी खाली अवधि को यह करकर समझाया कि उसे कुछ समय खाली चाहिए था। लेकिन फिर भी अपनी आत्मकथा में उसने विस्तार से बताया कि यह खाली समय उसने अपने बीमार अभिभावक का ख्याल रखने में इस्तेमाल किया था।

इस बात ने वैन्ग को उसके चरित्र और बीमा की अहमियत के बारे में उसकी समझ और किसी बीमार व्यक्ति का ध्यान रखने से जुडी चुनौतियों के बारे में अधिक जानकारी दी।

वैन्ग आमतौर पर फ़ोन साक्षात्कार के लिए आठ से 10 उम्मीदवारों को चुनते हैं और तीन से चार को आत्मकथा लिखने को कहते हैं।

वैन्ग जिनके कार्यालय में वर्तमान में मौजूदा ग्राहकों को सेवा प्रदान करने और नए ग्राहक खोजने के लिए छह सपोर्ट स्टाफ सदस्य हैं, ने कहा कि “मैं दूसरों की परेशानियों और मैं उनसे कैसे जुड़ सकता हूँ यह जानना चाहता हूँ।” आपको टीम आपके परिवार की तरह होती है; वह आपकी मदद करते हैं, आप उनकी मदद करते हैं। और उन्हें अच्छे से जानना उनसे जुड़ने में मदद करता है”।

यह कहते हुए, वैन्ग अपने उम्मीदवारों को आत्मकथा में क्या लिखना चाहिए इसके बारे में कोई मार्गदर्शन नहीं देते। आत्मकथा कितनी लंबी होनी चाहिए और उन्हें क्या चाहिए इस बारे में भी वह कुछ नहीं बताते। इसे गलत करने का सबसे बड़ा तरीका है, बेशक इसे बिल्कुल न करना – ये एक ऐसे व्यक्ति को पहचानने का काफी आसान तरीका है जो निर्देशों का पालन नहीं करता और दिए गए कार्यों को पूरा नहीं करता।

जो लोग आत्मकथा पूरी करते हैं, उनमें से कुछ केवल एक पैराग्राफ लिखते हैं, जबकि कुछ तीन पन्नों तक लिख देते हैं। वैन्ग ने कहा कि एक पन्ना बिल्कुल सही लम्बाई है।

उन्होंने कहा, “यह बिना ज्यादा गहराई तक गए सतह को खरोंचने के लिए काफी है।” “तीन पन्ने बहुत अच्छे हैं, लेकिन क्योंकि मैंने अभी तक उन्हें काम पर नहीं रखा है, मैं इस बारे में निश्चित नहीं कि मुझे इतना जानना चाहिए।”

संपर्क: स्टीवन वैन्ग steven.wang.jdw6@statefarm.com

 

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