Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

Tumbuhkan bisnis tinggi-tinggi

Liz DeCarlo

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

Cara menyusun proses kerja mendetail untuk meningkatkan kesuksesan.
MASTERFILE

David Braithwaite, Dip PFS, telah mewawancarai hampir selusin anggota MDRT lain, dan ia mendapati pola yang sama di antara kelompok tersukses. “Makin efisien dan mendetail prosesnya, makin sukses pula bisnisnya.”

Braithwaite, anggota MDRT 11 tahun dari Kent, Inggris, adalah anggota sebuah komite MDRT yang secara kolektif telah mewawancarai 90 lebih penasihat lain. Bersama anggota lain di komite itu ia membahas tentang hal yang menonjol dari semua wawancara. Mereka semua menemukan satu hal yang sama: Penasihat yang mencapai tingkat kesuksesan tertinggi berhasil melakukannya dengan terlebih dahulu menyusun proses-proses kerja yang dapat diulang.

Yang tidak — misalnya mereka yang lebih suka bawa buku catatan kosong dan berimprovisasi selama pertemuan dengan nasabah — harus bertemu lebih banyak orang dan kalah tinggi perolehan bisnisnya.

Mudah untuk sepakat bahwa proses kerja bisa menjadi faktor pembeda antara yang susah-payah untuk sampai di level MDRT dan yang berhasil meraih produksi level TOT. Tapi kalau Anda sudah terjebak siklus aktivitas yang itu-itu saja, agaknya sulit untuk mundur cukup jauh dan menyusun proses kerja yang efektif. Begitupun, ada beberapa cara simpel untuk memulainya.

Langkah-langkah pertama

Mark Robert Rando, seorang producer Top of the Table selama tujuh tahun, punya paket proses kerja yang sangat tertata, tetapi awalnya tidak seperti itu.

Rando menyusun proses tersebut untuk dua alasan: bisnisnya tumbuh pesat, dan laju perkembangan regulasi di Australia kian sulit dikejar. Hasilnya adalah konsep enam pilar yang membawa nasabah dari pertemuan pertama hingga tahap dukungan berkelanjutan.

Karena ia mengandalkan timnya untuk menangani berbagai aspek layanan nasabah, ia mencari saran dan masukan mereka ketika menyusun semua proses ini. “Merekalah yang menjalankannya dan mereka jadi punya rasa memiliki atas proses tersebut,” kata Rando, anggota MDRT tujuh tahun dari Bunbury, Australia Barat, Australia.

Saat mereka menstandarkan proses tersebut, mereka mencatat dan merancang tiap langkahnya sehingga tidak ada yang terlewatkan, dan terciptalah konsistensi dalam pendekatan yang mereka pakai untuk menyediakan nasihat bagi nasabah.

Hasilnya, proses bisnis jadi lebih efektif dan produktif, dan ini memampukan Rando untuk meningkatkan skala praktik bisnisnya. Selain itu, menyusun sistem yang dipahami dan dipatuhi setiap orang di kantor telah banyak mengurangi masalah kepatuhan terhadap regulasi.

Proses Anda sendiri

Jadi, bagaimana cara menyusun proses Anda sendiri? Salah satunya, seperti cara Rando: dokumentasikan semua yang saat ini Anda jalankan. Sebagian penasihat mengetik semuanya dan menyusun buku petunjuk. Ada juga penasihat yang memvideokan tiap langkah kerjanya atau membuat perangkat lunak yang membimbing staf untuk menguasai proses tersebut. Bisa disertakan ke dalam sistem CRM atau bisa juga dibuat dalam bentuk daftar periksa di lembar Excel.

Telisik tiap langkah kerja Anda, dari komunikasi awal dengan prospek hingga proses onboarding nasabah. Anda biasa mengirim kuesioner fact-finding sebelum bertemu prospek? Atau mungkin lebih suka melakukannya sendiri selama pertemuan pertama supaya bisa membahasnya bersama prospek? Tidak ada benar atau salah, tapi yang jelas harus ada dokumentasinya.

Boleh berupa daftar panjang yang deskriptif, boleh juga proses kerja untuk jenis nasabah dan aktivitas yang spesifik. Proses kerja Rando berbeda-beda untuk tiap tahapan dalam bisnisnya, misalnya: bisnis baru, tinjauan polis, pengajuan polis, dan rencana waris.

Menamai setiap proses kerja bisa membuat semua penasihat dan staf pendukung paham tugasnya, sekaligus mencipta brand unik bagi praktik Anda. Dan, lebih mudah bagi nasabah untuk memahaminya. Contoh, Anda bisa bilang bahwa mereka sekarang masuk ke Proses Tinjauan Program Pensiun.

Dalam praktik yang berisi banyak agen, proses kerja bisa memastikan tiap nasabah menjalani prosedur yang sama, siapa pun agen yang sedang mendampingi mereka.

Namun, tidak berarti tiap nasabah mendapatkan perlakuan yang sama persis. Proses kerja perlu dibuat spesifik, sesuai nasabah yang tengah dihadapi, dan dirancang untuk hal yang coba mereka capai.

Menyesuaikan prosesnya

Tapi sekadar mendokumentasikan proses kerja saja belum cukup. Tim Rando secara sistematis meralat bagian-bagian proses kerja yang menyulitkan nasabah untuk berbisnis dengan mereka.

“Terdengar simpel, tapi baru-baru ini kami sadar prosedur parkir mobil di kantor kami ternyata membuat nasabah gelisah,” kata Rando. “Kami membahas penyesuaiannya dan, dengan rambu baru dan pemberitahuan terlebih dahulu, masalah pun teratasi. Saya anjurkan agar semua penasihat melakukan analisis dari sudut pandang nasabah guna menemukan titik-titik negatif dalam proses mereka. Dengan demikian, proses jadi lebih lancar dan hasilnya lebih memuaskan bagi nasabah.”

Terry C. Johnson, anggota MDRT tujuh tahun dari Windsor, New South Wales, Australia, juga pernah menemukan titik negatif prosesnya sendiri — seiring bisnisnya bertumbuh, tuntutan untuk waktunya pun meningkat. Agensinya melayani 800 nasabah aktif, dan Johnson tidak memiliki waktu atau tenaga untuk menemui setiap nasabah baru seperti dahulu.

Ia mendapati bahwa jika prosesnya sistematis, ia bisa lebih sering mendelegasikan tugas, sekaligus mengurangi risiko kesalahan dan kelalaian. Baginya, proses yang dapat diulang (tidak perlu bergantung padanya untuk bertemu langsung dengan nasabah) adalah kunci untuk menyeimbangkan waktu antara rumah dan kantor sembari tetap mengembangkan usaha.

Ia mulai dari aspek referensi, yang memicu proses interaksi dengan prospek/nasabah. Biasanya proses ini dijalankan dengan menelepon, mengirim surel, dan surat kepada nasabah. Tapi Johnson kemudian menambahkan video pendek untuk menyampaikan pesannya ke calon nasabah.

“Kadang sulit menjelaskan konsep dan passion saya kalau tidak bisa bertemu langsung dengan nasabah,” kata Johnson. “Karena itu, saya melihat penyertaan video ke dalam proses pemberian nasihat keuangan jadi masuk akal.”

Johnson telah menulis skrip untuk 20 video, yang akan segera diproduksi. “20 video itu mewakili prosesnya sedari awal, dengan video sambutan, hingga tahap akhir, video penutup berupa sambutan sebagai nasabah baru setelah prosesnya selesai."

Walau proses Johnson ditata dengan ketat, tetap tersedia ruang untuk perubahan. “Tiap pekan kami rapat untuk memeriksa apa yang berhasil dan apa yang tidak,” katanya. “Agensi kami cukup kecil, sehingga kami bisa fleksibel dan cepat menerapkan perubahan. Yang selalu kami kejar adalah efisiensi.”

BAGAIMANA CARANYA?

Para penasihat berbagi proses nasabah mereka

Nasabah biaya jasa atau komisi

Nasabah biaya jasa (fee-based) : semuanya mengikuti proses yang sama: Mereka melengkapi paket formulir yang perlu mereka isi; kami menyusun ikhtisar ringkas situasi mereka. Kami tunjukkan masalah dan peluang yang ada, serta membahas cara kerja kami bersama nasabah dan mengapa kami pilihan terbaik mereka.

Biaya yang dikenakan sesuai tingkat kerumitan dan aset nasabah. Nasabah menerima rencana keuangan tertulis dengan rekomendasi untuk tujuan-tujuan keuangannya. Kami juga bekerja bersama mereka untuk menerapkan perubahan yang perlu dibuat. Kami perbarui rencana tersebut setiap tahun dan mengenakan biaya baru untuk setiap pembaruan.

Nasabah komisi biasanya dilayani dalam siklus penjualan yang berisi satu atau dua kali pertemuan. Saya melakukan tahap fact-finding yang menyeluruh dan menentukan hal-hal yang menjadi kebutuhan atau perlu diperhatikan, lalu merekomendasikan produk yang menjadi solusinya.

— Irene Stolte, CLTC, LUTCF, anggota 4 tahun, Somerville, New Jersey

Mengurai topik

Pertemuan pertama biasanya untuk membahas tentang kami dan cara kami membantu nasabah. Kami jabarkan prosesnya, lalu melakukan fact-finding. Tergantung seperti apa kami dikenalkan dengan si nasabah, fact-finding bisa jadi dilakukan di pertemuan terpisah.

Langkah berikutnya adalah pertemuan analisis kesenjangan (gap analysis); di situ kami sajikan laporan yang menunjukkan semua komponen yang perlu dihadirkan untuk mencapai tujuan nasabah. Hasilnya adalah daftar strategi/rencana yang perlu diadakan. Termasuk di dalamnya, asuransi, rencana pensiun, rencana waris, dan strategi umum.

Setelah pertemuan tersebut, kami menyiapkan laporan rekomendasi berdasarkan area-area yang ingin diperbaiki terlebih dahulu. Kalau rekomendasinya mencakup investasi dan asuransi, kami pisahkan rencana dan pertemuan untuk membahasnya. Ternyata, mengurai topik ke satu bidang sekali waktu mampu menjaga konsentrasi nasabah tanpa harus menguras tenaga mereka karena berhadapan dengan terlalu banyak informasi.

Untuk proses tinjauan (review) pun begitu. Kami melakukan tinjauan asuransi terlebih dahulu dan enam bulan kemudian kami tinjau investasi/perencanaan nasabah.

— Paul Andrew Fowler, anggota 15 tahun, Cairns, Queensland, Australia

Disesuaikan ke jenis nasabahnya

Pertemuan pertama utamanya berisi fact-finding, kami mengajukan berbagai pertanyaan spesifik seputar tujuan-tujuan nasabah. Kami susun proposal perencanaan keuangan, yang menguraikan area-area yang bisa kami bantu. Sifatnya cukup umum. Kami juga sampaikan penawaran biaya kami di dokumen tersebut.

Kalau nasabah memberikan lampu hijau, kami banyak melakukan kalkulasi untuk mengetahui apa kebutuhan strategis mereka sebelum pertemuan kedua. Agak mirip seperti pemodelan untuk nasabah rencana pensiun dan kami membahas model tersebut secara terperinci di pertemuan kedua. Kalau nasabahnya perlu asuransi, pertemuan kedua fokus pada membahas berbagai opsi penawaran asuransi yang mungkin mereka inginkan atau butuhkan. Kami mencoba mendapatkan komitmen nasabah di pertemuan kedua itu.

Pertemuan ketiga adalah laporan rekomendasi, selain beberapa urusan formal dan administratif untuk rekomendasi kami.

— Dominique Schuh, anggota 7 tahun, Gympie, Queensland, Australia

Sebelum pertemuan

Sebelum bertemu kami, prospek diminta untuk melengkapi kuesioner pra-pertemuan. Dengan begitu, kami bisa memastikan apa kami mampu membantu dan apa mereka masuk ke dalam kriteria nasabah kami. Berikutnya, kami bertemu untuk proses fact-finding, untuk membahas lebih lanjut informasi yang telah mereka ungkap di kuesioner dan tujuan-tujuan hidup dan finansial mereka.

Kami lalu melakukan riset dan mengadakan pertemuan perencanaan untuk membahas temuan-temuannya. Kami biasanya menyusun rencana pengelolaan harta.

Terakhir, pertemuan untuk pengesahan. Dari situ, mereka menjadi nasabah atau pelanggan, tergantung jenis layanan yang kami berikan, holistik atau transaksional.

— Simon D. Lister, Dip PFS, anggota 12 tahun, Wymondham, inggris

Para anggota MDRT yang berkontribusi untuk artikel ini: David Braithwaite, Dip PFS; Peter Jason Byrne; Jonathan Godshall Camacho; Sofia Dumansky, MBA, LUTCF; Danielle J. Genier, CLU, CFP; Randall D. Kaufman; Jonathan Peter Kestle, CLU, B Com; Juli Y. McNeely, CFP, CLU; Mark D. Olson, CFP, MSFS.

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments