Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

Rapat privat bersama karyawan

Kate Zabriskie

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

Buka lebar jalur komunikasi dengan rutin menjadwalkan sesi tatap-muka.

Di kantor saya hanya ada kami berdua. Buat apa rapat resmi? Kami duduk berhadapan.

Saya sudah coba adakan rapat privat dengan anggota staf, tapi mereka tidak punya topik bahasan. Lagi pula, kami sudah dewasa. Kami tahu apa yang semestinya kami lakukan di tempat kerja.

Bagi para manajer, mudah mencari alasan untuk tidak bertemu orang-orang yang mereka pimpin. Tetapi hal itu tidak menafikan nilai dan arti penting sebuah rapat tatap-muka rutin untuk mendapatkan laporan langsung dari karyawan.

Manfaatnya

Apresiasi yang terasa: Waktu adalah uang. Manajer yang meluangkan waktu bagi orang-orangnya dan yang siap saat bertemu adalah manajer yang menghargai laporan langsung dari mereka.

Cara pikir yang lebih baik: Rapat tatap-muka rutin dapat menjadi ruang bagi manajer dan karyawan untuk undur sejenak dari segala hal mendesak dan berpikir secara lebih holistik dan strategis mengenai pekerjaan, tujuan, dan peluang perkembangan.

Hasil yang lebih solid: Akuntabilitas cenderung lebih baik bila orang punya kesempatan atau kebutuhan untuk melaporkan progres kerja mereka.

Rapat yang sempurna

Langkah pertama adalah melangsungkan rapat dengan aturan main yang cocok bagi manajer dan karyawan. Rapat privat yang baik bukanlah aktivitas yang dijalankan tanpa pedoman. Karena itu, ada beberapa panduan yang dapat membuat rapat seperti ini berlangsung sukses.

Pilih dan tepati jadwalnya. Jangan sampai rapat privat rutin menghilang dari kalender kegiatan hanya karena ada hal lain yang mendadak harus diurus.

Pilih frekuensi yang wajar. Bagi sebagian orang, rapat sekali sebulan saja cukup. Bagi sebagian yang lain, rapat seminggu sekali lebih pas. Tiap relasi itu berbeda.

Lagi pula, keadaannya selalu berubah. Tergantung kondisi yang tengah terjadi di dalam dan di luar organisasi, kebutuhan karyawan dapat berubah drastis. Frekuensi rapat harus diperhatikan dari waktu ke waktu. Jika frekuensinya tepat, manajer dan karyawan tidak akan berulang kali kehilangan alasan untuk bertemu dalam rapat privat.

Susun agenda rapat. Rapat tatap-muka yang baik bukanlah sesi perbincangan tanpa agenda. Seperti rapat lainnya, rapat privat perlu agenda. Agenda rapat privat dapat meliputi topik-topik seperti proyek yang tengah berjalan, progres pencapaian target-target tahunan, tantangan yang tengah dihadapi, dan seterusnya.

Biarkan karyawan pegang kendali dengan meminta mereka mengelola dan menyusun agendanya. Sebagai manajer, Anda bisa merancang format awal agenda rapat. Tetapi setelah itu, karyawanlah yang mengelola sendiri semua dokumen terkait rapat privat mereka.

Evaluasi kembali secara berkala. Seperti semua hal lain, rapat privat pun bisa terasa basi. Anda perlu memperhatikan format dan frekuensinya dari waktu ke waktu dan meminta masukan karyawan terkait poin positif dan negatifnya.

Jika kebiasaan rapat privat mulai pudar atau jika rapat tersebut mulai terasa tidak efektif, itulah waktunya untuk meninjau kembali format dan frekuensi rapat Anda. Daripada hilang dan berhenti karena basi?

CARA MENGATASI BEBERAPA RINTANGAN DALAM RAPAT PRIVAT

Rapat privat tidak bisa langsung sempurna dalam semalam. Untuk itu, manajer harus siap mengatasi aneka rintangan.

Rintangan 1: Karyawan mempertanyakan adanya rapat yang baru.

Solusi: Kurangi faktor kejutan.

Kalau rapat privat belum pernah dilangsungkan, karyawan boleh jadi terkejut. Agar tidak timbul perasaan bimbang atau bingung, bahas ide rapat privat sebelum memasukkannya ke kalender kegiatan. “Tahun ini, saya ingin lebih fokus pada pengembangan masing-masing karyawan. Dalam satu atau dua pekan ke depan, tolong siap-siap menerima permintaan rapat dari saya. Saya yakin akan bermanfaat jika saya luangkan waktu untuk bertemu Anda satu per satu dalam rapat rutin. Frekuensinya tergantung pada kebutuhan Anda masing-masing, dan kita akan memutuskannya bersama.”

Rintangan 2: Karyawan tidak mengelola agenda rapat.

Solusi: Tunjukkan caranya.

Agenda yang baik dapat memastikan mengalirnya percakapan. Kendati pada akhirnya karyawanlah yang bertanggung jawab untuk mengurus agenda, mereka butuh waktu. Di awal-awal, manajer boleh jadi harus turun tangan. “Untuk beberapa rapat awal, saya yang akan menyiapkan agendanya. Tapi nantinya, saya berencana untuk mengalihkan tanggung jawab ini kepada Anda. Itu berarti Anda perlu menyiapkannya sebelum rapat, dan membawa salinan laporan untuk Anda dan saya saat kita bertemu.”

Rintangan 3: Karyawan menjawab pertanyaan sekenanya.

Solusi: Ajukan pertanyaan spesifik.

Makin fokus pertanyaannya, makin terarah percakapannya. Contoh, daripada “Sedang mengerjakan apa belakangan ini?”, manajer bisa bertanya, “Beri tahu saya proyek yang paling lancar dan mengapa bisa lancar.”

Rintangan 4: Karyawan tampak tidak responsif

Solusi: Manfaatkan saat diam.

Ketika tidak mendapatkan respons langsung, manajer kerap keliru menyangka diam berarti tidak menanggapi. Manajer perlu ingat bahwa ia sudah tahu pertanyaan yang akan disampaikan. Akan tetapi, bagi karyawan, itu kali pertama ia mendengar pertanyaan itu dan mungkin perlu waktu untuk mencerna dan memikirkannya. Daripada mengajukan pertanyaan yang sama dengan kalimat lain, manajer perlu lebih sabar dan membiarkan ruangan hening sejenak.

Kate Zabriskie adalah presiden Business Training Works Inc. Ia dan timnya membantu perusahaan menyusun strategi layanan pelanggan dan melatih mereka untuk menepati janji perusahaan.

 

Kontak: Kate Zabriskie businesstrainingworks.com

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments