Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

ประชุมกับพนักงานของคุณเป็นรายบุคคล

Kate Zabriskie

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

การสนทนาแบบตัวต่อตัวอย่างสม่ำเสมอสามารถเปิดเส้นทางของการสื่อสารได้

ในสำนักงานของฉันมีเพียงเราสองคน เหตุใดฉันจึงต้องกังวลกับการประชุมที่เป็นทางการ เรานั่งตรงข้ามกัน

ฉันลองประชุมกับพนักงานของตัวเองทีละคน แต่พวกเขาก็ไม่มีอะไรจะพูด นอกจากนี้ เราป็นผู้ใหญ่ทุกคน เราทราบดีว่าเราควรจะทำอะไรในที่ทำงาน

เป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้จัดการหลายคนที่จะรวบรวมเหตุผลได้มากมายเพื่อที่จะไม่ไปพบปะกับผู้คนที่พวกเขาดูแล แต่ปริมาณของเหตุผลไม่ได้มีความสำคัญเกินไปกว่าคุณค่าและความสำคัญของการคุยกันสองต่อสอง (tête-à-tête) กับผู้ใต้บังคับบัญชาที่กำหนดไว้เป็นประจำ

ประโยชน์ที่จะได้รับ

มองเห็นคุณค่า: เวลาคือเงินตรา ผู้จัดการที่ให้เวลากับคนของตนและเตรียมพร้อมเมื่อพวกเขาพบกันจะแสดงให้เห็นว่าพวกเขาให้ความสำคัญกับผู้ใต้บังคับบัญชา

ปรับความคิด: การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นประจำจะให้พื้นที่ว่างผู้จัดการและพนักงานเพื่อหลีกหนีจากความเร่งรีบและเร่งด่วนและคิดเกี่ยวกับการทำงาน เป้าหมายและโอกาสในการพัฒนาแบบองค์รวมและเชิงกลยุทธ์มากยิ่งขึ้น

ผลลัพธ์ที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น: ความรับผิดชอบมีแนวโน้มที่จะปรับปรุงให้ดีขึ้นเมื่อผู้คนมีโอกาสหรือต้องการรายงานความคืบหน้าของตน

การประชุมที่สมบูรณ์แบบ

ขั้นตอนแรกคือดำเนินการประชุมเหล่านี้ในลักษณะที่เหมาะสำหรับผู้จัดการและพนักงาน การประชุมแบบตัวต่อตัวที่ดีไม่ใช่กิจกรรมที่เหมาะกับทุกเรื่อง ถึงกระนั้นก็ตาม มีแนวทางบางประการที่สามารถทำให้การประชุมประเภทนี้ประสบความสำเร็จ

เลือกตารางเวลาและทำตาม การประชุมแบบตัวต่อตัวไม่ควรหายไปจากปฏิทินเป็นประจำเพียงเพราะมีเรื่องเร่งด่วนเข้ามา

เลือกความถี่ที่เหมาะสม สำหรับบางคน การประชุมเดือนละครั้งอาจเพียงพอ สำหรับคนอื่น การประชุมรายสัปดาห์อาจเหมาะสมกว่า ความสัมพันธ์ทุกอย่างจะแตกต่างกัน

นอกจากนี้ สถานการณ์มีวิวัฒนาการแบบค่อยเป็นค่อยไป ความต้องการของพนักงานสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างมาก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่เกิดขึ้นภายในและภายนอกองค์กร ควรพิจารณาความถี่ในการประชุมเป็นครั้งคราว หากอัตราการประชุมถูกต้อง ผู้จัดการและพนักงานไม่ควรค้นหาเหตุผลที่จะไม่ประชุม

ทำตามวาระการประชุมที่เป็นลายลักษณ์อักษร การประชุมที่ดีแบบหนึ่งต่อหนึ่งไม่ใช่การสนทนามีปากเสียงกัน พวกเขาทำตามวาระการประชุมเช่นเดียวกับการประชุมที่ดีอื่น ๆ วาระการประชุมแบบตัวต่อตัวอาจรวมหัวข้อต่าง ๆ เช่น โครงการปัจจุบัน ความคืบหน้าของเป้าหมายการพัฒนาประจำปี ความท้าทายในปัจจุบันและอื่น ๆ

ให้พนักงงานเป็นคนที่จัดการ โดยให้พวกเขาจัดการและจัดทำเอกสารวาระการประชุม ในฐานะผู้จัดการ คุณสามารถสร้างรูปแบบวาระการประชุมครั้งแรก แต่เมื่อคุณทำแล้ว พนักงานของคุณควรเป็นเจ้าของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุมแบบตัวต่อตัว

ประเมินใหม่เป็นระยะ เช่นเดียวกับสิ่งต่าง ๆ การประชุมแบบตัวต่อตัวอาจกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อ สิ่งสำคัญคือการดูรูปแบบและความถี่เป็นครั้งคราวและขอความคิดเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล

หากคุณเลิกที่จะประชุมเป็นประจำแบบตัวต่อตัวหรือหากคุณไม่ได้รับสิ่งที่คุณสามารถทำได้จากพวกเขา ก็ถึงเวลาที่ต้องพิจารณาอีกครั้ง ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม คุณสามารถที่จะไม่ทำอย่างนั้นจริง ๆ หรือ

การแก้ไขปัญหาการประชุมก่อนที่จะเริ่ม

การประชุมแบบตัวต่อตัวไม่บ่อยนักที่เริ่มจากการไม่มีตัวตน หรือผิดปกติไปสู่ความสมบูรณ์แบบในชั่วข้ามคืน ด้วยเหตุนี้ ผู้จัดการควรเตรียมการที่จะเอาชนะอุปสรรคที่หลากหลาย

อุปสรรค 1: พนักงานตั้งคำถามเกี่ยวกับการประชุมใหม่

แนวทางแก้ไขปัญหา: ลดปัจจัยที่สร้าง

ความประหลาดใจ หากผู้จัดการไม่เคยจัดการประชุมแบบตัวต่อตัว อาจสร้างความประหลาดใจสำหรับพนักงาน เพื่อหลีกเลี่ยงความรู้สึกไม่แน่นอนหรือสับสน ให้พูดคุยแนวคิดก่อนที่จะจัดปฏิทิน “ในปีนี้ ฉันต้องการเน้นการพัฒนาส่วนบุคคลมากขึ้น ภายในหนึ่งหรือสองสัปดาห์ถัดไป จะมีการเรียกประชุมจากฉันในปฏิทินของคุณ ฉันเชื่อว่าเราทุกคนจะได้รับประโยชน์หากฉันใช้เวลากับคุณแต่ละคนเป็นรายบุคคลในช่วงเวลาที่กำหนดไว้เป็นประจำ ความถี่ที่เราประชุมกันจะขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณและสิ่งที่เราตัดสินใจร่วมกัน”

อุปสรรค 2: พนักงานไม่รับผิดชอบต่อการประชุม

แนวทางแก้ไขปัญหา: แสดงวิธีทำ

วาระการประชุมที่ดีสามารถช่วยให้การสนทนาไหลลื่น แม้ว่าพนักงานควรมีความรับผิดชอบสูงสุดในการรักษาระเบียบวาระการประชุม แต่นี่อาจต้องใช้เวลา ในการเริ่มต้น ผู้จัดการอาจต้องแสดงต้นแบบในสิ่งที่พวกเขาต้องการเห็น “สำหรับการประชุมสองสามครั้งแรกของฉัน ฉันจะเตรียมวาระการประชุม เมื่อเราไปด้วยกันได้ดีแล้ว แผนของฉันคือการมอบให้คุณเป็นเจ้าของ ซึ่งหมายความว่าคุณจะบันทึกเพิ่มเข้าไปในระหว่างการประชุมและนำสำเนามาให้คุณและฉันเมื่อเราประชุมกัน”

อุปสรรค 3: พนักงานตอบคำถามแบบสั้น ๆ หรือทั่วไป

แนวทางแก้ไขปัญหา: เฉพาะเจาะจง

ยิ่งมีการเน้นคำถามของผู้จัดการมากเท่าใด การสนทนาก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่น แทนที่จะถามว่า “คุณกำลังทำงานอะไรอยู่” ผู้จัดการอาจพูดว่า “ช่วยบอกฉันเกี่ยวกับโครงการที่กำลังไปที่ดีที่สุดในขณะนี้และทำไมจึงเป็นเช่นนั้น”

อุปสรรค 4: ดูเหมือนว่าพนักงานไม่ตอบสนอง

แนวทางแก้ไขปัญหา: ใช้ประโยชน์จากความเงียบ

เมื่อผู้จัดการไม่ได้รับความคิดเห็นทันที บางครั้งพวกเขาเข้าใจผิดว่าความเงียบเป็นการไม่ตอบสนอง สิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการคือต้องจำไว้ว่าพวกเขารู้คำถามแล้ว อย่างไรก็ตาม พนักงานเพิ่งได้ยินจากพวกเขาเป็นครั้งแรกและอาจต้องใช้เวลาในทำความเข้าใจและคิดเกี่ยวกับสิ่งที่ถูกถาม แทนที่ถามซ้ำคำถามที่ไม่ได้คำตอบโดยทันที ผู้จัดการจำเป็นต้องทำตัวสบาย ๆ ด้วยการปล่อยให้เกิดความเงียบในห้อง

Kate Zabriskie เป็นประธานของบริษัท Business Training Works Inc. เธอและทีมงานช่วยเหลือธุรกิจต่าง ๆ ในการกำหนดกลยุทธ์การบริการลูกค้าและฝึกอบรมพนักงานให้ดำเนินชีวิตตามที่สัญญาไว้

ติดต่อ: Kate Zabriskie businesstrainingworks.com

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments