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직원과의 일대일 회의

Kate Zabriskie

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정기적으로 진행되는 일대일 대화로 소통을 시작할 수 있습니다.

사무실에 두 사람밖에 없습니다. 왜 형식적인 회의를 해서 굳이 고생을 합니까? 우리는 서로 마주보고 앉아 일합니다.

직원들과 개별적으로 회의를 하려고 했지만 아무 이야기도 하지 않았습니다. 그리고 우리는 모두 성인입니다. 회사에서 무엇을 해야 할지 알고 있습니다.

많은 관리자들은 자신들이 관리하는 직원들과 회의를 하지 않는 이유를 수없이 댈 수 있습니다. 하지만 아무리 이유가 많다 해도 마주앉아 직접 보고할 수 있는 정기 회의의 가치와 중요성은 이길 수 없습니다.

장점

직접적인 인정: 시간은 자산입니다. 직원들을 위해 시간을 내고 회의할 때 준비가 되어 있는 관리자는 직접적인 보고를 중요시한다는 걸 보여줍니다.

더 나은 사고: 정기적인 일대일 회의는 관리자와 직원에게 시급하고 즉각적인 상황에서 한 걸음 물러서서 업무와 목표와 발전의 기회를 더욱더 전체적이고 전략적으로 생각할 수 있는 환경을 제공합니다.

더 효과적인 결과: 사람들은 자신의 진행 상황을 보고할 기회가 생기거나 보고할 필요가 있을 때 책임감이 높아지는 경향이 있습니다.

완벽한 회의

첫 번째 단계는 이러한 회의를 관리자와 직원 모두에게 효과적인 방식으로 시행하는 것입니다. 좋은 일대일 회의는 일률적인 활동이 아닙니다. 그렇지만 이러한 유형의 회의를 성공적으로 진행하는 데에도 몇 가지 가이드라인이 있습니다.

일정을 정했으면 지킵니다. 갑자기 다른 일이 생겼다고 해서 일대일 회의를 정기적으로 취소하지 않도록 합니다.

받아들일 수 있는 회의 주기를 선택합니다. 어떤 사람들은 한 달에 한 번으로도 충분하고, 어떤 사람들은 일주일에 한 번이 더 적합할 수도 있습니다. 관계에 따라 회의 주기는 달라야 합니다.

뿐만 아니라 상황은 변합니다. 조직 내부와 외부에서 어떤 일이 일어나는지에 따라 직원에게 회의가 필요한지 여부도 급변할 수 있습니다. 따라서 회의 주기를 가끔씩 살펴봐야 합니다. 회의 주기가 적절하다면 관리자와 직원이 만날 이유가 없을 때에는 서로 일상적으로 찾지 않아야 합니다.

작성해 놓은 안건을 따릅니다. 제대로 진행되는 일대일 회의라면 무분별하게 대화가 이루어지지 않습니다. 제대로 된 회의는 다른 양질의 회의가 그렇듯이 한 가지 안건을 따릅니다. 일대일 회의의 안건은 현재 프로젝트, 연간 개발 계획의 진행 상황, 현재 문제점과 같은 주제를 포함할 수 있습니다.

안건을 관리하고 기록하도록 하며 직원이 회의를 주도할 수 있도록 합니다. 관리자가 처음 안건 형식을 정할 수 있지만, 그 후에는 직원이 일대일 회의에 관련된 문서에 주인의식을 갖도록 합니다.

주기적으로 다시 평가합니다. 다른 회의처럼 일대일 회의도 새로울 게 없어지기 마련입니다. 가끔씩 회의 형식과 주기를 살펴보고 무엇이 효과적인지, 무엇이 효과적이지 않은지에 대해 의견을 구하는 게 중요합니다.

정기적인 일대일 회의를 습관적으로 진행하는 데서 싫증이 났거나 일대일 회의를 통해 얻을 수 있는 것을 얻지 못하고 있다면 또 다른 관점을 취할 때입니다. 정말로 일대일 회의를 하지 않아도 괜찮겠습니까?

회의 시작 전 문제 해결하기

일대일 회의를 전혀 진행한 적이 없거나 일대일 회의가 제대로 기능하지 않던 상태에서 하루 아침에 완벽해지는 경우는 거의 없습니다. 그러므로 관리자는 다양한 문제를 극복할 준비를 해야 합니다.

문제 1: 직원이 새로운 회의에 의구심을 갖는다.

해결책: 당혹스러워 할 만한 요소를 줄입니다.

관리자가 이전에 일대일 회의를 한 적이 없다면 직원들이 당혹스러워할 수 있습니다. 불확실하거나 혼란스러운 감정을 피하기 위해 일정을 잡기 전에 일대일 회의에 대해 이야기합니다. “올해 저는 개인 개발에 더 중점을 두고 싶습니다. 다음 주나 다음다음 주에 제가 회의를 요청할 것입니다. 여러분 개개인과 함께 정기적으로 회의를 한다면 모두에게 도움이 될 것입니다. 회의 주기는 여러분이 원하는 주기에 따라 함께 결정을 할 것입니다.”

문제 2: 직원이 회의에 책임감을 갖지 않는다.

해결책: 방법을 보여줍니다.

좋은 안건은 대화의 흐름을 만드는 데 효과적일 수 있습니다. 궁극적으로는 직원들이 안건을 준비하는 데 책임감을 가져야 하지만 그러기까지는 시간이 걸립니다. 처음에는 관리자가 확인하고자 하는 것이 무엇인지 먼저 보여줄 수 있습니다. “처음 몇 번은 제가 안건을 준비하겠습니다. 익숙해진 것 같으면 여러분에게 맡길 겁니다. 회의를 진행할 때마다 안건을 추가하고 회의를 할 때 복사본을 2부 가져오세요.”

문제 3: 직원이 질문에 대해 짧거나 일반적인 대답을 한다.

해결책: 구체화합니다.

관리자의 질문이 더 집중적일수록 대화가 더 효과적인 경향이 있습니다. 예를 들어 “현재 무슨 일을 하고 있죠?”라고 묻는 것보다는 “현재 그 프로젝트에서 가장 잘 진행되고 있는 부분과 그 이유를 설명해 주겠어요?”라고 말합니다.

문제 4: 직원이 반응을 보이지 않는 것 같다.

해결책: 침묵을 활용합니다.

관리자들은 즉시 의견을 듣지 못하고 침묵이 이어질 때 반응이 없다고 여기는 실수를 저지를 때가 있습니다. 관리자는 그 질문을 이미 알고 있지만 직원은 그 질문을 지금 처음 들었으며, 질문을 이해하고 생각하는 데 다소 시간이 필요할 수 있습니다. 즉각적인 답변이 이루어지지 않는 질문을 표현을 바꾸어 말하는 것보다는 회의실에서의 침묵에 익숙해져야 할 필요가 있습니다.

Business Training Works Inc의 회장 케이트 자브리스키는 비즈니스의 고객서비스 전략 수립과 직원들을 위한 목표 달성 교육을 지원하고 있습니다.

연락처: 케이트 자브리스키(Kate Zabriskie) businesstrainingworks.com

 

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